Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформляем командировку за границу». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Суточные за день приезда из загранкомандировки не облагаются НДФЛ в пределах 700 рублей.
Необлагаемый НДФЛ лимит суточных за день, когда сотрудник, возвращающийся из загранкомандировки, пересек границу РФ, составляет 700, а не 2500 рублей. К такому выводу пришли специалисты Минфина России в письме от 07.07.10 № 03-04-06/6-140.
В локальном нормативном акте компании можно установить любой размер суточных для служебных поездок. Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса. Но НДФЛ не нужно удерживать только с сумм, не превышающих определенный предел. А именно: 700 рублей в день по командировкам внутри страны, и 2500 рублей в день по заграничным поездкам (п. 3 ст. 217 НК РФ). Суточные, превышающие указанные размеры, облагаются НДФЛ.
Положение об особенностях направления работников в служебные поездки утверждено постановлением Правительства РФ 13.10.08 № 749 (далее – Положение). В соответствии с этим документом суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути (п. 11 Положения). При этом днем выезда сотрудника в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия транспорта в место постоянной работы (п. 4 Положения). При возвращении сотрудника из загранкомандировки суточные за день пересечения границы РФ выплачивается в рублях (п. 18 Положения). Именно поэтому чиновники считают, что за последний день загранкомандировки необлагаемая НДФЛ сумма суточных составляет 700 рублей.
Дату пересечения границы РФ можно установить по отметке в загранпаспорте либо на основании командировочного удостоверения. Второй вариант применяется, если работник вернулся из страны, при выезде из которой не ставится отметка в загранпаспорте (п. 18, 19 Положения).
Оформление авансового отчета по командировке за границу
Приложенные к авансовому отчету (форма N АО-1) подтверждающие документы, которые составлены на иностранном языке, следует перевести на русский язык.
Сделать это может работник организации (Письмо Минфина от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).
Сумму расходов, оплаченных работником в иностранной валюте, надо отразить на оборотной стороне формы N АО-1 (Указания по заполнению формы N АО-1):
в графах 6 и 8 — в той валюте, в которой оплачены расходы;
в графах 5 и 7 — в рублях по курсу пересчета.
Кроме того, если аванс для загранкомандировки выдан работнику в иностранной валюте, то сумму этого аванса надо вписать в авансовом отчете (Указания по заполнению формы N АО-1):
в строке 1а — в валюте. В этой же строке укажите вид валюты;
в строке 1 — в рублях по курсу пересчета.
Других особенностей при оформлении авансового отчета при загранкомандировке нет.
С чего начать?
Для начала стоит внимательно изучить приглашение иностранной компании и финансовые условия. Иногда принимающая сторона берет на себя некоторые расходы, например, по проживанию.
Также необходимо выяснить, имеется ли у командируемого сотрудника загранпаспорт. В случае отсутствия такового нужно учесть расходы по его оформлению.
Этапы
По курсу страны, в которую предстоит отправиться сотруднику, производится расчет всех предстоящих расходов и подготовки документов.
Всегда ли нужно ли оформлять служебную записку
Нередко возникает вопрос о том, нужно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку. Сразу скажем, что законодательством это не предусмотрено. Однако в некоторых случаях именно служебная записка будет являться основанием для отправки сотрудника в командировку (см., например, Приказ ФТС России от 27.07.2009 N 1338).
Кроме того, служебная записка обязательно потребуется, если работник по уважительной причине (болезнь, производственная необходимость и т.д.) задержался в командировке. Чтобы ее продлить, руководитель организации должен издать соответствующий приказ. А несовпадение количества календарных дней, прописанных в приказе о направлении работника в командировку и его командировочном удостоверении, обоснует служебная записка.
Как правило, служебную записку составляет начальник структурного подразделения командированного сотрудника, а изданный на ее основании приказ подписывает руководитель организации.
Подтверждение трат
Сотрудники по окончании поездки должны подтвердить все свои расходы. Для этого могут быть использованы чеки, билеты на самолет и прочее. Бухгалтерия должна принять авансовый ответ, а затем возместить имеющиеся расходы. Предварительно из суммы трат вычитается аванс, выданный перед командировкой.
Размер суточных
Размер суточных рассчитывается с учетом числа дней проезда по территории России и количества дней, проведенных за границей. Размер суточных определяется на основании статьи 217 НК РФ. В частности, это 700 рублей в сутки для командировки по территории России и 2 500 рублей для заграничных поездок.
ВАЖНО! Работодатель имеет право увеличить размер суточных по собственному желанию. Надбавка устанавливается локальными актами компании. С разницы удерживается НДФЛ.
Бухгалтерские проводки
Рассмотрим используемые бухгалтерские проводки:
- ДТ71 КТ50-1. Выдача суточных на основании коллективного договора.
- ДТ20 КТ71. Отражение всех сумм в авансовом отчете.
- ДТ70 КТ68. Удержание НДФЛ с надбавки к суточным.
ВНИМАНИЕ! Страховых взносов выплачивать не требуется. Если это однодневная командировка, размер суточных может быть сокращен до 50% от установленной суммы.
Порядок предоставления аванса
Перед отправкой сотрудника в командировку нужно составить смету для определения суммы аванса. В нее могут быть включены следующие направления расходов:
- Проезд.
- Проживание.
- Выплата суточных.
- Выдача страховки.
- Транспортировка багажа.
- Телефонные разговоры.
- Оформление загранпаспорта.
- Траты при обмене валюты.
Смету нужно приложить к расходному ордеру.
Как оформить командировку сотрудника в 2019 году: инструкция для бухгалтера
Шаг 1. Составить приказ на командировку
Для того, чтобы сделать приказ на командировку, можно применять стандартные бланки Т-9, Т-9а, либо сделать это на фирменном бланке компании в свободном стиле.
Раньше для составления приказа использовалось служебное задание, которые указывалось как основание. Теперь же в ту графу записываются данные о распоряжении руководителя, служебной записке, либо вообще данное поле остается пустым.
Часть поездки по России часть за границей
Документальное оформление такой поездки не представляет проблем. Ее необходимо разделить на три отрезка — период поездки по России, период нахождения на территории иностранного государства, период возвращения из-за границы и поездки на свое предприятие.
На всю поездку должен быть составлен один пакет документов. Если правила оформления командировок устанавливает наличие служебного задания, то в этом бланке должны быть подробно указаны задания на каждый период поездки.
Внимание: суточные также определяется на основании общих правил. Так, время поездки по России оплачивается в рублях. Дни нахождения в поездке включая день прохождения таможни — по нормам иностранного государства, в какое предпринята поездка.
Правильно оформляем командировку за рубеж
Для стран дальнего зарубежья не оформляют командировочное удостоверение. Суточные при однодневных деловых поездках за рубеж выплачивают в половинном размере. Иностранные подтверждающие документы следует переводить.
Оформляют ли командировочное удостоверение для стран дальнего зарубежья? – Нет.
Как выплачиваются суточные при однодневных деловых поездках за рубеж? – В половинном размере.
Надо ли переводить иностранные подтверждающие документы? – Да.