Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Кадровый «минимализм».
Помимо бухгалтерского и налогового учета любое юридическое лицо или индивидуальный предприниматель (в том случае, если у него есть работники) обязаны вести кадровый учет. Однако практика показывает, что кадровый учет в небольших организациях либо отсутствует полностью, либо присутствует только та его часть, которая связана с выплатой зарплаты и начислением налогов. Поэтому в данной статье мы хотим рассказать о некотором минимуме кадровых документов, которые должны быть у каждой организации.
Виды кадровой документации
Кадровую документацию принято делить на две группы:
- Бумаги, основным назначением которых является регулирование условий труда на фирме, а также способов управления персоналом, например положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка.
- Документация, направленная на учет личного состава предприятия, например приказы о приеме на работу, предоставлении отпусков, направлении в командировку и т. д.
Еще одна классификация кадровых документов предполагает их разделение на следующие подгруппы:
- Документация, регламентирующая трудовую деятельность предприятия:
- трудовой договор;
- приложения к трудовому договору;
- трудовая книжка;
- личное дело сотрудника;
- прочие документы.
- Документация, носящая распорядительный характер. К ней можно отнести приказы по личному составу и иные распоряжения. О том, как оформить эти документы, можно узнать из статьи «Приказы по личному составу — это какие приказы?»
- Внутренняя служебная переписка.
- Различная документация, относящаяся к учету и регистрации, например журнал регистрации приказов по личному составу. О правилах его оформления можно узнать из статьи «Как правильно вести журнал регистрации по личному составу».
- Документация, содержащая информативно-расчетную информацию, например табель учета рабочего времени.
Локально нормативные документы в отделе кадров обязательные
Срок плановой выездной проверки для малого предприятия не может быть больше 50 часов, для микропредприятия — не может быть больше 15 часов (ст. 13 Закона N 294-ФЗ).
ИНСТРУКЦИЯ по кадровому делопроизводству
Кадровое делопроизводство осуществляет отдел кадров Организации в соответствии с данной инструкцией. Ответственность за ведение кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил работы, сроков оформления и сохранность кадровых документов возлагаются на руководителя отдела кадров.
Где хранить документы организации и ИП?
Если документов немного, то проще всего создать собственный архив — хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.
Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.
Обязательные
Статья 65 ТК РФ и разъясняет, которые документы являются необходимыми для предъявления при оформлении приема на работу:
Документ, удостоверяющий личность
Обычно это гражданский паспорт РФ, но в случае его временного отсутствия можно показать другой документ с фото, где имеется следующая информация о предъявителе:
- фамилия, имя, отчество;
- пол;
- дата и место рождения.
Молодые люди, достигшие 14 летнего возраста, которые еще не оформили гражданский паспорт, но хотят работать, могут удостоверить свою личность, предъявив свидетельство о рождении.
Трудовая книжка
Она содержит информацию о том, когда, где и кем работал человек. Этого документа может не оказаться у будущего сотрудника, если он:
- трудоустраивается впервые в жизни;
- утерял свою трудовую книжку.
Если рассматривается вопрос о приеме на работу по совместительству, достаточно принести заверенную копию трудовой книжки с предприятия, которое является местом основной работы.
Отказывать человеку в трудоустройстве из-за того, что у него нет трудовой книжки – незаконно, тем более, что обязанность по ее оформлению законодательно закреплена за работодателем.
Оформление трудоустройства невозможно
Нельзя оформить работника на работу:
- при отсутствии документа, удостоверяющего личность;
- если нет диплома, подтверждающего специальность (профессию) и квалификацию, при условии, что в ином случае выполнение должностных обязанностей невозможно;
- когда не оформлена медицинская книжка, а ее наличие, с учетом особенностей работы, обязательно;
- при отсутствии документа воинского учета (для лиц призывного возраста).
Оригиналы или копии
Обязанность предъявить документы вовсе не означает, что все их необходимо оставить в отделе кадров на время работы в организации. Большая часть вернется на руки владельцу, а у кадровиков останутся копии или выписки. Некоторые придется оставить в отделе кадрового учета на время работы, а иные – на совсем.
Что хранится у работодателя
Одним из самых главных документов работника является его трудовая книжка. Она отдается кадровику для хранения на весь срок работы в данной организации, и забрать ее можно только при увольнении.
Другими документами, оригиналы которых придется отдать, являются бухгалтерские справки с прежнего места работы, содержащие информацию об удержании подоходного налога и о размере заработка, который учитывается при оплате «больничного».
Такие справки обычно оставляются в отделе кадров для последующей их передачи в бухгалтерский отдел, либо напрямую отдаются бухгалтеру по заработной плате. Если информация, содержащаяся в них, учитывалась при начислениях в период работы в организации, то справки остаются на предприятии, и забрать их при увольнении нельзя.
Нужно ли регистрировать локальные акты?
На этот вопрос вы не найдете однозначного ответа. Мое мнение — не нужно. И вот почему. Регистрация придает документу юридическую силу, т.е. удостоверяет, что он начал действовать в определенный день. Таким действием обладает и гриф утверждения. Если локальный акт утвержден приказом, а приказ зарегистрирован, то регистрировать сам локальный акт уже не имеет смысла.
Кадровые журналы ведение которых обязательно 2018
Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.
Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций. Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.
Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве 2018
- Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве
- Кадровое делопроизводство — журналы учета
- Журналы
- Состав обязательных и необязательных документов на участке кадровой работы
- Документы предприятия службы
- Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия
Виды
Все кадровые документы делятся, в основном, на 5 видов:
- Деловые бумаги, которые удостоверяют трудовую деятельность (такие бумаги хранятся в кадровом отделении предприятия, а туда входит: трудовая книжка рабочего, трудовой договор и другое).
- Распорядительные деловые бумаги (сюда относятся распоряжения и приказы самого руководящего лица).
- Переписки по службе (внутренние).
- Журналы по учёту и по регистрации (сюда входят: журнал о регистрации всех приказов о приёме новых рабочих или их переводе, журнал, фиксирующий трудовые договоры).
- Информативно-расчетные деловые бумаги (сюда входят: табель учёта времени работы, карточка рабочего и другие).
Помните! Учёт всей кадровой документации наблюдается отделом по кадрам в организации.
Документы, которые действительно необходимы для кадрового учёта ООО:
- Положение о структуре предприятия.
- Установленные стандарты в работе.
- Цель создания ООО.
- Инструкции для каждой должности, которые разработаны должны быть по правилам.
- Указание о командировках.
- Пункт о персонале организации, об отпуске, о порядке получения справок, о найме или увольнении рабочих, о коммерческой тайне, о табельном учёте времени, о льготах, которые предоставляются рабочим, о материальной ответственности, об обучении рабочих и их аттестации.
- Положения о подборе конкретного персонала (плюс схема к этому).
- Инструкции по работе.
- Пункты об оплате листов по временной нетрудоспособности сотрудников и служащих в организации, а также об оплате труда, выплаты премий и др.
- Положения о порядке прохождения по испытательному периоду, о программном обеспечении и допусках к интернету, а также по уже существующим отделениям (для бухгалтерии в том числе).
Что такое кадровый учет
Это ведение всей первичной документации, связанной с учетом средств и передвижением персонала.
От эффективности его построения зависят своевременные выплаты, правильность формирования документации и течение прочих процессов производства.
Важно: залогом бесперебойной и своевременной работы кадрового отдела являются отлично подготовленные специалисты, которые кроме навыков делопроизводства, хорошо знают Трудовое законодательство.
Необходим учетный процесс кадров для реализации следующих целей:
- Правильно распределять работников по процессам;
- Выявлять незадействованные ресурсы;
- Своевременно решать все проблематичные вопросы с персоналом.
Как правильно организовать кадровый учет на предприятии вы узнаете в этом видео:
Обязательные кадровые документы в организации
С помощью кадровых документов для руководства предприятия упрощается задача координации сотрудников, а они при этом получают стабильное трудовое взаимодействие. Обязательными для всех предприятий по ТК РФ является наличие правил трудового распорядка в организации, штатного расписания, графика отпусков и документов, определяющих обработку персональных данных сотрудников.