Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровый аудит. Аудит кадрового делопроизводства». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Когда обращаются за услугами кадрового аудита.
Независимая экспертиза кадровых процессов становится актуальной в таких ситуациях как:
- Оптимизация порядка управления коллективом организации
- Установление нормального количества управляющих и исполняющих сотрудников
- Уменьшение временных затрат, которые требуются для решения поставленных задач и принятия решений
- Устранение лишних информационных потоков, замедляющих профессиональную деятельность работников организации
- Автоматизация некоторых бизнес-процессов, требующих оперативной обработки и управления
- Грамотная оценка способностей, личностных и профессиональных качеств персонала
- Снижение нагрузки в соответствии с возможностями и опытом работников
- Рациональное распределение обязанностей между специалистами разного профессионального профиля и квалификации
- Повышение уровня работы внутренней кадровой службы компании, где организуется эффективная деятельность с планированием всех этапов работы
- Формирование дружного, коммуникабельного коллектива и развитой корпоративной культуры
- Вовлечение сотрудников в ценности фирмы, повышение мотивации персонала
- Установление комфортного рабочего микроклимата
- Устранение и профилактика конфликтов с органами трудовой инспекции
- Приведение организации в соответствие с последними поправками в отечественное законодательство
- Сохранение деловой репутации субъекта экономических отношений, предотвращение начисления серьезных штрафов и применения других видов административных наказаний
- Эффективная подготовка к прохождению государственной проверки
- Смена руководства кадрового отдела, генерального директора юридического лица
Зачем требуется кадровый аудит
Выделяют несколько целей проведения аудита кадрового потенциала:
- Подготовка компании к инспекционной проверке на предмет соблюдения предписаний миграционного, трудового, страхового, налогового, пенсионного, архивного законодательства
- Повышение уровня профессионализма специалистов кадровой службы компании
- Подготовка действенного плана, направленного на исправление допущенных нарушений
- Объективная оценка и анализ состояния кадровых документов
Проведение и результат
Кадровый аудит охватывает очень большой объем документов и информации. Проверяется все, что связано с персоналом: трудовые договора, книжки, условия работы, оплата труда, отдых, переводы и прочее. И это отнимает много времени и сил у комиссии, назначенной руководством (или сторонних аудиторов). Поэтому можно кадровый аудит проводить двумя способами.
Польза для фирмы
Аудит кадровой политики дает огромный положительный эффект компании. Именно после его проведения можно быть уверенным в том, что вся документация оформлена в соответствии с последними изменениями, принятыми в законодательстве.
Это повышает доверие работников к руководству. Они могут быть спокойны за то, что они защищены законом и могут не опасаться каких-либо проверок. То же относится и к фирме.
Также аудит кадровой документации дает гарантию того, что при возникновении спорных ситуаций и решении их в судебном порядке у компании не возникнет дополнительных проблем и штрафов за нарушения при оформлении. Это не только экономит деньги владельца, но и поддерживает его репутацию как ответственного работодателя.
Для чего нужен
Услуга кадрового аудита нужна, чтобы подготовить отчетность к проведению инспекций. Даже небольшое отклонение от локальных нормативных правил влечет за собой ответственность за нарушение пенсионного, миграционного, трудового, архивного законодательства. Проверки используются для комплексной оценки работы службы HR. Это обеспечивает контроль над ее уровнем квалификации, возможность направлять отдельных специалистов на переподготовку, обучение, повышение квалификации.
Цели, задачи проведения
Во время анализа определяется кадровый потенциал отдельных специалистов в соотношении с их квалификационными возможностями. Проверка работы HR службы помогает оптимизировать дальнейшие расходы предприятия. Правильный подход позволяет выявить сотрудников с низким коэффициентом эффективности работы. Кадровый аудит проводится для того, чтобы:
- убедиться в соответствии документов по кадровому делопроизводству требованиям действующего законодательства;
- исключить риски наложения штрафных санкций из-за нарушений миграционного законодательства;
- определить, какая стратегия развития предприятия будет оптимальной (проанализировав состав сотрудников).
В каких случаях целесообразно провести кадровый аудит предприятия?
Указанная процедура проверки может проводиться без явных поводов, однако чаще всего основаниями для нее являются:
- Внесение изменений в трудовое законодательство. Например, это касается случаев введения новых законов, устанавливающих дополнительные обязанности, процедуры, документы.
- Смена руководителя службы отдела кадров либо иного лица, занимающегося кадровой работой в организации. В этом случае целесообразно предоставить новому начальнику кадрового подразделения информацию о том, какую работу требуется провести в будущем.
- Необходимость оптимизации функционирования кадровой службы, проверки правильности и эффективности ее деятельности. Аудит в этом случае проводится, если есть сомнения в правильности работы кадровой службы. Например, он целесообразен в ситуации, когда организация в ходе очередной проверки со стороны контролирующих органов была привлечена к ответственности за нарушения в сфере трудового законодательства.
- Наличие информации о предстоящей проверке со стороны контролирующих органов. Аудит при этом проводится с целью предотвратить возможные штрафы и не допустить вынесения предписаний в адрес организации.
- Смена руководителя компании. Проверка проводится для того, чтобы новое руководство обладало информацией о положении дел в кадровой службе.
плана проведения аудита в отделе кадров, образец положения, в котором он отражен
Как правило, план проведения аудита закрепляется в соответствующем положении, которое утверждается руководителем организации (директором, генеральным директором, президентом и т. д.).
В положении об аудите отражаются следующие сведения:
- информация о том, кем и когда утвержден документ;
- наименование документа;
- общие положения, содержащие данные о задачах аудита и назначении документа;
- сфера проведения аудита;
- порядок проведения аудита;
- заключительные положения, определяющие порядок вступления положения в силу и срок его действия.
Образец плана проведения кадрового аудита, закрепленного в положении об аудите, можно скачать здесь (пример плана находится в разделе 2 «Сфера проведения кадрового аудита»):
Скачать образец
Кадровые журналы, ведение которых обязательно
|
Наименование |
Комментарии |
Ссылка на |
|
Книга учета |
Должны быть пронумерованы, прошнурованы и |
Постановление |
|
Приходно- |
Если трудовая книжка выдается работнику |
Постановление |
|
Журнал учета |
Должен быть прошит, пронумерован и |
Закон N 294-ФЗ, |
Похожие публикации
Сколько цифр в ИНН физического и юридического лица
Методы кадрового аудита
Все методы можно разделить на три группы, в зависимости от направления кадрового аудита:
- Организационно-аналитическая. Подразумевает под собой проведение проверки всей документации, которая должна быть на предприятии. Проверяющие выявляют недостающие документы и ошибки в тех, которые ведутся.
- Экономическая. Проводится проверка на предмет соответствия предприятия экономическим и социальным показателям. Например, сравнивается средний уровень заработной платы, начисляемой работникам организации, со средним показателем по региону. Для сравнения могут браться и отдельные отрасли деятельности предприятия. Также здесь могут учитываться такие показатели как травматизм, текучесть кадров, условия труда и т.д.
- Социально-психологическая. Проводится путем опроса и анкетирования работников предприятия. Методы, относящиеся к этой группе, призваны выявить уровень мотивации сотрудников, эффективность системы премий и прочих поощрений, но при этом следует помнить, что на достоверность результатов может влиять человеческий фактор.
Деление всех методов, используемых при проведении аудита, на группы, весьма условное.
Этапы проведения кадрового аудита
Весь процесс проведения аудита можно разделить на три этапа:
- Решение организационных вопросов. На этом этапе принимается решение о том, кто будет проводить проверку: специально нанятые профессионалы, либо организация проведет кадровый аудит своими силами. Также определяются цели и задачи, которые будут решены в ходе проверки.
- Непосредственное проведение аудита. Проводится проверка по всем выбранным направлениям. Это основной этап, от тщательности его проведения зависит конечный результат и последующее ведение кадрового блока в организации.
- Составления акта по результатам проверки. Комиссия делает выводы по полученным результатам: какие ошибки выявлены, каких документов недостает, какие положения законодательства нарушены. Также в конце акта даются рекомендации по устранению выявленных недостатков.
Приведение в порядок документации и всех кадровых вопросов может быть также поручено комиссии.
Аудит кадровых процессов подразумевает под собой проверку работы предприятия на соответствие трудовому законодательству и социально-экономическим показателям. Проведение аудита проводится по решению руководства предприятия, на законодательном уровне это не предусмотрено.