Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать, если вешают недостачу?». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Что такое недостача при инвентаризации.
Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.
Нехватка ТМЦ – это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс – перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.
Еще одна особенность при данном процессе – указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.
В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком – владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.
К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки. Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее. Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.
Как списать недостачу при инвентаризации
Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий – нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.
Есть определенные заранее нормативы, они же называются – издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример – в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.
И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность – это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.
Особенности взыскания
Следует иметь в виду, что ответственность с продавцов не снимается даже в том случае, если они не подписывали договор о полной ответственности. Но при этом работодатель должен доказать нарушения со стороны сотрудника.
Если факт утраты товара выявлен и подтверждён документами, спор между работодателем и работником можно разрешить на добровольных началах. А вот отказ сотрудника возмещать убытки приводит к обращению работодателя в судебные инстанции.
Документальное оформление нарушения включает в себя такие этапы:
- По инициативе руководителя проводится ревизия. Её результаты фиксируются в специальных актах.
- У сотрудника, который допустил недостачу, просят объяснительную записку. Также дополнительно работодатель может собрать докладные записки у других работников.
- Руководитель в письменной форме просит сотрудника возместить убыток, нанесённый магазину.
- Если работник отказывается это сделать, составляется отдельный акт. На этом этапе работодатель вправе подать исковое заявление в суд.
- Для рассмотрения в суде важно представить грамотно составленный акт, фиксирующий результаты ревизии (инвентаризации), а также бухгалтерские документы с указанием первичной стоимости товаров. Кроме того, в суд передаётся переписка с сотрудником (письмо с просьбой возместить обнаруженную недостачу).
- Принудительное взыскание с размеров месячного оклада производится в соответствии с приказом руководства либо согласно судебному постановлению. Приказ издаётся не позднее одного месяца с момента проведения ревизии.
Когда может возникнуть недостача
Все понимают, что поскольку при приеме на работу никто не знает, что собой представляет человек, достаточно ли он квалифицирован в своей профессии и добросовестный в исполнении обязанностей, то самый большой риск понести убытки в торговых точках именно от нечестного на руку сотрудника или халатно относящегося к своим обязанностям.
Но не всегда причины недостачи и соответствующие убытки кроются в махинациях или других осознанно совершенных, подлежащих уголовному наказанию действиях работника (например, воровстве).
Довольно часто при учете товара:
- не отработан механизм различных акций по снижению цен на товары.
То есть, продавец по документам получает товар по одной цене, через время делается уценка, какую забывают учесть при проводимой инвентаризации;
- невнимательность при приеме оплаты за купленный товар (чисто механическая ошибка кассира может привести к недостаче вырученных средств за проданный товар);
- ошибки при ведении бухгалтерской документации, когда своевременно не списываются товары, изъятые из продажи на нужды магазина или имеющие дефекты при изначальной их поставке, утратившие целостность из-за неправильного или долговременного хранения (например, свежая копченая колбаса или рыба весит больше, чем полежавшая несколько дней и подсохшая);
- возможны просто ошибки при пересчете товара продавцом, проводившем инвентаризацию (вместо 213 бутылок шампанского, сбившись при подсчете, сотрудник насчитал 211 штук);
- допускаются ошибки, в конечном итоге приводящие к тому, что в результате проверки выявляют разницу между оставшимся товаром в сумме с полученной выручкой от продажи и изначально поставленным товаром:
- неотраженный товар, который не был списан должным образом из-за просрочки возможности его реализации;
- недоучет новых поступлений, хранящихся в складских помещениях;
Непредвиденные обстоятельства
Предположим, что в строительной фирме сгорела бетономешалка, стоимостью 15 000 рублей. Начисленная амортизация составила 2 500 руб, виновные пожара не установлены.
В отчётной документации это отображается следующим образом:
- Дебет 94/Кредит 01 — 15 000 первоначальная стоимость оборудования;
- Дебет 02/Кредит 01 — 2 500 начисленная амортизация;
- Дебет 91-2/Кредит 94 — 15 000 величина недостачи.
Если виновных нет
В таких случаях, недостача сопрягается с финансовым результатом и отражается в отчётной документации.
Правила бухгалтерского учёта недостачи
Отображаются недостачи на счёте 94. Списание происходит по себестоимости, при этом учитываются накладные расходы, связанные с недостающей продукцией. Например, транспортировка к местам складского хранения.
Учет недостач при инвентаризации: счет 94
Суммы зафиксированных по итогам проверок недостач в бухучете фиксируются по дебету счета 94 с кредита счетов учета основных средств (01), материалов (10), товаров (41), денег в кассе (50), незавершенного производства (08) и др. Сумма недостачи активов, выявленная при инвентаризации, отражается исходя из вида недостающего имущества. Так, нехватка:
- ОС – учитывается по остаточной стоимости (на отдельном субсчете, к примеру, 01/2 по дебету учитывают первоначальную стоимость выбывших активов, по кредиту – сумму начисленного износа, сальдо отражает остаточную стоимость);
- ТМЦ и складской продукции – по себестоимости;
- денег, неустановленного оборудования и финансовых вложений – по сумме реальных убытков;
- по имуществу, утраченному в предыдущих годах или тому имуществу, учет недостачи которого, согласно учетной политике компании, следует вести по ценам, действующим на рынке – по рыночной стоимости.
Как отразить недостачу при инвентаризации: примеры
При завершении отчетного года в фирме проведена инвентаризация имущества, по итогам которой установлена недостача:
- станка фрезерного первоначальной стоимостью 500 000 руб. и с начисленной амортизацией 460 000 руб.;
- ТМЦ на сумму 60 000 руб. (в т.ч. ЕУ – 12 000 руб.);
- Готовой продукции на 84 000 руб.;
- Дизтоплива на сумму 76 000 руб. по учетным ценам. Согласно учетной политике, недостачу топлива в компании удерживают по рыночной стоимости (90 000 руб.).
Что такое недостача
Важно! Под недостачей понимают выявленную при полном или частичном пересчете какой-либо группы товаров разницу между данными бухучета и фактическим остатком на текущий момент времени.
Основным документом, регламентирующим порядок действий при инвентаризации является распоряжение Минфина № 49. Согласно данного документа, первоначальными действиями инвентаризационной комиссии при получении результатов являются:
- Установить степень ответственности каждого причастного лица.
- Истребовать дебиторскую задолженность, которая находится под сомнением, осуществить перевод незавершенного бартера и имеющихся долгов.
- Составить опись ценностей, признанных непригодными, либо неподлежащими восстановлению.
- Выявить причины излишков или недостачи.
- Получить пояснения по факту недостачи.
Недостача при инвентаризации: что делать
Все дальнейшие действия после выявления недостачи будут зависеть от того, есть ли виновные лица или нет. Все действия работодателя и работников предусмотрены законодательными и иными нормативными документами. Если виновных лиц нет или вина их не доказана, то выявленная при инвентаризации недостача списывается по соответствующим счетам как финансовые результаты.
Действия работодателя при выявлении недостачи
При выявлении недостачи действия продавца будут следующими:
- Потребовать от работников написать объяснительную по факту недостачи ценностей. Если работник уклоняется от дачи объяснений, то нужно составить соответствующий акт отказа, согласно требованиям ТК РФ.
- Взыскать с работников недостачу. Сделать это можно только в течение месяца с момента вынесения результатов инвентаризации. После этого срока взыскание можно применить только в судебном порядке. распоряжение о взыскании работодатель может дать в размере, не превышающем среднемесячную зарплату. Если необходимо взыскать сумму в больших размерах, то сделать это можно только через суд.
Погашение недостачи — порядок
После того как комиссией будет установлена вина конкретного работника с него берётся выполненное в письменной форме объяснение. В данном объяснении виновный субъект должен отразить причины, по которым произошло нанесение ущерба организации.
В том случае, если виновный субъект отказывается предоставлять объяснение, или же пытается в той или иной форме уклониться от его предоставления комиссия должна зафиксировать данный факт в соответствующим образом составленном акте.
После того, как комиссией будет проведена проверка и установлен факт недостачи, а также даны рекомендации что делать, работодатель основываясь на последних, должен издать распоряжение об удержании суммы недостачи с субъекта, который признан виновным в её возникновении. Согласно положениям современного трудового законодательства, размер удержаний не должен быть больше размера среднемесячного заработка виновного субъекта.
С упомянутым распоряжением виновный работник должен быть в обязательно порядке ознакомлен под роспись. Кроме того данное распоряжение должно быть издано работодателем в срок, не свыше одного месяца с момента установления размера нанесённого организации и работодателю ущерба материального характера.
После того, как упомянутое распоряжение будет доведёно до сведения виновного работника, последний обязан осуществить погашение недостачи в размере, не превышающем величину его среднемесячной зарплаты путём непосредственного внесения упомянутой суммы в кассу организации.
Бюджетный учет
Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Минфина России от 10 февраля 2006 г. (далее — Инструкция N 25н), предусматривает не так много проводок, которые должен сделать бухгалтер при обнаружении недостачи имущества. Во-первых, ему следует списать утраченный объект:
Дебет 0 401 01 172
«Доходы от реализации активов»
Кредит 0 100 00 000 (по аналитике)
«Уменьшение стоимости нефинансовых активов».