Программа делопроизводство и документооборот

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронное делопроизводство программы скачать бесплатно». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание:

Рассмотрение и исполнение входящих документов.

После регистрации входящего документа делопроизводитель в пару кликов отправляет его на рассмотрение руководителю. По итогам рассмотрения документа секретарь или сам руководитель формируют поручения по документу.

Поручения

Если у руководителя есть помощник, предварительное рассмотрение документа с подготовкой проекта резолюции выполняет его помощник. Руководителю остается только утвердить проект резолюции и отправить поручения на исполнение.

В процессе исполнения поручений обеспечивается:

фиксация переписки по исполнению;
возможность делегирования и отправки на доработку;
контроль сроков, запросы нового срока.

Контролеры отслеживают исполнение визуально. Всем участникам работ доступна краткая сводка, отражающая ситуацию по связанным поручениям.

Дерево поручений

Оформление и ознакомление с организационно-распорядительными документами

Оформление и отправка на согласование распорядительных документов полностью автоматизировано. Достаточно заполнить необходимые данные в мастере действий, после чего система сформирует документ и отправит его нужным сотрудникам на согласование и подписание:

Оформление распорядительного документа

После подписания организационно-распорядительный документ можно разослать заинтересованным сотрудникам для ознакомления. Для этого нужно заполнить список рассылки в РКК. Этот список также можно использовать в будущем для рассылки другого документа.

Список рассылки документа

Сотрудники из списка рассылки получают задания на ознакомление с документом. В системе DIRECTUM для подтверждения ознакомления достаточно выполнить задание. А если высылается задача на ознакомление с документом, который не занесен в систему, то это указывается в тексте задачи и исполнители знакомятся с документом в бумажном виде.

Виды СЭД

Особенностью российского внутреннего электронного документооборота организации является его вертикальная направленность: документ, прежде чем попасть к исполнителю, должен пройти ряд согласований и утверждений у вышестоящего руководства. Кроме того, в отечественном делопроизводстве присутствуют такие неотъемлемые части, как регистрационная система, подготовка отчетов, контроль исполнения. В связи с этим наиболее известными на российском рынке СЭД являются продукты местных разработчиков (см. рис.).

Как выбрать СЭД, подходящую вашему бизнесу

Поскольку разработчики предлагают множество программ автоматизации делопроизводства, важно не ошибиться при выборе той или иной СЭД. Существует несколько важных критериев, при помощи которых можно понять, подходит ли программа для компании или нет.

Зрелость СЭД, включая время ее существования на рынке, количество компаний, успешно применивших систему в работе, наличие обновлений. У новых систем велика вероятность возникновения ошибок и, как следствие, сбоев в организации электронного документооборота компании.
Соответствие стандарту отрасли организации.
Соответствие целям и задачам компании.
Уровень технической поддержки СЭД со стороны компании-разработчика во время установки и в процессе эксплуатации.
Возможность изменения СЭД в случае расширения деятельности организации.
Доступность документации по администрированию или изменению настроек СЭД.
Защита СЭД. Система должна обеспечивать защиту информации в соответствии с политикой безопасности компании.
Время, необходимое на восстановление СЭД после сбоев в работе.
Стоимость СЭД, включающая стоимость покупки, лицензии, администрирования и технической поддержки.

Выбор системы зависит от того, что заказчик планирует от нее получить, какими ресурсами располагает и каков уровень развития компании в сфере организации электронного документооборота.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

Входящие — поступающие в организацию извне — всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

Исходящие — отправленные из организации — всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).

Внутренние — не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

Образец Положения

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут — например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Печати и штампы

Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких — нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.

Своевременный и быстрый доступ к информации сегодня является необходимым условием успешного решения всего круга задач, стоящих перед предприятиями и организациями. Поэтому такие факторы, как оперативность и качество формирования документов, отлаженность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов, непосредственно влияют на качество управления и, следовательно, на экономическую эффективность деятельности предприятия в целом.

Одним из главных способов повышения производительности работы сотрудников и эффективности деятельности организации является уменьшение времени, которое непродуктивно тратится на поиск нужной информации, на выполнение определенных действий в рамках делового процесса обработки документов.

Основные функциональные возможности ДелоPro:

регистрация и сохранение в базе данных различных видов документов;
формирование поручений и резолюций к документу;
формирование списка документов, связанных с текущим, и поиск документов по списку связности;
постановка резолюций и поручений на контроль;
ведение регистрационной и контрольной картотек с возможностью задавать сложные критерии поиска документов, создавать собственные виды отчетов и т.д.;
рассылка и получение документов между подразделениями организации (по локальной сети) и в другие организации (по электронной почте);
создание архива документов по завершению календарного года;
настройка прав на ввод, редактирование и другие действия над документами для каждого пользователя.

Исходящая корреспонденция 1С:8.2

Исходящий документ может создаваться как в ответ на входящий, так и самостоятельно.

Регистрационный номер исходящему документу присваивает секретарь организации после его согласования и утверждения уполномоченным лицом.

Если исходящий документ создается в ответ на входящий, то программа автоматически присвоит входящему отметку – Отправлен ответ.

В процессе обработки исходящая документация проходит этапы, включающие в себя непосредственное создание, согласование, утверждение уполномоченным лицом и регистрацию.

Входящая и исходящая корреспонденция составляется программой в цепочки.

Карточка документа делопроизводства

На каждый вновь созданный документ программа автоматически создает учетно-регистрационную карточку, внешнее оформление и список полей которой пользователь может подобрать самостоятельно. Доступна также функция удаления или добавления полей учетной карточки. Учетно-регистрационную карточку можно распечатать.

Карточка учета движения входящей/исходящей корреспонденции предназначена также для просмотра общей переписки с тем или иным корреспондентом.

Отличия ПРОФ и КОРП версии

Версия ПРОФ предназначена для малых и средних коммерческих предприятий, структура, документооборот у которых не отличаются высоким уровнем сложности. КОРП рекомендуется применять при автоматизации процессов у бюджетных учреждений, коммерческих предприятий. При этом документооборот, общая структура обычно усложняются.

Главные отличия кроются, прежде всего, в работе с разными документами. Версия ПРОФ не поддерживает:

Учёт данных в разрезе проекта.
Многосторонние договора.
Множественные состояния документов.
Штрихкодирование документов и файлов.
Потоковое сканирование с автоматическим распознанием штрих-кодов.
Печать регистрационного штампа.
Учёт этапа обработки документов.

Другие версии программы с подобными функциями работают без проблем.

Стоимость программы 1C: Документооборот

Стоимость отличается в зависимости от того, какую конфигурацию применяет тот или иной пользователь. Это касается стартовой версии, ПРОФ и КОРП. Дополнительно клиенту поставляют сервис информационно-технической поддержки, включая отправку исходящей корреспонденции, бесплатное получение входящих документов, бесплатное подключение к услуге. Лучше заранее провести консультацию по поводу того, какой будет стоимость услуги. Её рассчитывают индивидуально, в том числе — для 1с делопроизводства.

Штрихкодирование и поиск информации

Одна из функций программы — хранение информации в больших количествах. Реализовано несколько способов для поиска данных, чтобы пользователям было удобнее:

Бумажные документы ищутся по штрих-кодам.
Полнотекстовый вид поиска.
В списках, с помощью быстрой системы отбора.
По реквизитам. 1с СЭД с ними тоже работает.

Правила составления документов

Использование унифицированных форм документов
Правила документационного обеспечения деятельности организации
Инструкции по делопроизводству и другим локальным нормативным актам, устанавливающим порядок реализации управленческих процедур
Виды документов, их назначение
Понятие классификации документов
Требования к составлению организационных документов (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкция по делопроизводству)
Требования к составлению распорядительных документов (отличие приказа от распоряжения, правила издания указаний и постановлений, акты)
Требования к составлению докладных и объяснительных записок
Составление и оформление управленческой документации
Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов
Составление проектов распорядительных и информационно — справочных документов служебные письма, справки, докладные и служебные записки)
Редактирование текстов служебных документов

Организация документооборота в организации

Документооборот в структуре организации управления
Регламентация документооборота в организации
Принципы и правила организации документооборота. Маршрутизация документопотоков
Правила обработки входящих, исходящих и внутренних документов
Организация работы по регистрации, контролю, учету, хранению документов
Организация работы с документами в структурных подразделениях
Роль службы ДОУ в организации документооборота и совершенствовании документооборота
Качественные и количественные характеристики объемов документооборота
Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов и создание информационно-поисковой системы

Электронное делопроизводство программы скачать бесплатно