Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сколько и где хранят архивы документов после ликвидации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Сроки хранения документов после ликвидации ООО.
Согласно законодательству выделяются три вида документов, связанных с деятельностью организации:
- Документы постоянного хранения.
- Документы длительного хранения. Они содержат информацию по сотрудникам ликвидируемой организации и должны оставаться нетронутыми в течение 75 лет.
- Документы временного хранения. Их срок составляет не более 10 лет.
Первая группа включает в себя документы, несущие информацию о получении прибыли, предпринимательской деятельности ООО. Они передаются в Архив в обработанном виде. К ним относят:
- Приказы, связанные с деятельностью фирмы, журнал об их регистрации.
- Структура ООО, расписание работы.
- Документы, посвященные ценообразованию.
- Акты уничтожения документов.
- Внутренняя бухгалтерия организации: отчеты, декларации и пр.
- Договоры об оказании услуг, выполнении работ, проведении сделок.
- Устав.
Ко второй группе относятся:
1. Дела по личному составу в трех экземплярах на бумажном носителе и одна электронная версия.
Данные документы включают в себя:
- Приказы об увольнении, приеме на работу и переводу сотрудников организации.
- Личные дела на каждого сотрудника, документ формы Т2.
- Трудовые договора, журналы регистрации трудовых книжек.
- Документ о заработной плате, расписании, переработках и прочих штатных моментах.
- Ведомости о получении расчета сотрудниками, их доходе.
- Акты об авариях, травмах, полученных на производстве.
2. Историческую справку.
Существуют определенные правила оформления исторической справки. В ней допускается использование только прямого порядка слов в предложении (во избежание двусмысленности при трактовке), ее оформление осуществляется на титульном листе организации при наличии такового.
Где хранятся документы после ликвидации фирмы?
Возникает вопрос: а где именно хранить документы, если фирма, их использовавшая, ликвидируется?
Документы, задействовавшиеся в хозяйственной деятельности фирмы, могут передаваться после ее ликвидации на хранение:
- В вышестоящую организацию (если она имеется и продолжает вести свою деятельность).
В этом случае порядок передачи документов ликвидируемого ООО на хранение устанавливается в рамках частных договоренностей между двумя структурами.
- В архив муниципалитета или государственный архив.
В этом случае между ответственными лицами ликвидируемого ООО (либо иными, которые имеют установленные правомочия) и архивной организацией заключается договор (как правило, на коммерческой основе) на обеспечение хранения документов.
Передача документов в архив
Чтобы бумаги отправились в архив, необходимо заключить договор. В договоре прописывается, кто будет заниматься подготовкой бумаг, а также понесет все расходы, связанные с этим процессом. Обычно всеми подготовительными работами занимается сама ликвидируемая компания.
В стандартном договоре описываются еще сроки хранения и условия, при которых после истечения этих сроков документы могут быть уничтожены. Обязательно оговаривают расходы, которые в связи с этим понесет архив. При приемке документов составляют акт.
По срокам хранения все документы делятся на три типа:
- Постоянного. Этот тип не предполагает ограничения срока хранения. Можно сдать в муниципальный или городской архивы.
- Длительного. Эти бумаги тоже примут муниципальный и городской архивы.
- Временного. Сюда относятся все остальные бумаги, которые было решено хранить. Государственные архивы не обязаны принимать их, поэтому обычно их передают в архивные компании.
Документы постоянного и длительного хранения не разрешается предавать в частные архивы.
Виды документов фирмы, подлежащих сохранению
В соответствии с действующим законодательством выделяют 3 вида документов, которые связаны с деятельностью компании и подлежат хранению:
- документация постоянного хранения. К ней относятся бумаги, которые содержат в себе сведения о полученной прибыли и коммерческой деятельности организации. Столь важные материалы принимаются на постоянное хранение;
- документация длительного хранения. В ней содержатся сведения о работниках ликвидируемой компании. Их нельзя уничтожать в течение 75 лет. Дела по кадровому составу необходимо сдавать в 3 экз. на бумажном носителе, один электронный вариант. Это различные приказы, связанные с приемом на работу, увольнением, переводом сотрудников, личные дела, трудовые договоры, сведения о зарплате, штатное расписание и другие кадровые моменты. Сохранению подлежит историческая справка, представляющая собой полную информацию об организации, ее истории и деятельности;
- документация временного хранения. Период ее хранения составляет не больше 10 лет. Такие бумаги передают в архив, если период их хранения еще не истек. В этом случае необходимо осуществить уничтожение документов. Сюда относят приказы об отпусках, административных работах, командировках и прочее; бумаги со сведениями о приобретении различных материалов для нужд компании, иные документы без значительной информации о хозяйственной и других видах деятельности предприятия.
Что нужно
Ликвидируемое предприятие обязано передать свои документы на архивное хранение.
Правила хранения документов в архиве
Сдача документов предприятия в архив при ликвидации, предполагает подготовку и передачу таких документов:
- учредительных документов (свидетельства о регистрации, а равно документации о создании компании; ее устава или положения о ней; ликвидационных документов; приказов и иных распоряжений, на основании которых осуществлялось переименование компании, смена формы хозяйствования);
- свидетельства, устанавливающего факт ликвидации;
- решения, на основании которого проводилась ликвидация;
- приказов или иные распорядительных документов, в рамках которых осуществлялось трудоустройство, увольнение, перевод, устанавливались должностные оклады, оформлялся отпуск;
- трудовых договоров, контрактов, соглашений;
- личных карточек, установленных формой Т-2, включая карточки, заведенные на временно привлекаемых работников;
- личных дел уволенных лиц, в которых имеются их заявления, автобиография, приказы, личные документы и др.;
- лицевых счетов работников или ведомостей с начислениями вознаграждения за труд;
- расшифровок кодов по видам начисления зарплаты и проводимых удержаний;
- невостребованных личных документов (оригиналов);
- актов о произошедших несчастных случаях;
- штатных расписаний;
- журналов учета трудовых книжек и иных документов, касающихся трудоустройства работников, оплаты их труда, льгот, изменений социально-правового положения;
- табелей и нарядов, выдаваемых работникам, трудоустроенным на вредные профессии;
- перечня вредных профессий, описания технологического процесса таких работ (при наличии).
Помимо вышеуказанной документации для передачи в архив потребуется опись передаваемых дел в 3 экземплярах на бумажных носителях и электронном виде, а также одна историческая справка
Договор с фондом
Собственники компаний, передающие документы на архивное хранение, продолжают оставаться собственниками данной документации. Нарушение правил хранения со стороны работников учреждения, может стать основанием для передачи наиболее важных документов на хранение собственника. Такая процедура осуществляется исключительно в рамках судопроизводства.
Реализовать права, возникающие в процессе хранения, позволяет договор, заключаемый с соответствующим архивным учреждением, относящимся к федеральной структуре архивов.
Основными положениями такого договора является период и порядок осуществления действий по хранению передаваемой документации. Архивное учреждение и ликвидируемое предприятие в обязательном порядке заключает договор о хранении документов, касающихся личного состава. В качестве заказчика услуги хранения выступит ликвидационная комиссия.
Направить документацию на хранение можно и в частный архив. Для этого также потребуется заключение договора о хранении. Как правило, условия такого договора предусматривают обязанность собственника подготовить документы и уничтожить их по окончанию срока хранения за счет собственных средств.
Порядок оплаты услуг архивного учреждения определяется ликвидатором еще до момента передачи документов. Средства, требуемые для данной цели, устанавливаются в отдельной статье расходов ликвидационного баланса.
Где хранятся документы после ликвидации фирмы?
Возникает вопрос: а где именно хранить документы, если фирма, их использовавшая, ликвидируется?
Документы, задействовавшиеся в хозяйственной деятельности фирмы, могут передаваться после ее ликвидации на хранение:
- В вышестоящую организацию (если она имеется и продолжает вести свою деятельность).
В этом случае порядок передачи документов ликвидируемого ООО на хранение устанавливается в рамках частных договоренностей между двумя структурами.
- В архив муниципалитета или государственный архив.
В этом случае между ответственными лицами ликвидируемого ООО (либо иными, которые имеют установленные правомочия) и архивной организацией заключается договор (как правило, на коммерческой основе) на обеспечение хранения документов.
Практические действия по подготовке документов ликвидируемого ООО в вышестоящую структуру либо в архив могут осуществлять:
- При добровольной ликвидации организации — ее ответственные сотрудники (например, специалисты кадровой службы), директор, учредители.
- При ликвидации компании в порядке банкротства — конкурсная комиссия, назначенная в рамках ликвидации организации.
К главным задачам ответственных лиц в части обеспечения сохранности документов можно отнести:
- обеспечение целостности, комплектности документации, передаваемой в архив;
- упорядочение документов (по отмеченным выше категориям и иным при необходимости);
- проведение юридических процедур в рамках передачи документации в вышестоящую организацию либо в архив.
В ходе подготовки документов к передаче в компетентную структуру могут быть выявлены те, которые необязательно направлять в архив (в частности, в силу того, что срок хранения, установленный для соответствующих категорий документов, истек). Такие документы подлежат уничтожению в порядке, установленном отдельными нормами законодательства.
Документы для ликвидации общества с ограниченной ответственностью
ООО является наиболее распространенной организационно-правовой формой предприятия. Ее легко открыть и можно быстро начать работу. Финансовые вложения также минимальны. Совсем по-другому состоит ситуация с ликвидацией общества с ограниченной ответственностью.
Необходимость в закрытии юридического лица возникает по разным причинам: неэффективность, желание перепродать компанию, банкротство, принудительная ликвидация.
Самостоятельное закрытие компании является довольно сложным организационным процессом, требующая времени и составления множества бумаг.
За неправильное хранение (утерю) — штраф
Налагать штраф за это нарушение могут должностные лица органов, осуществляющих контроль за соблюдением законодательства об архивном деле (п. 59 ст. 28.3 КоАП).
С 2002 по 2014 год действовал Приказ Росархива от 18.02.2002 N 18 (отменен Приказом Минкультуры России от 03.06.2014 N 976), в соответствии с которым этим правом наделялись руководители структурных подразделений Федеральной архивной службы России, их заместители.
С 1 сентября 2013 года вступили в силу поправки к ст. 23.74 КоАП, согласно которым Банк России теперь рассматривает административные дела о неисполнении правил хранения документов АО (ч. 1 ст. 13.25) и страховой компанией (ч. 3 ст. 13.25). Орган, рассматривающий такие дела в отношении ООО (ч. 2 ст. 13.25), законом не установлен.
Поэтому в судебной практике не встречается ни одного дела о привлечении ООО к ответственности за неисполнение правил хранения документов, в то время как по АО и страховым компаниям такая практика есть, хотя и небольшая.
У этого правонарушения есть срок давности. Если с момента утери документов прошло более одного года, постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено (ч. 1 ст. 4.5 КоАП). Если регулятор нарушает данное правило, суды однозначно занимают сторону общества.
1. Классификация документов по срокам хранения и видам регулирования
Типовые управленческие документы, которые хранятся в архиве ООО к моменту ликвидации, принято разделять на следующие категории:
- локальные нормативные акты, касающиеся порядка функционирования компании;
- бухгалтерская документация, отражающая запланированные и фактические результаты деятельности и расчет материальных показателей;
- взаимодействие со сторонними организациями;
- кадровая документация;
- инвентаризационные документы;
- административно-хозяйственная документация;
- документы социально-бытовой направленности;
- маркетинговые исследования и внешние материалы, касающиеся компании;
- профсоюзная документация.
Важно: документы хранятся в оригиналах, а при отсутствии оригинала — в копиях. Копии заверяются либо нотариально (при возможности сличения с оригиналом), либо руководителями организации, уполномоченными на подписание аналогичных документов.
Основной нормативный документ:
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Решаете вопрос о хранении и уничтожении документов при ликвидации ООО? Обратитесь за помощью к Правовому центру «Аспект»: мы поможем закрыть юридическое лицо быстро и без лишних расходов.
Где хранятся документы после ликвидации ООО
Документ, которые были задействованы в хозяйственной деятельности ликвидируемой компании могут быть переданы на хранение:
- В вышестоящую компанию (если она есть и ее деятельность не прекращена). При этом порядок передачи документов на хранение предусматривается договоренностями между сторонами.
- В государственный архив или архив муниципалитета. В данном случае заключается договор на обеспечение хранения документов (обычно возмездный) между ответственными лицами ликвидируемой компании и архивов.
Подготовить документы ликвидируемого общества на хранение в вышестоящую организацию или архив в праве следующие лица:
- Учредители, директор или ответственные сотрудники (к примеру, специалисты кадровой службы), если ликвидация ООО происходит добровольно.
- Конкурсная комиссия, если ликвидация ООО происходит в порядке банкротства.
Основными задачами лиц, ответственных за организацию сохранности документов, являются:
- обеспечение целостности и комплектности передаваемых на хранение документов;
- упорядочение документов (например, согласно определенным категориям);
- проведение необходимых юридических действий при передаче документов на хранение в вышестоящую компанию или архив.
При подготовке документов к передаче на хранение могут выявляться такие, которые в архив можно не направлять (например, если срок хранения документа уже истек). Данные документы должны быть уничтожены в установленном порядке.
Важно! Если руководством компании или ликвидационной комиссией не будут выполнены действия по направлению документов на хранение в компетентный орган, то им грозят серьезные санкции.
Ответственность, если документы не были переданы на хранение
Если руководство ликвидируемого общества или ликвидационная комиссия нарушит требования законодательства об организации хранения документов ликвидируемой компании, то к ним могут применяться следующие санкции:
- Штраф в размере от 300 до 500 рублей (13. 20 КоАП РФ). Такой штраф накладывается на должностное лицо компании, если нарушения не являются серьезными, например, если допущены ошибки в комплектации или ведении учета архивных документов.
- Штраф в размере от 2500 до 5000 рублей и от 200 000 до 300 000 рублей накладывается, соответственно, на должностное лицо и ликвидируемую организацию в иных случаях. Данная санкция накладывается в соответствии со ст. 13. 25 КоАП РФ в отношении:
- ООО, являющегося участником рынка ценных бумаг в случае невыполнения обязанностей по хранению ценных бумаг и других документов;
- любых ООО, нарушивших требования ст. 50 закона 14-ФЗ «Об ООО», которой определяются требования по хранению определенных документов.
- Штраф в размере до 200 000 рублей (или в размере дохода виновного лица за 1, 5 года) и иных санкции (в том числе принудительные работы, арест и лишение свободы). Данные санкции применяются в том случае, когда обязанность по организации хранения документов выполняется ликвидационной комиссией. То есть в случае банкротства компании. Действия комиссия могут расцениваться как намеренное сокрытие документов или даже их уничтожение.