Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оформить разъездной характер работы?». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Кто занимается разъездной работой?.
Существует много специалистов, которые сталкиваются с разъездным характером работы. К ним относятся следующие работники:
- сантехники, строители или люди, занимающиеся ремонтными работами на объектах заказчиков;
- торговые представители, вынужденные ездить в пределах одного города или между разными субъектами РФ для ведения переговоров, продажи продукции или выполнения других аналогичных действий;
- водители или курьеры.
На основании ТК разъездной характер работы в трудовом договоре отмечается обязательно, так как иначе такие поездки должны оформляться в виде командировок.
Вводятся ли надбавки?
Если несколько сотрудников компании вынуждены заниматься передвижной деятельностью внутри одного региона, то для них часто вводятся надбавки. Они увеличивают зарплату работника по сравнению с заработком других наемных специалистов предприятия.
Так как работа выполняется в пределах одного города, то гражданин не сталкивается с расходами на жилье, поскольку находится в регионе своего проживания. Расходы на транспорт являются достаточно небольшими, поэтому обычно не возмещаются, если имеется надбавка у работника компании.
В некоторых компаниях используется комбинированный способ компенсации расходов. В этом случае затраты на транспорт, питание и проживание возмещаются на основании платежных документов, передаваемых работником, а вот суточные заменяются фиксированной надбавкой. Возможность использования такого способа предусматривается ст. 168.1 ТК.
Гарантии и компенсации при разъездном характере работы
Законодатель определяет гарантии как средства, способы и условия, с помощью которых обеспечивается осуществление предоставленных работникам прав в области социально-трудовых отношений (ч. 1 ст. 164 ТК РФ). Компенсации, в свою очередь, представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ч. 2 ст. 164 ТК РФ).
В соответствии с ч. 1 ст. 129 ТК РФ к компенсационным выплатам в том числе относятся доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных.
Оформление в Трудовом Кодексе
При оформлении работника с разъездным характером работы кадровик должен руководствоваться статьей 168.1 главы 24 ТК РФ. Данная статья дает основание на определение компенсации расходов на командировки. До определенного времени все виды выездной деятельности сотрудников списывалось именно на эту статью.
Но здесь важно учитывать, что статья 166 дает точное определение командировки. Согласно ей, командировкой в 2018 году считается выполнение служебных обязанностей вне пределов рабочего места в течение определенного срока.
Такая формулировка дает основание разделить командировку от выездного характера работы, так как первое предполагает определенный срок времени, второе – один рабочий день.
Такое отличие было замечено при оформлении НДФЛ и страховых взносов, так как их сумма при оплате командировочных снижается. В целях внесения корректировок был принят закон №90 от 30.06.2006, в котором рассматривалась целесообразность применения статьи 168 для определения разъездного характера работы.
Учитывая актуальность этого положения, кадровикам следует брать во внимание, что компенсацию расходов по работе выездного характера нельзя оформлять в 2018 году как однодневные командировки. Это уже классифицируется как правонарушение и влечет за собой доначисление не только налогов, но и пеней и штрафов.
Учет
Учет рабочего времени подчиняется статье 91 ТК РФ, которая гласит, что количество рабочих часов в неделю не может превышать 40. В связи с этим, работодатель вправе установить 5-дневный рабочий день с 2 выходными, 6-дневную рабочую неделю с 1 выходным или скользящий график работы.
Для тех работников, чья специфика работы выходит за стандарты, норма рабочего времени устанавливается в индивидуальном порядке и закрепляется внутренними нормативами, так как для данной категории уточнений в законодательстве нет. Здесь необходимо учитывать, что время поездки до места работы также может занять определенное время. Также важно, обязан ли работник перед началом работы приходить в офис или нет.
Если речь идет о водителях-экспедиторах, то следует обращаться к Постановлению Правительства РФ от 2007-года №877.
На практике работодатели применяют служебную записку под подпись работника, где будет указываться подробности организации разъездного рабочего процесса. Следуя этому документу, устанавливается отработанное количество часов.
Разъездной характер работы в должностной инструкции
Должностная инструкция работника в 2018 году определяет границы его полномочий и декларирует полный список его обязательств. Трудовой Кодекс регулирует такие вопросы как возмещение расходов и определение характера работы путем заключения трудового договора.
Однако всю суть оформления разъездной деятельности в служебных целях законодательство не раскрывает. Здесь предоставляется свобода выбора для работодателя. Его ответственность ограничивается положениями ТК РФ и дополнительными нормативными актами.
Например, при составлении должностной инструкции он должен руководствоваться ФЗ №90 от 2006-года.
Отсутствие единой должностной инструкции связано с тем, что категория разъездных работников включает разнообразные специалисты: от курьера до исследователя природных явлений. Соответственно, виды выполняемых работ также отличаются.
Базовые положения о должностных инструкциях гласят, что работодатель обязан обеспечить работника всеми необходимыми рабочими инструментами и материалами. Работник в свою очередь, несет ответственность за сохранность рабочего инвентаря. В случае поломки или утери, следует немедленно сообщить об этом непосредственному руководителю.
Какие профессии предполагают разъездную работу
Нюанс такой деятельности заключается еще и в следующем: нормы трудового законодательства не прописывают весь список профессий, должностей, считающихся разъездными. Во второй части 168.1 статьи указано, что этот вопрос должна решить администрация учреждения. Она должна прописать в своей внутренней документации, деятельность каких работников относится к разъездной.
Как правило, деятельность разъездного характера – это деятельность работников, у которых отсутствует рабочее место в рамках учреждения (или тех, кто почти все время находится в дороге).
То есть, это могут быть:
- Проводники и стюарды.
- Экспедиторы.
- Сотрудники, занимающиеся снабжением, обслуживанием, логистикой – если они постоянно находятся за пределами фирмы.
Если рассматривать учреждения бюджетного типа, здесь стандартные примеры выглядят следующим образом:
- Работа докторов скорой помощи.
- Работники МЧС.
- Работники ППС МВД.
Их работа нередко прописывается в специальной документации. Кроме того, возможна и доплата за разъездной характер работы водителям.
Документальное оформление
Трудовым законодательством четко не определен порядок документального оформления разъездного характера работы. Однозначно установлено только то, что условие о разъездном характере работы должно быть указано в трудовом договоре (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
В части 2 ст. 168.1 ТК РФ говорится, что размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Практический опыт показывает, что перечень должностей, размеры и порядок возмещения расходов целесообразно указывать не в коллективном договоре, а в локальном нормативном акте. Это связано с тем, что данные могут меняться исходя из потребностей организации, а внесение изменений в коллективный договор требует соблюдения определенной процедуры. Так, перечень должностей работников, чья работа имеет разъездной характер, можно утвердить отдельным приказом руководителя организации, а в положении о разъездном характере работ прописать порядок возмещения работникам расходов и определить формы документов, позволяющие вести учет служебных поездок сотрудников.
Кроме того, в должностных инструкциях или иных документах, определяющих круг должностных обязанностей работников, необходимо прописывать, что их работа носит разъездной характер.
В чем выгода нанимателя
Очевидных плюсов для организации в связи с оформление разъездного типа труда не наблюдается, но все же выгода присутствует.
Прежде всего, данное нововведение позволяет сократить издержки начальства на администрирование, а также уменьшить расходы работников на поездки.
По поводу каждой поездки нет необходимости формировать приказ и составлять авансовые отчеты, к тому же, иногда есть вариант уменьшить траты и на заработную плату.
Обычно вместо среднего заработка, который платится в случае с командировками, сотрудник в любом случае получает оклад, конечно, если начальство не пропишет иные условия в трудовом соглашении.
Также есть и налоговые преимущества, связанные с тем, что можно избежать варианта признания обособленным подразделением компании место труда человека, поскольку в его инструкции и договоре прямо прописаны разъезды.
Для иностранных граждан введение подобного формата также положительно, поскольку может быть увеличен срок их пребывания на территориях, которые не указаны в пропусках и иных разрешительных бумагах.
Процедура оформления согласно Трудовому кодексу
Во время того, как человек получает разъездной формат труда, кадровый специалист должен ориентироваться на статью 168.1, находящуюся в главе 24 Трудового кодекса РФ.
В ней оговаривается компенсация за командировку, и именно этой нормой руководствовались ранее, в случаях со всеми разновидностями выездной деятельности.
Но в статье 166 дается определение командировки, и там говорится, что это исполнение служебных обязанностей за пределами основного рабочего места на протяжении конкретного срока.
На этом основании два понятия разделяются, поскольку выездной характер труда предполагает один рабочий день, в то время как командировка — длительный срок.
Подобное различие особенно заметно при расчете НДФЛ и взносов в страховой фонд, поскольку сумма таких расходов уменьшается при командировках.
Дабы скорректировать разрыв, появился закон №90, датированный 2006 годом, и в нем утверждается использование статьи 168 для установления разъездного режима труда.
Учитывая вышеприведенные плюсы такого оформления, следует учесть, что для минимизации расходов по взносам кадровики не должны оформлять выездные работы как командировку на один день.
Это считается нарушением и махинацией, и вполне можно получить как недоплату налогов, так и пеней по ним.
Характер работы – какие бывают?
В трудовом законодательстве упоминаются следующие характеры работы: подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы.
Если работодатель решил установить работнику особый характер работы, то условие об этом необходимо включить в трудовой договор. Однако работодателям стоит помнить, что необходимо не только включить в трудовой договор условие о такой специфике выполнения рабочих обязанностей, но и утвердить список работников с данным характером работы, а также условия возмещения понесенных расходов на рабочие поездки.
Перечень работ, профессий, должностей сотрудников с разъездным характером работы можно сделать приложением к Правилам внутреннего трудового распорядка, коллективному договору или утвердить приказом работодателя.
Разъездной характер работы для водителей
Работа водителя предполагает постоянные разъезды и нахождение вне территории организации. Несмотря на то, что постоянные разъезды даже необходимы для выполнения работы водителя, характер работы необходимо указать в трудовом договоре.
В трудовом договоре с водителем не стоит указывать определенный регион, в пределах которого он выполняет свою работу. Если работодатель укажет определенный регион, например, г. Санкт-Петербург, то в случае, если работнику придется поехать по работе в другой регион, например, в Московскую область, работодателю потребуется оформить командировку.