Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Опись невостребованными трудовыми книжками». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Как хранятся трудовые договоры?.
Согласно законодательству РФ трудовой договор нужно составлять в двух экземплярах, и оба они должны быть подписаны обеими сторонами. Иногда может быть необходимо большее количество экземпляров, которые должны быть оформлены аналогично.
Официальных правил или законов по их хранению, к сожалению, нет. Но чтобы исключить путаницу и потерю документов, специалисты по кадрам подшивают трудовые договоры к личному делу сотрудника после издания приказа о найме. Другой способ хранения, который позволяет не запутаться в документообороте – создать новую папку с соответствующим названием и подшивать туда контракты в алфавитном, либо в хронологическом порядке. Трудовые договоры должны быть оформлены согласно установленным законам РФ. К обязательным требованиям относят наличие полного названия сторон, дата начала работы, обязанности сторон, термин трудового договора (если имеется), прочее.
Где хранится трудовой договор работника?
По текущему законодательству Российской Федерации минимальное количество экземпляров трудового договора на одного сотрудника – 2. Оба должны быть зарегистрированы, потом один из них остается в отделе кадров или соответствующем департаменте, второй — отдается на руки работнику и хранится у него. Работник, перед тем как получить свой экземпляр, должен написать на нем вручную – «Один экземпляр трудового договора от 00.00.0000 № 00 получен». Под надписью поставить подпись и фамилию с инициалами. Также работник после получения должен быть завизирован в журнале «Регистрация трудовых договоров», если такой имеется на предприятии (такой журнал не является обязательным согласно законодательству РФ).
Бланк описи
Сроки хранения
Согласно «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», дела вместе с описями хранятся в архиве предприятия не менее 75 лет.
Передаем документы кадровой службы в архив
«Отдел кадров коммерческой организации», 2009, N 5
Передаем документы кадровой службы в архив
Процедура ликвидации организации достаточно сложная и трудоемкая: необходимо передать основные средства, погасить задолженности перед поставщиками, работниками и государством, свериться с налоговым органом и провести другие необходимые мероприятия. В такой суете важно не забыть передать архив компании в организацию, которая обеспечит его хранение. Все документы, касающиеся персонала (приказы, личные карточки, докладные записки, объяснительные и т.д.), являются составной частью архива и организации, и специалист отдела кадров непосредственно участвует в процессе передачи документов на хранение.
Основные правила работы архивов организаций одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила), и именно ими должны руководствоваться организации при формировании архива документов.
ЛИЧНОЕ ДЕЛО РАБОТНИКА: оформляем и ведем правильно
Личное дело формируется в течение всего времени работы работника на предприятии, в учреждении, организации далее — предприятие любой формы собственности: от приема его на работу до увольнения. После увольнения работника с работы его личное дело передается в архивное подразделение далее — архив предприятия для последующего хранения.
Как хранятся трудовые договоры?
В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора.
Такой порядок следует из пунктов 3.5.3 и 3.6.18 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления (п.
3.5.5
Важно
Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции.
Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.
Хранение договорной документации
При этом, трудовые договоры уволенных сотрудников целесообразно хранить отдельно от приказов по личному составу. Вопрос формирования архивного дела можно согласовать с Вашим республиканским или территориальным архивным управлением . Подробнее в материалах Системы:
- Ответ: Как оформить личное дело сотрудника
Формирование личного дела Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.
Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет – руководителем организации). Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции.
Другие рекомендации по заполнению описи следует получить у специалистов архива, в который будут передаваться документы, так как в Правилах учтено не все.
Как быть с документами, сроки хранения которых истекли? Бывает, что на момент ликвидации организации сроки хранения некоторых документов истекли.
Архивирование трудовых договоров уволенных работников
Оба должны быть зарегистрированы, потом один из них остается в отделе кадров или соответствующем департаменте, второй — отдается на руки работнику и хранится у него. Работник, перед тем как получить свой экземпляр, должен написать на нем вручную –
«Один экземпляр трудового договора от 00.00.0000 № 00 получен»
.
Под надписью поставить подпись и фамилию с инициалами.
Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, другие льготы, установленные в организации) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
Они формируются по годам увольнения работников и систематизируются по алфавиту по первым буквам их фамилий, имен и отчеств. Если в вашей компании личные карточки являются составляющей частью личного дела, то следует проконсультироваться с работниками архивного учреждения, как отобразить данный факт в описи дела.
Кроме вышеуказанных документов передаче в архив подлежат и невостребованные трудовые книжки и иные документы, например аттестаты, удостоверения и т.п., оставшиеся от уволенных работников, не получивших их по каким-либо причинам. Передача таких документов осуществляется следующим образом.
Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении. Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. производится на основании информации из перечисленных документов.
Этап 4 «Закрытие» личной карточки
В раздел XI «Основания прекращения трудового договора (увольнения)» необходимо внести основания прекращения трудового договора и ссылку на соответствующий приказ. Реквизит «Личная подпись работника» остается незаполненным. При этом в личной карточке можно сделать отметку о невозможности ознакомить работника с записью.
Невостребованная трудовая книжка работника подлежит хранению на протяжении 75 лет
Внутренняя опись документов личного дела работника: образец
Опись дел по личному составу — учетный документ, который содержит перечень документов дел по личному составу с указанием индексов, названий документов и др. Она составляется в трех экземплярах согласно форме, установленной » Основными правилами работы архивных организаций «. Она включает в себя:. Опись документов может быть составлена по хронологическому или структурному принципу, которые обычно сочетают в одной описи: в каждой хронологической группе дела распределяются в соответствии со структурным подразделением.
Личное дело работника. Анкета работника для личного дела — бланк.
Естественно, коль отсутствует обязанность по оформлению сего формуляра, не утверждена на законодательном уровне и его форма, что собственно дает право лицу, которое его и ведет, разрабатывать бланк журнала исходя из собственного удобства. Перед тем как подшить переплести , удалите скрепки со всех документов. В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец — бланки листов-заверителей дела. Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, — постоянно.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы. Срок хранения трудового договора
Путеводитель по трудовым спорам. Спорные ситуации при увольнении в связи с истечением срока трудового договора Обстоятельства дела: Работодатель направил письменное уведомление об истечении срока трудового договора по месту жительства работника. Уведомление работником не получено и возвращено работодателю в связи с истечением срока хранения. Неполучение адресатом корреспонденции произошло по независящим от работодателя и почтовой организации причинам.
Путеводитель по корпоративным спорам. Вопросы судебной практики: Исключение участника из общества с ограниченной ответственностью Впоследствии Солодовникова В.Н. 07.02.2013 направила в адрес второго участника общества — Кумара Ракеша и управляющего письменное требование о созыве внеочередного общего собрания участников со следующей повесткой дня: о внесении изменений в устав ООО «011» относительно единоличного исполнительного органа общества; об утверждении новой редакции устава общества; об освобождении от исполнения обязанностей единоличного исполнительного органа общества управляющего ИП Ковригиной А.В. в связи с истечением срока полномочий; о принятии решения об избрании директором Рынковского Ю.А.; о принятии решения о передаче директору всех финансовых и бухгалтерских документов, хозяйственных договоров, весь перечень, указанный в пункте 12.8 устава общества; о поручении подписания председателю собрания трудового договора с директором общества; о назначении аудиторской проверки финансовой деятельности ООО «011» за период с 2011 по 2012 годы. Указанное требование направлено по адресу нахождения общества, а также управляющего общества и было возвращено органами связи в связи с истечением срока хранения.
Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс
Популярные
Разработка положений об архивах организаций и положений о ЦЭК и ЭК Считка описей Систематизация листов в делах постоянного хранения и делах по личному составу
Срок хранения трудовых договоров работников
Трудовые договоры работников подписываются в двух экземплярах обеими сторонами и регистрируются. Образец, оставшийся на предприятии, обычно подшивается к личному делу сотрудника. Ещё один вариант хранения трудовых договоров — создание короба, где бумаги лежат в алфавитном порядке.