Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Иголки и нитки для прошивки документов какие нужны». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Инструкция по сшиванию документов.
Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.Какие документы прошиваются?
- Кадровая документация по итогам текущего года
- Документация бухгалтерии
- Входящая и исходящая документация делопроизводителя
- Документы для налоговой
- документы для сдачи отчетности в ПФР
- документы в различные отделы банка
- документы на тендер
- копии уставных документов
- документы при заключении особо важных соглашений
- книги учета прибыли
- нотариально удостоверенные копии и переводы
- при подготовке документации к сдаче в архив
Какие документы подшиваются
- Прошивать пакет документов принято иглой и нитками.
Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство
Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца. Документы, которые необходимо обязательно сшивать:
- архивные;
- бухгалтерские;
- кадровые;
- на проверку.
Исключение составляют документы для налоговой службы.
Их сшивать не надо, так как работникам налоговой службы неоднократно приходится расформировывать их для сканирования и прочих манипуляций. Важно! Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания.
Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи. Основные регламенты Как таковых регламентов по сшиванию документов не существует. Имеются только рекомендации, которые утвердил Росархив приказом от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».
Как правильно сшить документы?
Если дело заверяется печатью, то это также отмечается. Данную надпись наклеивают поверх узла, при этом кончики нити остаются свободными. Подпись ставится после того, как высохнет клей, чтобы она не размазалась.
Печать находится частично на заверительной надписи, частично на листе. К надписи следует отнестись особенно тщательно, так как именно она свидетельствует о том, что документ является неприкосновенным.
Если нарушена его целостность, видно, что заверительная надпись смещена, то такой документ может оспариваться в суде, или он не принимается контролирующими органами.
Какие документы и для чего нужно сшивать Все документы, которые вы сдаете в архив либо для проверки в налоговые органы, пенсионный фонд или любой другой проверяющий орган, должны быть прошиты. Не принимается документ, скрепленный степлером или склеенный.
Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция
Связываем их между собой.Готовим прямоугольный листик и клеим на образовавшийся узелок.
Как прошить документ в три дырки Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема : Как сшить диплом три дырки? Как прошить папку с 4 дырками: схема
- Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола. Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху.
Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок
Внимание Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
- допущена ошибка в нумерации.
Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново.
Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.
Как заверить прошитый документ
А кто должен покупать и на какие деньги нитки, иголки, клей? Есть ли такой пункт в бюджете организации на расходные материалы?
Что нужно знать Хранение, обработка и представление документов в различные инстанции требуют прошивания бумаг.
Подготавливаем комплект документов. В пачке должно быть не более 250 листов. Толщина ее должна составлять не более 4 см. К блоку необходимо добавить пустой лист. Все скрепки, булавки должны быть удалены. 3. Нумерация.
Почему я размещаю наклейку на лицевой стороне, можно прочесть в статье ‘Как оформить расписку о получении документа’.
Обычно кадровые специалисты сшивают документы, чтобы листы точно не потеряли, и документ был единым целым.
Сшивание документов нитками можно осуществить вручную или используя специальное устройство. Практикуется переплет документов или же их брошюровка. Где можно сшить документы? Если вы не уверены, что справитесь со всеми требованиями самостоятельно, имеет смысл поручить сшивание документов профессионалам. В этом случае начиная сшив документа необходимо оставить сантиметров 7 нити, не протягивая иголку с ниткой до конца, так, чтобы с того прокола, с которого мы начинаем сшивать, свисал кончик нитки. Заканчивать сшив нужно вторым проколом, не тем, с которого начали. Так же нужно отрезать нить, оставив кончик сантиметров в 7.
Дела прошиваются для предотвращения ситуаций с их подменой или потерей. Прошитая стопка с пронумерованными страницами является защитой от подобных действий.
Таким образом, на законодательном уровне процесс регламентируют лишь рекомендации, утвержденные Росархивом (приказ №76 от 23.12.2009). В пункте 3.5.3. данных рекомендаций, посвященном подготовке дел к передаче на архивное хранение, указано, что полное оформление дела предусматривает, среди прочих операций, подшивку и переплет дела.
Что будет, если документы сшиты неправильно?
К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые.
Сшивать нужно не все бумаги компании, а только многостраничные, которые нужно передать в регистрационные или контролирующие органы. Так же прошивают тендерную документацию и дела перед передачей в архив.
Машины архивного переплета на нить
Область применения и принцип работы машины для архивного переплета.
Делать подшивку газет, журналов, бухгалтерских документов, курсовых, рефератов и т.д., было всегда необходимо для личных целей, для библиотек, бухгалтерий, архивов, музеев и других организаций. Способов прошивки было и осталось достаточно много. Например, используя подручные средства: шило или сверло, иглу с ниткой и клей. Такой способ доставлял много хлопот и был достаточно неудобен. Если отверстие делать иглой и следом продевать в нее нить, нужно использовать какие-то тиски для удобства.
Но прогресс не стоит на месте, и новые изобретения улучшают рабочий процесс, так изобретение архивно-переплетной машины облегчило процесс прошивки документации. Устройство архивно-переплетной машины достаточно просто и совладать с ней может даже не подготовленный человек. Достаточно прочесть инструкцию, которая прилагается к аппарату и на практике применить полученные знания. Принцип работы напоминает тот, что был раньше, в котором применялись шило, либо сверло и игла с нитью, только теперь эта игла или сверло, в зависимости от модели крепится к корпусу машины и прокол происходит с помощью рычага. После того как будет сделано отверстие, происходит захват нити или шпагата, который продевается через переплетаемую стопу бумаг.
Для удобства на некоторых машинах для архивного переплета существуют тиски для лучшего фиксирования стопы, стол или лоток для переплетаемых документов. Решите сколько вы хотите сделать отверстий и на каком расстоянии, ориентируясь по линейке на тисках.
Остановимся подробней на характеристике и устройстве работы архивно-переплетных машин. У нас на сайте представлены две модели машин для архивного переплета: механическая (ручная) и электрическая. Механическая модель оптимальна для прошивки небольшого количества листов, электрическая модель производит сверление бумаги, поэтому может прошивать стопу большой толщины.
Основные регламенты
Как таковых регламентов по сшиванию документов не существует. Имеются только рекомендации, которые утвердил Росархив приказом от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». А также инструкции по документированию, которые выпустил Центральный банк России.
Из-за отсутствия жестких стандартов по сшиванию документов, предпринимателю сложно разобраться в самом процессе, ведь каждый отдельный орган требует соблюдения своих правил.
Шаг 2 — Пробейте дыроколом отверстия для сшивки
Шаг 3 — Проденьте нитку и свяжите её с обратной стороны
Для прошивки можно использовать любую нитку или ленту средней толщины (не очень тонкую) и средней длины, достаточной, чтобы после приклеивания листа «Прошито и пронумеровано» концы нитки выступали за пределы наклейки.
Где можно сшить документы?
Если вы не уверены, что справитесь со всеми требованиями самостоятельно, имеет смысл поручить сшивание документов профессионалам.
Вы можете обратиться в ближайший архив или типографию – как правило, у них есть сотрудники, оказывающие подобные услуги качественно и недорого. Или же в частную специализированную фирму, занимающуюся аналогичной деятельностью. Вам придется заплатить за работу специалиста, зато все будет сделано аккуратно, быстро и по правилам.
Как правильно сшивать документы нитками?
Если вы все же решили заняться прошивкой документов самостоятельно, вам нужно приготовить:
- собственно документы;
- суровые нитки черного цвета или банковский шпагат;
- иголку;
- дырокол;
- лист папиросной бумаги размером примерно 4 на 6 см, который вы приклеите к готовой подшитой книге документов, чтобы написать на нем все необходимые данные;
- канцелярский клей;
- если требуется – печать.
Биндер для сшивания документов в россии
Сперва нить пропускают с обратной стороны стопы через второе верхнее отверстие. После этого через самое верхнее отверстие нить выводиться обратно на тыльную сторону.
Внимание
Далее — снова во вторую дырку сверху, а затем — с лица на оборот через третью. Затем нить выводят на лицо через четвертое отверстие и продевают в третье отверстие, чтобы снова вывести на тыльную сторону стопы.
Прошивка документов: нормы гост и практические советы
Речь идет не о производственном, а о компактном станке, способном прошить за 5 минут до 500 листов. Как правило, это электрические или полуавтоматические аппараты.
На полотно укладываются документы, затем делается иглой или сверлом отверстие, через которое машинка продевает нить. Не стоит путать такие машинки с биндерами. Биндер работает аналогичным образом, но делает отверстия сразу по всей длине листов и скрепляет их не нитью, а пружиной.
Обычное устройство для сшивания документов нитью можно приобрести в среднем за 3500-5000 рублей в зависимости от модели.