Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Право подписи первичных документов: приказ или доверенность». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
В каких случаях наделяют правом подписи.
Руководитель компании или иное лицо, имеющее право визировать документы, вправе передать полномочия на это другим сотрудникам.
Делегирование требуется в следующих случаях:
- передача полномочий заместителю в отсутствие директора;
- начало работы стажера;
- необходимость визирования большого количества документов (договоры, счета-фактуры, отчеты по взносам и т. д.);
- временная смена кадров на рабочих местах.
ВАЖНО! Чтобы передать два или более различных возможностей на подписание документов, требуется издать столько же распоряжений.
На право визирования первичных документов
Согласно первому пункту ст. 9 закона федерального значения «О бухгалтерском учете» к первичной относится документация, с помощью которой оформляется хозяйственная деятельность предприятия. Перечень основных из них:
- накладная отчетность по поступившему товару;
- акт о приеме и передаче имущества или товаров;
- квитанции и отчеты по расчетам зарплат сотрудников;
- свидетельство о наличии объектов, находящихся на балансе основных средств компании;
- кассовые бумаги и т. д.
Правом визирования указанных документов обладают директор организации и члены совета, а также некоторые сотрудники (работник склада, передавший товар, водитель-экспедитор, принявший его на транспортировку и т. д.).
ВНИМАНИЕ! Другое лицо, не имеющее возможность визировать документы, может получить возможность подписывать их на основании изданного распоряжения об этом.
Образец приказа на право подписи первичных документов можно скачать по ссылке.
Приказ на право подписи первичных документов
Приказ оформляется руководителем на определенных должностных лиц, трудящихся в компании, и действует все время, пока они являются работниками компании. Таким образом, можно выделить несколько отличий доверенности от приказа:
- доверенность оформляется на определенное физлицо, а не на работника, занимающего определенную должность в компании;
- доверенность выдается обычно на конкретно определенный срок (например, на год);
- доверенность может быть выдана на физлицо, не состоящее в трудовых отношениях с компанией, тогда как действие приказа распространяется на сотрудников компании.
Форма приказа на право подписи первичных документов законодательно не утверждена, компания может составить данный документ самостоятельно. В приказ целесообразно включить следующую информацию:
- ФИО сотрудников;
- должности сотрудников, которые наделяются правом подписи документов;
- приказ может содержать конкретный перечень документов.
Факсимильная подпись на первичных документах
Некоторые руководители полагают, что наделять правом подписывать документы работников необязательно – можно просто использовать факсимиле вместо собственной подписи. Согласно гражданскому кодексу, использовать факсимиле можно в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Однако использование факсимиле именно на первичных документах – вопрос спорный: контролирующие органы считают, что использование факсимиле при оформлении первичных документов неправомерно.
Несмотря на то, что были случаи, когда судебная практика доказывает противоположную точку зрения в данном вопросе, тем не менее, если вы не хотите возникновения спорных моментов, факсимиле лучше не использовать.
Когда стоит просить контрагента переделать документы
На практике вы можете столкнуться с разными ситуациями, когда из-за подписей в документах списывать расходы или принимать НДС к вычету явно опасно. Эти рискованные случаи мы перечислили ниже. Тут лучше не рисковать и попросить поставщика заменить документы.
Подчеркнем, что покупатель одинаково рискует и когда документы поставщика подписали работники, не наделенные такими полномочиями, и когда на документах — факсимиле вместо живой подписи.
Кстати, чиновники против факсимиле — как в первичных документах, так и в счетах-фактурах. Об этом, например, письмо Минфина России от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33. Арбитражная практика на этот счет противоречива.
Так, например, судьи ВАС РФ в определении от 12 сентября 2011 г. № ВАС-12001/11 подчеркнули, что глава 21 Налогового кодекса РФ не уточняет, как именно подписывать счета-фактуры.
А значит, допускаются факсимильные подписи.
В то же время есть и арбитражная практика в пользу налоговиков. Причем некоторые судьи рассматривают факсимильные подписи как признак того, что покупатель при выборе поставщика не проявил осмотрительности. И потому инспекторы обоснованно сняли расходы. Такой вывод содержит постановление ФАС Северо-Западного округа от 14 сентября 2010 г. № А66-9259/2009.
Образец приказа о праве подписи первичных документов
Договор, счет, товарная накладная, счет-фактура — наиболее распространенные официальные бумаги первичного бухгалтерского учета. Перечень открыт: администрация может его расширить, закрепив другие формы в учетной политике.
Первичка в первую очередь подтверждает факт совершения хозяйственной операции. И она же выступает основанием для отражения операций на счетах. Оформляется при совершении факта или после окончания операции.
Сбор образцов
На сегодняшний день нет ни одного законодательного акта, который бы выдвигал требование о необходимости проведения проверки подписи контрагента. Но несмотря на данный факт, все чаще осмотрительные руководители коммерческих организаций требуют от всех своих контрагентов специальные образцы подписей, принадлежащие лицам, что несут прямую ответственность за подписание первичной документации, а также счетов-фактур.
В качестве подобных образцов может выступать копия паспорта, копия пластиковых банковских карточек с подписью владельца или же доверенность, где будет указана подпись уполномоченного лица. В иной ситуации, если компания не решится запросить такие документы, ее может ждать возникновение определенных неприятных последствий.
Зачем это нужно
Приказ на перечень лиц имеющих право подписи первичных документов обычно составляется в следующих случаях:
| Когда самостоятельно исполнительный орган | Или же иное уполномоченное лицо не имеет возможности просматривать все первичные документы |
| Существует несколько структурных подразделений | Финансовая и хозяйственная деятельность ведется отдельно |
| Структурное подразделение | Находится на большой удаленности |
| Главный бухгалтер или же иное лицо | Физически не успевает справляться с подписанием первичных документов по причине их количества и иным |
Также следует помнить о некоторых существенных нюансах, связанных с формирование первичных и других документов.
Порядок формирования документа
В первую очередь следует определиться, есть ли вообще необходимость в составлении данного документа.
Сегодня требуется составлять такой документ в следующих ситуациях:
| Если необходимо составлять документацию | Требующую наличие подписи руководителя предприятия |
| На руки рядовому сотруднику выдаются предметы | Имеющие определенную материальную ценность |
| Часто осуществляется подписание документов | Которые входят в общий документооборот фирмы |
Непосредственно сам алгоритм оформления данной документации выглядит следующим образом:
| Разрабатывается специальная форма приказа | Она должна утверждаться во внутреннем документообороте |
| Приказ | Составляется в соответствии с разработанной ранее формой |
| В него вносятся все лица | Которые по той или же иной причине должны иметь право на подпись соответствующих документов |
| После составления и заполнения приказа | Отправляется на подпись непосредственно руководителю предприятия или же главному бухгалтеру, иному исполнительному органу |
Данный приказ может быть двух видов:
- срочный;
- бессрочный.
В первом случае в тексте приказа будет обозначена дата, до момента наступления которой он будет действителен.
Образец приказ на право подписи главного бухгалтера
Раньше не подписанные главбухом денежные и расчетные документы считались недействительными и не принимались к исполнению. С принятием ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402 ситуация изменилась. Согласно ст. 73, ведение бухгалтерского учета должно быть возложено руководителем на главного бухгалтера. Альтернативные варианты — другой сотрудник и сторонний бухгалтер. Допускается ведение бухучета руководителем лично, если речь не идет о кредитной организации.
Как отозвать право подписи
Ранее изданный акт отменяется путем издания нового — отменяющего. В нем необходимо указать:
- какой акт отменяется;
- с какой даты;
- графа для ознакомления.
Информирование уполномоченного лица об отмене — это обязательное условие. Расписаться такое лицо может как на самом приказе, так и на отдельном листе ознакомления.
Доверенность, оформленная на бланке организации, аннулируется распорядительным документом руководителя. Нотариально оформленная — нотариусом. Условие об информировании обязательно, как и в случае с отменой.
Регламент
Образцы первичных документов утверждаются Госкомстатом, Министерством финансов и законом о бухгалтерском учете. Также выходят региональные требования и положения. Самым главным законодательным актом, регламентирующим работу бухгалтера, является 402-ФЗ. Ст. 9 подробно расписывает правила ведения документации.
Законодательными органами чуть ли не ежеквартально выпускаются очередные поправки к существующим положениям, новые нормативно-правовые акты, публикуются изменения в ведении учета и отчетности.
Реквизиты документов
Законодательством предусмотрены обязательные реквизиты первичных документов, которые должны указываться организацией.
Их наличие определяет, учтутся ли документы в итоговой отчетности при вычете сумм из налогооблагаемой базы, принят ли будет факт совершения хозяйственной операции, не будет ли претензий у ФНС в отношении легальности операций.