Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок хранения кадровых документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Трудовой договор и список сотрудников, занятых на вредном производстве.
На первый взгляд трудно уловить общее в этих 2 документах. Трудовой договор представляет собой письменное соглашение между работником и работодателем, в котором определены основные обязанности и права сторон договора, указан режим труда и отдыха, обозначены условия оплаты, а также иные необходимые условия. Он оформляется индивидуально с каждым принятым на работу сотрудником и содержит подписи работника и директора.
Как правильно оформлять отношения с персоналом
Что нужно знать работодателю, чтобы на законных основаниях осуществлять создание и хранение кадровых документов в организации?
Оформление бумаг, отражающих отношения с работающим персоналом, должно базироваться на внутренних правилах, связанных с организацией труда и, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, закрепленных в следующих правовых актах:
- нормы внутреннего трудового распорядка;
- штатное расписание;
- трудовой договор;
- положение об оплате труда и премировании;
- график учета рабочего времени;
- приказ об отпусках;
- должностные инструкции.
На основании выуказанного, а также согласно Перечня документов, утвержденного Приказом Минкультуры РФ 25.08.10 №558 (в ред.от 16.02.2016) работник кадровой службы обязан вести правильный учет и обработку документации, относящейся к деятельности каждого работника:
- заключение трудового договора;
- прием на работу;
- перевод на другую должность;
- аттестация;
- премирование;
- предоставление отпусков;
- оформление командировок;
- увольнение.
Сроки хранения, определенные законом
В Перечне типовой управленческой архивной документации указано время хранения оформленных бумаг. Действительны эти сроки для всех учреждений независимо от того, воспользуются они государственными архивами или нет.
Условно вся зафиксированная информация, отражающая процесс работы предприятия, а также по личному составу, делится на три группы:
- постоянного хранения;
- долговременного – более 10 лет;
- кратковременного – менее 10 лет.
Передача бумаг постоянного и долговременного хранения в архив предприятия должна быть проведена в течение трех лет после окончания дела, связанного с документооборотом. Кадровые документы организаций, имеющие короткий срок хранения, в архив не передаются, а уничтожаются по специальному акту непосредственно в подразделениях компании.
Сам процесс хранения имеет два этапа: текущий и последующий.
Текущий, в свою очередь, можно также разделить на два шага:
- в процессе оформления – хранение должно осуществляться в предназначенных для этого папках с надписью: «На подпись», «К исполнению» и другими;
- полностью оформленные – со всеми необходимыми подписями и датами должны подшиваться в папку с делом, к которому они относятся.
Текущее хранение осуществляется в подлинниках и должно иметь специальное место, как минимум, сейф или шкаф с замком. За сохранность трудовых книжек, личных документов персонала отвечает руководитель, поэтому нельзя оставлять их без соответствующего надзора.
Правильное уничтожение документов
Уменьшение срока хранения по отношению к указанному в нормативных актах не допускается. По истечении установленного законом периода для некоторых бумаг необходимо провести экспертизу, которая покажет значимость документа на текущий момент.
Если документ ценен по каким-либо критериям, то срок его хранения продлевается. Для этого составляется соответствующий акт. Если в указанный срок документ не имеет значимости, то оформляется акт на его уничтожение с необходимой описью и выбором способа утилизации – на бумаго- перерабатывающей фабрике или шредированием.
Изменения в сроках хранения документов с 2020 года
Росархив уже подготовил документ с новыми сроками хранения всех документов в 2020 года. В нем закреплены существенные изменения по срокам. Теперь документацию в организации придется хранить дольше. Например, сроки хранения налоговых деклараций и счетов-фактур увеличился на целый год.
Обновленные значения сроков хранения документов в 2020 году выглядят следующим образом:
| Налоговые декларации, представляемые в ФНС по всем категориям налогов, сборов, взносов | 6 лет | 5 лет |
| Переписка с ФНС, в случае, если налогоплательщик не согласен с расчетами инспекторов | 6 лет | 5 лет |
| Счета-фактуры | 5 лет | 4 года |
| Образцы подписи материально ответственного лица | 5 лет Срок хранения исчисляется с момента смены материально-ответственного лица в учреждении |
Конкретный срок хранения устанавливался в учетной политике учреждения, но не менее 5 лет |
| Реестр сведений о доходах работников, которые работодатель представил в ФНС | 5 лет | 75 лет |
| График отпусков | 3 года | 1 год |
Текст изменений Росархива находится на рассмотрении. С проектом можно ознакомиться на официальном сайте по ссылке.
Сколько хранить бухгалтерские документы
Норматив по обеспечению сохранности бухгалтерской документации регламентирован в законе № 402-ФЗ. Так статья 29 закрепляет 5-ти летний срок хранения документов бухучета. Но при условии, что по отчетному периоду была проведена ревизия. Если же контрольных мероприятий еще не было, обеспечьте сохранность документации в архиве.
Но и в бухгалтерских формулярах есть исключения. Например, это касается финансовой отчетности. Бухгалтерский баланс и все приложения к нему следует сохранять постоянно, на протяжении всего периода деятельности фирмы. Аналогичное требование действует и в отношении аудиторских заключений, полученных по годовой бухотчетности.
Информация, входящая в состав личного дела работника
В личное дело работника входят все документы о работнике: трудовая деятельность, образование. Оно формируется в течение всей учебы или работы. С 2005 г. оформление личных дел является обязательным для государственных органов власти, для фирм это является добровольным делом.
На практике в работе организации концентрация всех сведений о работнике в одном месте позволяет упростить поиск информации в нужный момент, своевременное применение гарантий и льгот.Документы, собранные в одном месте, обеспечивают лучшую сохранность.
Документы в личное дело складываются по мере поступления. После приказа об увольнении, личное дело сотрудника отправляется в спецархив.
У государственных служащих передается через 10 лет нахождения в кадрах, у остальных – не более 3 лет. При подготовке к передаче в спецархив возможна группировка нескольких личных дел в наряд (прошить в одном деле).
На обложке личного дела указываем фамилию, имя, отчество сотрудника. Срок хранения личных дел работника ¾ века – 75 лет , руководителей – не уничтожаются.
Состав личного дела в законодательстве не определен. Его состав может быть прописан в инструкции по кадрам. Так как в них входит конфиденциальная информация они должны хранится в специально отведенных местах с доступом только у кадровой службы и руководителей (например, сейфах). Лучше систематизировать их в алфавитном порядке.
Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ
Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:
- перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
- закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
- в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.
Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.
Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).
Архивирование документов в организации образец
Но стоит ли доверять эту работу своим сотрудникам, не имеющим опыта профессиональной архивной деятельности? Тем более что всегда можно воспользоваться услугами профессиональной компании, одним из основных родов деятельности которой является архивная обработка документов. Профессиональная архивация документов дает возможность решить целый ряд проблем, которые связаны с сохранностью очень важных документов, организацией архивной работы, составлением описи документов и другими работами.
В первую очередь, архивные работы представляют собой упорядочение документов и подготовку их передачи во внеофисное хранилище.
Архивация документов представляет собой довольно сложный процесс, требует пристального внимания и наличия специальных знаний. Архивные работы должны выполняться сотрудниками, которые прошли специальное обучение в этой области.