Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление представительских расходов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Как оформить представительские расходы в 2020 году.
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ любые затраты, которые планируется использовать в целях снижения налоговой базы, должны быть подтверждены документально. В положениях ст. 264 НК РФ, в которой ПР определяются как отдельная категория затрат, равно как и в иных федеральных нормативных актах, не установлены перечни документов, посредством которых можно утверждать соответствующие расходы.
Оформляем представительские расходы: отчет
Отчет о ПР может включать информацию:
- о цели проведения бизнес-мероприятия;
- фактическом количестве посетителей;
- фактических затратах фирмы в рамках мероприятия;
- первичке, подтверждающей затраты, отраженные в отчете.
Мероприятия
При налогообложении можно учитывать представительские расходы. Документальное оформление в 2018 году при этом продолжает оставаться необходимостью. В эту категорию входят затраты на проведение следующих мероприятий:
Стоп-затраты
При налогообложении нельзя учесть такие статьи расходов:
Документальное оформление 2018
Чтобы подтвердить представительские расходы, оформление документов первичного учета необходимо для налогообложения. Туда входят все накладные и акты. Кроме этого, следует составлять отчет о прошедшем мероприятии, который утверждает руководитель компании. В отчете прописывают следующие пункты:
Проводя оформление представительских расходов, в документе необходимо указывать, были ли заключены в процессе какие-либо сделки с партнерами. Такой документ послужит подтверждением того факта, что все затраты были сопряжены с организацией представительского раута.
Отчет о представительских расходах
Отчет о представительских расходах и первичка по ним — это все документы, которые налоговики вправе запрашивать при проверке обоснованности и производственного характера данных затрат. Приказ о проведении мероприятия, программа, смета (предварительная и фактическая), акт по расходам больше не нужны. Такие разъяснения недавно выпустили чиновники Минфина России (письмо от10 апреля 2014г. №03-03-РЗ/16288).
Конечно, вы можете и дальше оформлять весь пакет документов, это не запрещено. Если же вы решите подтверждать представительские расходы только первичкой и отчетом, то рекомендуем сделать его максимально подробным. То есть все основные данные, которые ранее содержались в других документах, предусмотрите теперь в отчете. Составляют его в произвольном виде. Образец мы привели ниже. На каждое мероприятие всегда оформляйте отдельный отчет, даже если встречи проходят с одним и тем же контрагентом, но по различным вопросам и в разные дни. Этого всегда требуют инспекторы на местах.
Представительские расходы на командировку
К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты:
- на официальный прием и (или) обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;
- на транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
- на оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время представительских мероприятий.
К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Такие правила установлены пунктом 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.
Ситуация 4: Украшаем помещение для приема цветами
Любая компания желает произвести на своих контрагентов (особенно потенциальных) самое благоприятное впечатление. Поэтому в сметы расходов на организацию официальных приемов закладываются расходы на украшение помещений, где будут проходить встречи.
Налоговые органы считают, что такие затраты нельзя учесть при расчете налога на прибыль. В письме от 22.01.2004 № 26-08/4777 специалисты УМНС России по г. Москве указали, что расходы на приобретение цветов с целью оформления помещений организации для проведения официального приема лиц, участвующих в переговорах, не являются экономически оправданными. Поэтому такие затраты не могут признаваться расходами, так как не удовлетворяют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ.
Судебная практика по данному вопросу неоднозначна.
Так, ФАС Волго-Вятского округа в постановлении от 15.03.2006 № А29-1822/2005а занял позицию контролирующих органов и признал экономически необоснованными расходы организации на покупку цветов для оформления кабинета, в котором проводились переговоры. Арбитры указали, что Налоговый кодекс не содержит ограниченного перечня представительских расходов. Но при решении вопроса об отнесении спорных затрат к представительским расходам прежде всего следует исходить из их экономической оправданности. Однако компания не смогла доказать экономическую обоснованность расходов на приобретение цветов, использованных для украшения места проведения переговоров.
В судебной практике есть решения и в пользу налогоплательщиков. Примером может служить постановление ФАС Московского округа от 03.09.2010 № КА-А40/10128-10. В этом деле также рассматривался спор о правомерности учета для целей налогообложения прибыли расходов на приобретение букетов цветов и цветочных композиций для проведения официальных приемов.
Маленькие радости
Расходы на сувенирную продукцию не указаны в Налоговом кодексе в составе представительских расходов. Можно ли их учесть как таковые? Согласно пп. 22 п. 1 ст. 264 НК к «представительским» относятся расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества.
Как уже было отмечено, законодатель предусмотрел закрытый перечень расходов для признания их в налоговом учете при налогообложении прибыли. Сувенирная продукция в этом перечне отсутствует.
Этими нормами и руководствуется Минфин России (Письмо от 16 августа 2006 г. N 03-03-04/4/136) и не рассматривает расходы на сувенирную продукцию для целей налогообложения прибыли.
Противоположна позиция контролирующих органов, и она изложена в Письмах УФНС России по г. Москве от 30 апреля 2008 г. N 20-12/041966.2, ФНС России от 25 апреля 2007 г. N ШТ-6-03/348@ и МНС России от 16 августа 2004 г. N 02-5-10/51.
Не договорились
К сожалению, деловые встречи не всегда заканчиваются заключением выгодного контракта. Если затраты на переговоры не дали положительного результата, можно ли их учесть как представительские? Со стороны контролирующих органов нередко возникают претензии к организациям, осуществляющим представительские расходы и не предъявляющим контролерам положительных результатов встреч.
Налоговый кодекс не ставит право отнесения на себестоимость представительских расходов в зависимость от достижения конкретного результата переговоров.
Аналогичную позицию поддерживают и судебные органы. В Постановлении ФАС Поволжского округа от 22 — 29 марта 2005 г. N А12-18384/04-С36 арбитры признали, что результаты переговоров, подписанные договоры и соглашения, программа мероприятия, а также перечень решаемых вопросов, на отсутствие которых ссылается налоговый орган, не относятся к первичным учетным документам и их наличие не является обязательным условием для подтверждения налогоплательщиком фактически произведенных затрат.
Расходы на проживание представителей других организаций
Представительские расходы (ПР)– термин из Налогового кодекса. Их нормы приводятся в пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. Определение представительским расходам дается исходя из этих норм. Представительскими будут считаться траты на официальный прием, сопровождение и сервис для уполномоченных лиц других компаний, а также тех, кто намеревается присутствовать на заседании совета директоров, правления или других руководящих органов.
- Место проведения. Не является значимым, где именно организован прием: в помещении фирмы или в баре либо ресторане. Исключения составляют развлекательные заведения другого формата – к ним ПР не относятся.
- Время проведения. Рабочее время, вечернее, выходной ли день выбраны для даты мероприятия, расходы все равно остаются представительскими.
- Статус участников. К участникам-контрагентам относят как физических, так и должностных лиц, ими могут быть не только представители руководства других фирм, но и клиенты.
- Результат встречи. Не имеет значения также исход представительского мероприятия. Было ли принято положительное решение о сотрудничестве, заключены договора, или же участники разошлись ни с чем, средства на мероприятие были потрачены и могут быть признаны.
- Количество участников также не определяет представительские расходы. Этот фактор может повлиять только на размер трат, но если он не выходит за установленную норму, значения этот показатель не имеет.
В НК РФ обозначены особые категории расходов, которые с точки зрения налогообложения правомерно счесть представительским. К ним относятся следующие траты:
- Оплата организации официального мероприятия по приему гостей из других фирм. Таким мероприятием может быть:
- завтрак;
- обед;
- выездное заседание.
- приказ или распоряжение руководителя фирмы об осуществлении представительских расходов;
- смета соответствующих расходов;
- отчет об осуществлении представительских расходов.
- актами о списании расходов;
- программами официальных мероприятий;
- договорами со сторонними хозяйствующими субъектами на оказание услуг в целях проведения официальных мероприятий.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Затраты на продукты и алкоголь также включены в эту группу затрат.
Расходы на спиртные напитки
До недавнего времени налоговые органы не разрешали относить к представительским расходы на алкогольную продукцию, закупленную для проведения официального приема. Примером могут служить письма региональных налоговых органов: Письмо УМНС г. С.-Петербурга от 07.03.2003 N 02-05/4803, Письмо УМНС по Московской области от 10.03.
Документы для подтверждения представительских расходов
Также Минфин в указанном письме рекомендовал удостоверять корректность цифр в отчете первичкой.
В более свежем письме от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288 Минфин значительно сократил указанный перечень, разрешая фирмам подтверждать представительские расходы только отчетом и первичкой.
При этом в письме ФНС от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852 приводится мнение, что в целях подтверждения расходов достаточно (не считая первички) любых документов, которые удовлетворяют критериям ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
На практике же в целях минимизации налоговых рисков в комплект подтверждающих представительские расходы документов фирмы чаще всего включают именно те, что утверждены приказом от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807, а также дополняют их:
В случае если официальные мероприятия проводятся регулярно, порядок их проведения имеет смысл регламентировать внутрикорпоративным положением о представительских расходах. Порядок его применения не рассматривается Минфином и ФНС: использование этого приложения предусмотрено только отраслевыми правовыми актами (такими как приказ РЖД от 26.02.2006 № 46). Но на практике многие организации применяют данный источник.
Изучим его специфику подробнее.
1. Содержащим общие положения о документе, его предназначении.
2. Устанавливающим термины и понятия, используемые в документе.
3. Раскрывающим цель осуществления учитываемых расходов.