Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оптимизация кадров: 13 шагов при увольнении по сокращению численности или штата». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Оптимизация HR-расходов или сокращение штата?.
При этом большинство организаций как коммерческого, так и государственного сектора с определенной периодичностью сталкивается с необходимостью оптимизации расходов на персонал. Под оптимизацией же (иногда эти процессы красиво называют администрированием) в российских компаниях, как правило, понимают именно сокращение HR-расходов.
Факторы, обусловившие необходимость подобных действий, могут быть как внутренними, так и внешними (см. рис. 1)
Методы оптимизации численности персонала в организации
Выбор формы зависит от предприятия и от его возможностей: насколько материально независима корпорация, какие задачи и цели стоят перед организацией, влияние внутренних и внешних факторов.
Методы же проведения оптимизации могут быть различные, если говорить о традиционных, то вот их малая часть: Увольнение некоторых работников, с целью мест. Отдельные подразделения могут быть расформированы.
Обоснование увольнения сотрудников
Под сокращением подразумевается досрочное прекращение трудовых договоров с одним или несколькими сотрудниками, что позволит сократить фонд оплаты труда. При этом собственник дает распоряжение руководителям отделов на свое усмотрение определить тех, чьими штатными единицами можно смело пожертвовать без ущерба для деятельности компании.
Что касается процедуры оптимизации, то она не всегда предполагает череду увольнений. Персонал может быть переведен в другие филиалы и подразделения, меняется оргструктура, совершенствуются алгоритмы производственных процессов. За счет того, что начальство принимает решение убрать ту или иную вакансию, планируется повышение окладов оставшемуся персоналу.
Оптимизация позволяет адаптировать компанию к постоянно меняющимся рыночным условиям, добиваться поставленных производственных задач и выходить на запланированные объемы выпуска или продаж. Частью оптимизирующей процедуры может выступать сокращение.
[attention type=yellow]
Прежде чем распрощаться с некоторыми работниками на предприятии, руководитель должен принять взвешенное решение и обосновать, для чего ему необходимо увольнять кого-то, сколько человек потребуется освободить от занимаемых должностей, как именно расторгнуть трудовые договоры. В редких случаях начальство объясняет подчиненным, чем отличается оптимизация от сокращения штатов, но в любом случае рядовому сотруднику перспектива остаться без работы радости не принесет.
[/attention]
В законодательстве предусмотрены разные понятия: оптимизация на производстве как сокращение штатов и сокращение численности. В первом случае предполагается полное закрытие какой-либо должности и выведение ее из штатного расписания, а во втором — уменьшение числа работников одной специальности или должности. Связанные с этим вопросы регулируются статьей 81 Трудового кодекса РФ.
Защищенные категории
Несмотря на доказанную обоснованность сокращения численности персонала или штата в целом, руководитель не имеет права увольнять некоторые категории сотрудников. Они определены статьей 61 Трудового кодекса и считаются социально защищенными. На практике запрещено расторгать трудовые договоры с:
- беременными работницами;
- одинокими матерями, которые имеют детей в возрасте до 14 лет;
- матерями-одиночками с ребёнком-инвалидом, не достигшим 18 лет;
- сотрудницами, пребывающими в декретном отпуске или в отпуске по уходу за детьми до 3 лет.
Не могут быть сокращены те, кто находится в отпуске или на больничном с официальным подтверждающим документом из лечебного учреждения.
Законодательство определяет и круг лиц, которые имеют так называемое преимущественное право, и их, как претендентов на увольнение, рассматривают в последнюю очередь.
К ним относятся высококвалифицированные специалисты, которые за много лет работы доказали свой профессионализм, а также люди, которые на своем рабочем месте приобрели профессиональное заболевание.
Если работник несогласен с требованием расторгнуть трудовой договор по инициативе собственника, он может оспорить принятое решение и обратиться в прокуратуру или трудовую инспекцию.
Если неправомерность действий руководителя будет доказана, то его обяжут восстановить уволенного с компенсацией за вынужденный простой и с засчитанным непрерывным стажем. Сам начальник будет обязан заплатить штраф.
Чтобы избежать конфликтных ситуаций, необходимо строго соблюдать положения и требования закона, юридически грамотно оформлять процедуру сокращения.
Оптимизация численности персонала: методы работы в этом направлении
К проведению оптимизации численности персонала нужно подойти со всей ответственностью и разработать целый проект по этому поводу. Первым шагом по оптимизации должна стать диагностика всех дел предприятия, направленная на выявление качественной производительности труда и количества сотрудников.
После этого оптимальная численность специалистов подсчитывается именно в направлении качества их работы во всех сферах деятельности, будь то производственная или административная работа.
Следующим шагом будет выбор кандидатов, которых необходимо будет сократить.
Кого сократить — выбор не трудный, труднее ответить на вопрос — как это сделать, ведь у каждого сотрудника свои обстоятельства и необходимость работать на предприятии.
Оптимизация рабочего времени персонала
Как известно, время – это деньги, поэтому неэффективно используемые временные ресурсы негативно сказываются на размере прибыли. Если руководитель компании приходит к выводу, что рабочее время используется нецелесообразно, то дальнейшие мероприятия зависят от того, по какой причине возникла проблема.
Потребность в оптимизации рабочего времени персонала возникает, когда неправильно налажены бизнес-процессы.
Чаще всего каждый работник самостоятельно определяет, какие задачи для него приоритетны, однако не учитывает, что от этого решения зависит рабочий процесс другого человека.
Допустим, сотрудник откладывает подготовку отчета, так как не считает эту задачу первоочередной для себя, а в то же время его коллега может просидеть полдня без дела в ожидании важного документа.
Частая причина потери времени заключается в том, что руководитель не умеет грамотно ставить задачи своим подчиненным. Например, если сотрудник часто получает несколько заданий подряд, то ему приходится начинать новую работу, не закончив с предыдущей. Поэтому любому начальнику необходимо начинать с организации своего рабочего процесса.
Отсутствие элементарных ресурсов также является причиной простоя. Например, неполадки офисной техники, отсутствие доступа в Интернет, нехватка канцелярских принадлежностей и пр.
Если на предприятии отсутствует система нормирования труда, то рано или поздно встанет вопрос о необходимости оптимизации рабочего времени персонала. Введение контроля является дисциплинирующим мероприятием. Если в компании разработана система учета рабочего времени, то вряд ли сотрудники станут тратить его на решение личных проблем.
Постановка любой задачи должна сопровождаться так называемым дедлайном. Если подчиненный не успевает выполнить поручение в установленный срок по объективным причинам, то в следующий раз следует выделить больший временной промежуток.
Когда следует начинать налоговую оптимизацию
Задуматься о том, как легально уменьшить налоговое бремя стоит еще перед регистрацией компании, выбрав наиболее выгодную систему налогообложения в зависимости от планируемого вида деятельности организации, а также от возможности применения специальных налоговых режимов и законодательно установленных льгот.
Тем не менее, начинать проводить налоговую оптимизацию никогда не поздно. Приступая к оптимизации, в первую очередь нужно проанализировать актуальную законодательную базу на наличие подходящих налоговых льгот исходя из налоговой нагрузки компании:
- сниженные ставки;
- освобождение от уплаты налога отдельных категорий юридических лиц;
- целевые льготы по госпрограммам;
- отсрочка выплат по налогам.
На основании полученной и проанализированной информации необходимо сформировать эффективную учетную политику компании для целей налогообложения. При проведении мероприятий по оптимизации налогов организации обычно сосредотачиваются на снижении налога на прибыль и НДС.
Основные факторы успеха
1) Наличие фокуса и личная заинтересованность в результатах проекта со стороны высшего руководства
2) Выбор действительно подходящего для организации подхода к сокращениям
3) Регулярный контроль и возможность оперативного реагирования
Основываясь на своем опыте, мы видим несколько основных факторов, позволяющих с самых первых этапов с высокой точностью предсказать ожидаемую результативность усилий компании по сокращению персонала.
Во-первых, это наличие фокуса и личная заинтересованность высшего руководства компании в результатах проекта. Пристальное внимание к проекту, заинтересованность в конечном результате, назначение ответственных, обладающих ресурсами, полномочиями и мотивацией реализовать данный проект – это один из главных компонентов успеха. В своей практике мы сталкивались с ситуациями, в которых руководство ожидало увидеть немедленный результат, однако, не готово было понести издержки, связанные с сокращением персонала (например, единовременные выплаты уволенным, негативный PR в СМИ, затраты на перестройку и оптимизацию бизнес процессов). Более того, ответственный за этот проект директор по персоналу не обладал полномочиями, достаточными для того чтобы оперативно собирать информацию по статусу сокращений в дочерних структурах бизнеса.
В результате сокращения коснулись только некоторых наименее значимых с операционной точки зрения подразделений (служба контроля, отдел кадров и служба информационных сетей) и не привел к ожидаемому целевому результату по сокращению ФОТ. Более того, уже через несколько недель после завершения процедур сокращений руководство компании было вынуждено признать необходимость вернуть некоторых сотрудников на рабочие места (в первую очередь это касалось системных администраторов), что дало возможность другим подразделениям поставить вопрос о необходимости отмены решений по проекту.
Что нужно знать про увольнение по сокращению штатов?
Причина проста: увольнение по сокращению штатов предполагает достаточно весомый пакет гарантий работнику и выплату денежных компенсаций в течение некоторого времени. Конечно, с одной стороны, работодателей вполне можно понять: компания оказалась в трудной ситуации, ей требуется сокращение издержек, в том числе и расходов на персонал. Но если действия компании при оптимизации численности сотрудников происходят с нарушениями трудового законодательства, то расплачиваться за это в итоге приходится работникам.
Для работодателей
Если на предприятии сокращается только численность, то необходимо создать комиссию, которая будет определять, кого из сотрудников оставить на работе. Речь идет о том, что из нескольких человек придется выбирать кандидатов на увольнение. Поскольку они все трудятся на одинаковых должностях, то требования совпадают.
Для сотрудников
Такой вариант также более благоприятен. Они могут и дальше продолжить работать в этой организации: руководство обязано предложить другие должности. При сокращении численности работодатель должен выбрать тех, кто останется работать на должности.
Но есть ряд категорий персонала, которых уволить нельзя, поэтому для профессионала вопрос может решиться не в его пользу.
Например, должность экономиста предусматривает двух работников. Один — опытный человек с высшим образованием, трудится в компании больше 10 лет, у него взрослые совершеннолетние дети, иждивенцев нет. Второй — молодая женщина, имеющая на попечении ребенка 2 лет. Согласно нормам трудового законодательства, выбор будет в пользу женщины.
Стимулирование ухода сотрудников
Чтобы на пенсию уходили сотрудники, не достигшие пенсионного возраста, их также можно стимулировать – с помощью досрочных льготных пенсионных программ. Принцип заключается в том, что сотруднику предлагают соглашение, согласно которому ему будут выплачивать часть (допустим, 75%) его средней заработной платы в течение срока, оставшегося до достижения пенсионного возраста, но он при этом не должен работать ни на самом предприятии, ни где-либо еще. Стимулировать увольнения по собственному желанию можно, ужесточив процедуры аттестации персонала и модернизации системы материального стимулирования. Если сотрудник не проходит очередной аттестации, он подлежит либо увольнению по несоответствию занимаемой должности, либо переводу на должность, соответствующую его квалификации (оплачиваемую ниже). И то, и другое стимулирует к увольнению, поскольку сотрудник заинтересован в том, чтобы в трудовой книжке не было записи о понижении в должности или увольнении по несоответствию занимаемой должности. На некоторых предприятиях наказывают рублем за нарушение трудовой дисциплины (в соответствии с Положением о премировании). Ну а в случаях, связанных с неоднократным неисполнением без уважительных причин либо грубым нарушением трудовых обязанностей, сотрудники подлежат увольнению по инициативе администрации (ст.81 п. 5 и 6 ТК РФ).
Пример из практики
Чтобы не быть голословным, можно привести пример решения вопросов сокращения численности персонала, в котором автор принимал участие лично в качестве приглашенного консультанта. Дочернее предприятие энергосистемы, которую по условиям соглашения о конфиденциальности я не имею права называть, было выделено из ее состава 1 января 2004 года. Это дочернее предприятие оказывало материнской энергосистеме и сторонним контрагентам услуги инженерно-технического характера. Численность персонала составляла на тот момент 65 человек. По результатам работы за первый квартал предприятие показало убыток от своей деятельности, и руководство компании начало предпринимать шаги по выяснению причин такой ситуации. Внимание руководства сконцентрировалось на самом крупном по численности подразделении компании: Проектно-конструкторском бюро (ПКБ), численность которого составляла 28 человек (43% от численности всей компании) На этом этапе были приглашены консультанты, которым было предложено разобраться с деятельностью данного подразделения и предложить меры по сокращению его издержек.