Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать сопроводительное письмо в суд о направлении документов?». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Как оформить сопроводительное письмо к документам.
Сопроводительное письмо к документам – письмо, в котором указаны отправленные документы и меры, которые должен принять получатель в отношении этих документов.
При оформлении сопроводительного письма к документам придерживаются следующей структуры:
- В шапке пишут ФИО адресата, название фирмы;
- Затем пишут дату, исходящий номер и заглавие письма;
- После этого обращаются к адресату, используя слова «высылаем», «направляем», представляем», после которых перечисляются названия документов, их номера и даты;
- Далее указывают, что следует предпринять в отношении документов;
- В письме может содержаться просьба касательно пакета документов, например, об их возврате или другое;
- Затем следуют отметки о приложениях;
- Заключают сопроводительное письмо ФИО отправителя, его должностью и подписью.
Сопроводительное письмо как правило, оформляется на бланке фирмы.
Образец сопроводительного письма 2020 г.
Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.
- В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
- Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
- Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:
- «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
- «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
- «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).
- После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:
- полное название документа;
- количество экземпляров;
- при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).
- В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
- Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:
Виды информационных писем: 5 готовых образцов
Можно выделить довольно много видов информационных писем. Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое.
Извещение (уведомление)
Основная задача – уведомить клиента, партнера, коллег, сотрудников филиалов, других подразделений о важнейших событиях компании, ожидающихся в ближайшее время:
- смена директора, главного бухгалтера и др. сотрудников;
- смена реквизитов;
- смена юридического или фактического адреса;
- подготовка к проведению инвентаризации;
- изменение рабочей недели, сокращение часов и т.п.
Также отправитель может сообщать и о каких-либо неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п.
Разъяснение
Такое письмо обычно поступает от государственных органов и ведомств – ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и многие другие. По образцу этих документов собственное письмо может составить и компания. Основное назначение текста – детально разъяснить свою позицию при возникновении разногласий (либо для их предупреждения).
Ситуации оформления приложений, предусмотренные Стандартом
- Если документ-приложение назван в тексте, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, а при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
| Приложение: | 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. |
| 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. |
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Например, если документ-приложение назван в тексте:
Приложение: в 1 экз.
Как писать сопроводительное письмо к документам
Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.
Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:
- на фирменном бланке;
- с указанием даты и регистрационного номера.
Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.
|
Раздел письма |
Краткое описание |
Пример |
|
Вступление |
О направлении ответа на претензию |
|
|
Заголовок |
Тема, определяющая его цель |
Сопроводительное письмо передаваемых документов |
|
Обращение |
Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества |
Уважаемый Иван Иванович! |
|
Цель послания |
Краткая формулировка |
В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки. |
|
Основная часть |
Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр. Когда и зачем составляется сопровождениеПравила деловой переписки предусматривают обмен документами с партнерами по электронной почте или с курьером, часто — договорами, которые требуется подписать. В такой ситуации к отправлению принято прикладывать сопроводительное письмо, в котором не только перечисляются направленные бумаги, но и поясняется, какие действия ожидаются от получателя. Например, сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору или просто к договору, который нужно подписать и вернуть отправителю. Важно помнить, что закон не устанавливает требований составлять сопроводительные бумаги, но мы рекомендуем всегда делать это, поскольку они помогают избежать неточностей и возможного недопонимания. Можно выделить две основные функции сопроводительного письма (или, как его часто называют между собой сотрудники, «сопроводиловки»):
Поскольку текст сопроводительных бумаг включает опись, рекомендуется составлять их в двух экземплярах: один получатель оставляет себе, а на втором расписывается в получении и возвращает отправителю. После этого сопроводительное письмо нужно зарегистрировать и хранить, как любую важную корреспонденцию. Такой подход помогает решить множество спорных ситуаций. Для бухгалтерии факт отправки несет только информативный характер в части составления планов доходов и расходов. Отражение фактов хозяйственной деятельности на основании такой бумаги не производится. Действия получателя письмаВ свою очередь, после получения вашего послания, секретарь или другой сотрудник, ответственный за делопроизводство в компании-адресате, предпринимает следующие действия:
Как написать сопроводительное письмо к договоруБланк сопроводительного письма к документам должен быть подписан руководителем или иным наделенным полномочиями лицом. Целесообразно составлять его в двух экземплярах, один из которых отдается участнику, а второй, с подписью, подтверждающей получение, хранится у заказчика. Законодательно требований к формату сопровода не установлено. Однако есть важные моменты. Образец сопроводительного письма о передаче документов должен содержать следующие пункты:
Сопроводительное письмо (или, как его частно называют, сопроводиловка) — разновидность деловой корреспонденции. Составляют его не только когда необходимо передать сами документы и зафиксировать этот факт, но и когда важно обратить внимание на ключевые моменты или дать четкое руководство к действию. В деловой переписке используют различные виды сопроводительных бумаг, ранее мы писали об общих требованиях к их составлению и о сопроводиловке к договору. Хотя законодательство не устанавливает никаких требований по оформлению сопроводительного письма, существуют правила деловой переписки и делопроизводства. Они и рекомендуют обязательно готовить такую бумагу. На первый взгляд кажется, что это простая формальность, не более, чем дань вежливости. Но на практике уберечь поставщика от многих проблем помогает именно сопроводительное письмо, пример таких случаев:
Как составить сопроводительное письмо к документамСоставление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас. Как зарегистрировать сопроводительное письмоВажно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме. Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается. Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования. Для чего нужно сопроводительное письмоСопроводительное письмо представляет собой документ, в котором находится перечисление направленных материалов, а также пояснения к ним. Такое дополнение существенно облегчает взаимодействие налоговой службы с налогоплательщиками. В первую очередь перечень направленных материалов позволит избежать возможных недопониманий относительно полноты комплекта бумаг. Во-вторых, работникам канцелярии будет проще зарегистрировать входящую корреспонденцию, а у налоговиков не будут возникать вопросы относительно цели предоставления тех или иных документов. Кроме того, бумаги быстрее дойдут до адресата. Страна Советов. Каждая компания, независимо от ее размеров и объемов деятельности, должна соблюдать деловую этику. Это не только говорит о ее юридической грамотности, но и подтверждает статус серьезного контрагента, который соблюдает все правила в бизнес-среде. Неотъемлемой частью взаимоотношений покупателей, продавцов и остальных участников рынка является сопроводительное письмо. Отправляя документы по почте, Вы должны обязательно приложить к ним сопроводительное письмо. Некоторые фирмы, которые не хотят тратить лишнее время, могут возразить и сказать, что такого рода работа бессмысленна. Похожие записи:
|