Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Трудовой договор.
- Закон не устанавливает требование вносить изменения при смене фамилии работника в трудовом договоре.
- Однако кадровики все же предпочитают вносить изменения, чтобы избежать спорных ситуаций в будущем.
- Чтобы внести новые сведения, необязательно менять трудовой договор полностью – достаточно оформить дополнительное соглашение, в котором будут указаны актуальные персональные данные работника.
Замена СНИЛС
- В двухнедельный срок с момента получения нового паспорта работником он должен получить новое страховое свидетельство СНИЛС в отделении пенсионного фонда.
- Законодательство оставляет право выбора работнику при замене СНИЛС: либо он обращается в ПФР самостоятельно, либо поручает это работодателю.
- В большинстве случаев получением нового СНИЛС занимается бухгалтерия, поэтому бухгалтеру важно не пропустить сроки подачи.
- Для получения СНИЛС бухгалтеру необходимо заполнить и подать в отделение фонда следующие документы:
- заявление на обмен страхового свидетельства (форма анкеты АДВ-2);
- опись документов (форма АДВ-6);
- старое свидетельство работника;
- копия паспорта работника.
Важно! В заявлении по форме АДВ-2 работник ставит свою подпись.
- В течение недели с момента получения готового свидетельства бухгалтер должен предоставить его работнику и отправить сопроводительную ведомость обратно в отделение фонда, которую он получил там одновременно с готовым свидетельством.
- Скачать бланк заявления АДВ-2.
- Скачать форму описи АДВ-6.
Загранпаспорт
Заграничный и внутренний паспорта действуют независимо друг от друга. Загранпаспорт оформляется для посещения других стран.
Граждане могут продолжать пользоваться заграничным паспортом с прежним именем при посещении безвизовых стран либо при наличии действующей визы.
Приказ о перемене фамилии работника: образец
Распоряжение руководителя составляется в произвольной форме. Унифицированного шаблона нет. В документе надо прописать старую фамилию и новые персональные данные.
Обязательно указываются реквизиты действующего паспорта, который был накануне получен работником в связи с изменением фамилии. Текст распоряжения утверждается руководителем предприятия и доводится под роспись сотруднику.
Как может выглядеть приказ на смену фамилии после замужества – образец:
Смена фамилии сотрудницы: заявление, приказ и запись в трудовой книжке
Сотрудница принесла в отдел кадров свидетельство о заключении брака и паспорт, в котором указана ее новая фамилия. Понятно, что начать надо с заявления о смене фамилии. Без этого документа не может быть кадрового приказа о перемене персональных данных в связи с замужеством.
Загранпаспорт
Загранпаспорт сразу менять необязательно, за ним стоит обращаться только после того, как на руках у гражданина окажется новый внутренний паспорт, в соответствии с приказом МВД РФ от 16.11.2017 №864.
Замена заграничного паспорта производится в том же месте, где и оформлялся первый документ.
Можно обратиться в орган МВД, имея старый загранпаспорт, копию и оригинал внутреннего паспорта, копию трудовой книжки, свидетельство о заключении брака, военный билет.
Новый заграничный паспорт старого образца обойдется гражданину в 2000 рублей, а за биометрический документ придется заплатить 5000 рублей государственной пошлиной. После замены паспорта придется заново получать и все визы.
Нужно или нет менять паспорт замужней женщине?
Замена главного гражданского документа после вступления в брак традиционна для большинства российских женщин. Так происходит благодаря другой устоявшейся традиции: принимать для будущей совместной жизни фамилию мужа. Но это вовсе не является обязательным.
Что нужно и как поменять паспорта после свадьбы?
Порядок действий при необходимости получить новый паспорт практически совпадает с тем, который проходят юноши и девушки в 14 лет. Обмен паспорта при смене фамилии после замужества нужно начать со следующего:
- Спланировать посещение представительства ответственного госоргана, ознакомиться с графиком работы.
- Прочитать условия предоставления услуги и минимальный перечень документов. Процедура регламентируется на госуровне, но иногда бывают региональные особенности, которые нужно учесть.
В п.13 «Положения о паспорте гражданина Российской Федерации» в полном объеме перечислены документы на смену паспорта в связи с замужеством. В перечень входят:
Дополнительные коррективы
При изменении личной информации после свадьбы, сотрудник обязан известить работодателя. Отдел кадров должен подготовить постановление и внести соответствующие корректировки в учетные документы:
Начальник отдела кадров должен знать, что прохождение одного сотрудника под разными фамилиями является нарушением. Если вовремя не поменять данные в учетной документации, сотрудник лишится больничных пособий, не сможет корректно оформить отпуск. Своевременный учет смены персональных данных прописан в должностных инструкциях отдела кадров.
В какие документы внести изменения на основании приказа об изменении фамилии
На основании приказа о смене фамилии сотрудника внесите изменения в следующие основные кадровые документы:
- трудовой договор;
- личную карточку;
- трудовую книжку.
Трудовой договор. Вопрос о том, нужно ли вносить поправки в договор, спорный. С одной стороны, данные о фамилии работницы не являются обязательными условиями трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Чтобы поменять фамилию сотруднице, не нужно согласовывать это с работодателем.
С другой стороны, при изменении условий трудового договора в дальнейшем в соглашении должна быть указана новая фамилия работницы. Чтобы избежать путаницы, будет логичным, если работодатель зафиксирует изменения данных документально.
Соглашение составляйте в произвольной форме (образец ниже).
Важно! Пропишите обязанность работника сообщать об изменениях в персональных данных в ПВТР или ином локальном акте и продублируйте это условие в трудовом договоре. Установите разумный срок для представления документов, которые подтверждают смену фамилии, например, три рабочих дня.
Личная карточка. Указания Госкомстата России в постановлении от 5 января 2004 г. № 1 по оформлению личной карточки требуют внести изменения в сведения о работнике и заверить их подписью сотрудника кадровой службы.
Поэтому действуйте по аналогии с тем, как вносят изменения фамилии в трудовую книжку. Прежнюю фамилию аккуратно зачеркните, сверху или рядом напишите новую.
Данные о документах, которые подтверждают смену фамилии, можно написать на свободном месте первого листа личной карточки или в разделе «Дополнительные сведения».
Трудовая книжка. На титульном листе зачеркните одной чертой прежнюю фамилию, чтобы запись оставалась читаемой. Сверху или снизу либо на той же строке, если есть место, напишите новую фамилию.
Приказ об изменении фамилии: основания
Человек меняет фамилию по разным причинам: возможно, прежняя была слишком труднопроизносимой, неблагозвучной или человек заменяет ее по религиозным соображениям.
Иногда мотивы могут быть иными, и гражданин не обязан их разъяснять. Но по большей части это дела семейные, замужество или развод, в связи с которыми женщина (а порой и мужчина) берет фамилию супруга или отказывается от нее.
Чтобы внести изменения в служебные документы, необходимо издать приказ.
Как и любое распоряжение руководства, этот документ должен иметь веские обоснования. Нельзя инициировать процедуру замены данных в документах, опираясь лишь на слова служащего. Для издания приказа об изменении фамилии директор, обычно через кадровика, запрашивает у работника следующие документы:
1. Заявление. Служащий обязан сам заявить об изменениях, произошедших в его жизни и попросить руководство заменить данные в его кадровых и бухгалтерских документах.
Заявление пишется в вольной форме, указывается старая фамилия и новая, в заключительной части перечисляются приложенные документы. Часто возникает вопрос, какую фамилию указывать в обращении.
Фактически у человека по документам уже новая фамилия, но ведь в компании он все еще числится под старой, так что верно будет использовать именно ее.
2. Паспорт с новыми данными плюс его копия.
Всех бумаг должно быть по две копии, они прилагаются к заявлению и передаются лично руководителю или в отдел кадров. Одна из них заверяется и вкладывается в личное дело, вторая будет подшита к приказу в качестве его основания.
Приступать к оформлению приказа можно исключительно при наличии всех документов. Возможно, с выдачей нового паспорта возникнет задержка, тем не менее, придется повременить, пока он не окажется на руках у работника, и тот не предъявит копию и оригинал для сверки.
Куда еще вносятся изменения в связи со сменой фамилии сотрудником
Документация, касающаяся каждой штатной единицы в компании, довольно обширна и важно не забыть ни одного документа, нуждающегося в правке, иначе возникнет путаница, затрудняющая кадровый учет, производственный процесс и трудовую деятельность конкретного работника. Как правило, образец приказа о смене фамилии уже содержит перечень документов, подлежащих редактуре. Он включает:
- Трудовую книжку. Правила хранения ТК (п.26) предусматривают эту процедуру. Важно производить ее аккуратно, учитывая значимость документа. Прежняя фамилия перечеркивается ровной линией, так, чтобы она оставалась читаемой, а новая вписывается чуть выше. На внутренней стороне обложки делается поясняющая запись, содержащая реквизиты приказа и заверенная подписью директора и печатью.
- Личную карточку Т-2.
- Личное дело. Также в него подшивается копия свидетельства о заключении/расторжении брака.
- Трудовой договор. Здесь ничего перечеркивать не нужно, правильнее любые правки в него вносить посредством составления допсоглашения, в котором прописывается дата смены фамилии, реквизиты приказа.
- СНИЛС. Предпочтительнее, если служащий сам обратится в ПФР с просьбой о замене свидетельства, но, если он доверяет этот вопрос компании, она обязана ему посодействовать, отправив в ПФР все необходимые документы – приказ и его обоснования.
- Банковскую карточку. Как правило, человек, меняющий фамилию, самостоятельно занимается заменой карты, но, если она выдавалась через предприятие, у которого заключен договор с банком-посредником, запрос на выдачу карты с новыми данными придется делать самой компании.
ИНН
Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) при изменении места жительства физического лица, а также при изменениях в сведениях о физическом лице не изменяется.
Об этом гласят подпункты 3.1 и 3.8 “Порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика при постановке на учет, снятии с учета юридических и физических лиц”, утвержденных приказом МНС России от 03.03.2004 № БГ-3-09/178.
Таким образом, при изменении данных физического лица сам номер ИНН не изменяется, но замене подлежит “Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации”, поскольку произошло изменение приведенных в нем сведений. При изменении фамилии замена Свидетельства о постановке на учет осуществляется налоговым органом по месту жительства. Если изменяется место жительства, замена Свидетельства о постановке на учет производится налоговым органом по новому месту жительства.
Какие документы надо менять после замужества
Документы, которые необходимо обновить после смены фамилии:
- российский паспорт;
- заграничный паспорт;
- СНИЛС;
- водительское удостоверение;
- медицинский полис;
- ИНН (при желании);
- банковские карты/счета;
- документы, связанные с образованием (за исключением дипломов и прочих документов об окончании образования);
- документы о праве собственности на автомобиль/данные в страховой организации.