Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журнал регистрации больничных листов в организации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Срок хранения больничных листов в организации.
Сроки хранения больничных листов на предприятии, а также регистрационной книги, обозначены в п. 896-897 Приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
Согласно данному нормативному акту, ИП и юридические лица обязаны хранить медицинские документы у себя в течение 5 лет минимум, этот период запрещено сокращать.
Однако, отвечая на вопрос о том, сколько хранятся больничные листы в организации, необходимо помнить о том, что вести учетный журнал работодателю необязательно. Поэтому ответственности за его утерю в течение обязательных для его хранения 5 лет работодатель нести не будет. Но сами медицинские бланки хранить придется в обязательном порядке.
Какую форму нужно использовать?
Каждый лист журнала должен содержать следующие элементы:
- Номер страницы;
- Фамилия, имя, отчества застрахованного лица;
- Номер и серия листка нетрудоспособности;
- Основание выдачи больничного (заболевание, травма, беременность)
- Дата начала и дата окончания заболевания включительно;
- Продолжительность нетрудоспособности в днях;
- Сумма начисленного пособия;
- Рекомендуется добавить графы лимита оплачиваемых дней на начало и конец болезни.
Скачать бланк и образец формы
Ниже предлагаем скачать бланк журнала, рекомендованный к использованию для учета больничных листов, а также образец его заполнения.
Следует ли отдельно вести книгу для испорченных или утерянных бланков?
Книгу учета утерянных, украденных или испорченных бланков листков нетрудоспособности обязаны вести только медицинские учреждения и органы ФСС. Для экономических субъектов такое правило не установлено.
Инструкция и образец журнала регистрации больничных листов
Учет производится по общепринятой табличной форме:
| Наименование столбца | Пояснение |
| Порядковый номер | Очередность зависит от того, в какое время передается документ в бухгалтерию, в отдел кадров |
| Данные работника | Перечисляются ФИО, при необходимости – табельный номер, занимаемая должность, структурное подразделение |
| Серия документа | Представляет собой двенадцатизначный номер, списывается с штрих-кода, расположенного в правом верхнем углу документа |
| Код болезни | Заполняется с листа нетрудоспособности (01-болезнь застрахованного лица, 02-травма, 09- — уход за больным членом семьи и пр.) |
| Период заболевания | Указываются пограничные даты больничного листа |
| Длительность болезни | Количество дней отсутствия на работе по причине заболевания |
| Страховой стаж | Количество отработанных лет, месяцев, исходя из чего высчитывается пособие. |
| Сумма выплат | Расчет производится по формуле и сверяется с данными 1С |
Внимание! Листы нетрудоспособности подлежат оплате по 100 процентному тарифу в случае, когда страховой стаж сотрудника составляет более 7 лет 12 месяцев 30 дней. В период страхового стажа включаются отпуска по уходу за ребенком и периоды получения пособия по безработице.
Есть ли типовой бланк?
Типовую брошюру с пустыми графами для ведения журнала предлагают приобрести аудиторские и бухгалтерские компании. Но затем тратить финансы? Журнал можно распечатать из многих электронных программ типа 1с: Зарплата и кадры, Учет кадров.
Кто заполняет?
По правилам ответственным за ведение журнала назначается специалист кадровой службы. Это происходит по причине, так как у этого ответственного должностного лица хранятся трудовые книжки. Он может самостоятельно или с помощью программного обеспечения указать точный страховой стаж сотрудника.
Иногда журнал заполняется силами секретаря, который одновременно является табельщиком. Затем информация из таблиц берется для заполнения Табеля. Если больничный лист работника с кодом 01 использовался во время отпуска, то эта информация используется для продления дней отдыха.
Если должность специалиста по кадрам в штатном расписании не предусмотрена, то обязанности по ведению ведомости возлагаются на бухгалтера по заработной плате.
Обязательна ли регистрация?
Все сотрудники могут обратиться за медицинской помощью в свою поликлинику для подтверждения своего самочувствия. Выданный листок нетрудоспособности заболевшему работнику будет служить доказательством законного отсутствия на рабочем месте. Без такого бланка поход в учреждение здравоохранения может приравняться к прогулу.
Помимо этого, больничный лист дает право трудящемуся на получение пособия на период болезни.
Ведение журнала учета и регистрации больничных листков на предприятии предназначено для следующих целей:
- систематизация хранения сведений документов;
- быстрый поиск необходимого бланка при проведении проверок налоговыми органами и специалистами ФСС;
- отслеживание срока предъявления документа в бухгалтерию компании;
- возможность контролирования лимита оплачиваемых дней по временной нетрудоспособности;
- общий анализ заболеваемости персонала в организации для полной оценки текущего положения;
- планирование профилактических действий по укреплению здоровья персонала;
- разрешение претензий по утере листков нетрудоспособности.
Для сотрудников кадровых служб журнал учета оказывает помощь при подсчете дней отпуска (если заболевание получено в отпускной период).
Обязателен ли учет подобных документов в организации?
Журнал учета больничных листов считается одним из важных отчетных моментов кадрового документооборота любого серьёзного предприятия.
Благодаря ему, работодатель имеет возможность:
- в полной мере владеть информацией о состоянии здоровья своих сотрудников;
- проследить количество дней их нетрудоспособности;
- правомерно назначить оплату дней нахождения работника на больничном;
- анализировать заболеваемость на предприятии, что позволяет оценить общее положение дел;
- предусмотреть возможные профилактические мероприятия для повышения общего уровня здоровья;
- разрешить претензии в случае утери больничного листа.
Законодательство не обязывает предприятие в обязательном порядке вести журнал регистрации больничных листов (листков нетрудоспособности).
Руководство самостоятельно принимает решение о его необходимости, исходя из важности подобной информации не только для начисления оплаты труда, но и для корректного разрешения спорных ситуаций с работником.
Образец заполнения журнала учета больничных листов
После оформления листа нетрудоспособности он прикрепляется к личному делу работника и хранится вместе с другими документами. Журнал должен иметь титульный лист, нумерацию страниц, содержать данные об ответственном лице, периоде ведения.
Документ, применяющийся в рамках денежных расчетов (как правило, юридических лиц с физическими) как аналог чека ККТ. Порядок учета расчетных документов регламентируется большим количеством общеотраслевых нормативных актов. Основной — Закон «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Сама форма учетного документа была введена в действие еще Приказом Минздрава СССР от 4 октября 1980 года № 1030 «Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений».
Срок сдачи больничного листа работодателю, как таковой не установлен. Но законодательством дан срок в размере полугода со дня выздоровления, для того что бы работник мог обратиться к своему работодателю за получением пособия по нетрудоспособности.
В медицинских учреждениях и ФСС процесс учета и хранения листов детально регламентирован законом. В организациях, которые являются страхователями (предприятия), также ведется такой учет с помощью заполнения журнала регистрации.
В дальнейшем обращаться к этому журналу придется и во время проверок фонда соцстрахования и при поиске затерявшихся листков нетрудоспособности.
Существуют общие правила к заполнению бланков, имеющих юридическую силу:
- Все записи необходимо делать черной гелевой или перьевой ручкой.
- Данные заносятся разборчивым почерком, ошибки и помарки не допускаются. В случае ошибочной записи ее следует аккуратно зачеркнуть, внести исправление и подписать «Исправленному верить» за подписью ответственного лица, заполняющего документ.
- Использование корректирующих средств («штрих», специальный ластик) недопустимы.
Требования к оформлению журнала
Журнал учёта больничных листов представляет собой официальный документ, к которому выдвигается ряд обязательных требований. При заполнении документа ручкой, необходимо использовать чёрную гелевую пасту. В противном случае ФСС может отклонить документ. Отдельные нюансы затрагивают оформление журнала. При ведении документации учётного типа нужно обратить внимание на такие нюансы:
- Не допускается наличие исправлений, не имеющих под собой документального основания. В случае внесения правок, необходимо делать сноску и указывать, на основании чего данные были подвергнуты корректировке. Любое исправление заверяется подписью уполномоченного лица.
- Сведения, указанные в журнале, должны быть актуальными и правдивыми.
- Не допускается наличие ошибок грамматического характера.
- Запрещено использовать при оформлении записей корректирующие средства (специальные ластики, штрихи и т.д.).
- Данные вносятся разборчивым почерком.
- Страницы журнала должны быть прошиты и пронумерованы. На последнем листе указывается дата нумерации и прошивки, печать и подпись организации, число страниц.
Неисполнение указанных требований влечёт за собой сложности. Согласно законодательным нормам, документы, не отвечающие правилам ведения, теряют юридическую силу, не могут быть использованы в судебных инстанциях и правоохранительных структурах как доказательная база.
Лица, ответственные за ведение регистрационных данных
Прием, хранение и систематизацию листков нетрудоспособности осуществляют кадровые работники, табельщики или иные лица, назначенные руководителем согласно должностной инструкции. Установление обязанностей лица может производиться на основании приказа руководителя предприятия.
Ряд предприятий малого бизнеса не имеет отдельно выделенной в штате кадровой единицы. Учет документации кадрового назначения ведет бухгалтерия или руководитель (индивидуальный предприниматель). Возможен вариант ведения журнала несколькими лицами, осуществляющих прием ЛН от работника. Данные о лицах, вносящих сведения, необходимо указывать в примечании к записи или отдельном столбце формы.
Особенности документа
Если вам нужно создать журнал учета листков нетрудоспособности, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа. Для начала дадим некоторые общие данные.
Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации имеют право писать его в произвольной форме или по шаблону, разработанному внутри компании (если таковой, конечно, имеется)
Журнал допустимо вести в электронном и «живом» виде. Если журнал распечатан, то все листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи толстой «суровой» нити, затем указать на последней странице количество листов, поставить здесь же печать (при условии, что она применяется в деятельности предприятия) и подпись ответственного за ведение журнала сотрудника.
Удостоверять автографом ответственного лица нужно каждую страницу документа после ее заполнения.
Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.
Образец журнала учета листков нетрудоспособности
Как и оформление журнала, его структура и текст отдается на откуп работникам предприятия. При этом при составлении бланка следует учесть несколько немаловажных моментов.
На титульный лист надо написать:
- наименование компании;
- дату открытия журнала и дату окончания (вписывается, конечно, после того, как документ будет закрыт);
- ответственное за ведение журнала лицо;
- если в организации принята номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.
Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы. Сюда надо включить следующую информацию:
- номер листка нетрудоспособности (он состоит из двенадцати цифр);
- название организации (читай — поликлиники, больницы, медицинского центра), его выдавшей;
- должность и ФИО работника;
- подразделение, в котором он трудится;
- период нахождения на больничном;
- код причины нетрудоспособности (вписан в больничный лист);
- дату предъявления листка представителю работодателя.
При желании можно дополнить таблицу и другими столбцами (например, для подписи предъявителя листка нетрудоспособности и бухгалтера, которому передаются листки для проведения по ним бухгалтерских операций).