Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно составить договор аренды автомобиля». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
1. Договор аренды автомобиля с физическим лицом.
Аренда имущества у физического лица оформляется договором, на основании которого арендодатель (физическое лицо) обязуется предоставить арендатору (организации или ИП) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование (ст. 606 ГК).
Договор аренды автомобиля с физическим лицом заключается в простой письменной форме. Обязательной регистрации он не подлежит.
Договор можно заключить на любой срок или вообще не указывать в договоре. В последнем случае он будет считаться заключенным на неопределенный срок. Отказаться от продолжения договора может любая сторона, предупредив об этом другую сторону за месяц или другой срок, который вы пропишете в договоре.
Одним из наиболее важных моментов в заключении договора аренды с физическим лицом является выбор его вида:
- — договор аренды автомобиля с экипажем, т.е. с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации (ст.632 ГК);
- — договор аренды автомобиля без экипажа, т.е. без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации (ст.642 ГК).
Каждый вид договора имеет свои преимущества и недостатки, так как накладывает различные обязанности на арендатора и арендодателя.
В первом случае обязанности по поддержанию имущества в надлежащем состоянии, проведение капитального и текущего ремонта, предоставление принадлежностей возложены на арендодателя, во втором – на арендатора.
4. Налоговый учет аренды автомобиля
То, какие расходы будут учтены при расчете налога на прибыль, зависит от условий договора, т.е. от того, оплата каких расходов возложена на арендатора. Налоговый учет аренды автомобиля также зависит от того, на какой системе налогообложения работает организация – общая или упрощенная.
Налогоплательщики, использующие метод начисления, учитывают арендную плату в расходах на последнее число отчетного (налогового) периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК). Другие расходы – по датам документов.
Если у вас аренда автомобиля на УСН, то расходы учитываются после того как они произведены (а также период аренды истек) и оплачены.
Обязательное условие и на ОСНО, и на УСН – экономическая обоснованность и документальная подтвержденность расходов (п.1 ст.252 НК). В зависимости от вида расхода и комплект документов будет различаться – договор, акты, чеки, квитанции об оплате, путевые листы и т.д.
Кратко о признании расходов, связанных с арендой транспортного средства, в налоговом учете смотрите таблицу.
Этапы процедуры
Статистика свидетельствует, что вся процедура оформления аренда автомобиля с последующим выкупом занимает минимум времени. Она включает в себя такие этапы, как:
- Выбор транспортного средства в автопарке компании или поиск физического лица, готового заключить данный договор на свое движимое имущество.
- Расчет стоимости аренды, определение размера первоначального взноса, продолжительности аренды.
- Внесение личных данных водителя в анкету. Она станет основанием для проведения проверки службой безопасности. Это позволит получить исчерпывающую информацию о благонадежности арендатора.
- После одобрения службой безопасности следующим шагом станет оформление сделки.
- Согласование заключенного документа со страховой компанией и оформление плиса ОСАГО и КАСКО.
- Передача транспортного средства водителю.
- В течение установленного договором промежутка времени человек регулярно выплачивает ежемесячные (или еженедельные взносы).
- Переход автомобиля в собственность арендатора по истечении срока договора и полном соблюдении всех условий сделки.
Не следует забывать и о возможности мошеннических действий со стороны арендодателя. Поэтому эксперты рекомендуют в обязательном порядке оформлять устные договоренности на бумаге. Это позволит обезопасить водителя от дополнительных сборов, выплат или судебных исков.
Перечень необходимых документов для составления договора аренды автомобиля в 2020 году.
- Паспорт.
- Документ о регистрации (для иностранных граждан).
- Водительское удостоверение, соответствующей категории. Для иностранных граждан международное водительское удостоверение, либо нотариально заверенный перевод прав.
- Свидетельство о регистрации ТС.
- Технический паспорт ТС.
Юридическим лицам дополнительно потребуются
- Доверенность на право подписывать договоры.
- Свидетельство о регистрации и устав предприятия.
Виды арендных договоров.
- С экипажем (автомобиль предоставляется вместе с водителем и услугами по обслуживанию автомобиля).
- Без экипажа (предоставляется автомобиль без дополнительных услуг и водителя).
- С правом выкупа.
С экипажем. При заключении договора на аренду автомобиля с водителем, оплата услуг связанных с обслуживанием автомобиля и страховкой ложатся на арендодателя.
Без экипажа. При заключении такого вида договора вся имущественная и правовая ответственность лежит на арендаторе. То есть арендатор сам занимается обслуживанием и управлением транспортного средства.
С правом выкупа. В отдельном пункте договора аренды прописывается условие, что по истечению срока действия договора арендатор может выкупить автомобиль по остаточной стоимости.
Законы, регулирующие арендные отношения
Все моменты, связанные с арендой автомобиля юридическим лицом, рассмотрены в параграфе 3 главы 34 Гражданского кодекса. В ней обозначены обязанности сторон, формы договоров и т.д. в случаях найма транспорта с экипажем или без него.
Наиболее распространенной ситуацией является аренда авто у физического лица вместе с услугами по извозу (экипажем). Тогда арендодатель обязан обеспечить подбор водителя соответствующей квалификации для управления арендуемым транспортом. При этом арендодатель несет ответственность за наличие всех необходимых документов у водителя, достаточных навыков и надлежащего физического состояния (ст. 632 ГК).
Все затраты, которые будут нести стороны в процессе эксплуатации автомобиля, могут быть оговорены в договоре. Арендодатель обязан обеспечить исправность техники, а его работник, осуществляющий извоз, подчиняться распоряжениям арендодателя.
В случае аренды автомобиля без экипажа (ст. 642 ГК) он передается в пользование арендатора без использование услуг управления транспортным средством. Дополнительно арендатор берет на себя решение вопросов, связанных с:
- заправкой топливом;
- текущим ремонтом;
- хранением.
По факту он становится владельцем авто до истечения срока действия договора.
Договор аренды с выкупом автомобиля
Договор аренды автомобиля с правом выкупа мало чем отличается от договора лизинга. Аренда с правом выкупа сочетает в себе условия договоров аренды и купли-продажи. Как и в случае с лизингом, по договору аренды с выкупом автомобиля покупатель (арендатор) принимает в пользование машину и делает арендные платежи, часть которых засчитывается в сумму продажи автомобиля. По результату покрытия всей стоимости стороны должны заключить договор купли-продажи. Но, в отличие от лизинга, в таком договоре участвуют только две стороны, вместо трёх при лизинге, заключение арендодателем договора аренды с выкупом не будет считаться финансовой операцией и не потребует специальных разрешений, которые необходимы для совершения финансовых (лизинговых) операций.
Заключаем договор аренды
Если решено взять автомобиль сотрудника в аренду, нужно оформить следующие документы:
- договор аренды транспортного средства. К нему должны быть приложены копии правоустанавливающих документов на автомобиль (ПТС, талон техосмотра и др.);
- акт приема-передачи автомобиля;
- путевой лист.
Остановимся на каждом из документов более подробно.Взять автомобиль в аренду можно с экипажем (за рулем – собственник авто) либо без. Причем в договоре аренды нужно четко прописать, какие расходы несет арендодатель, а какие – арендатор.Рассмотрим основные виды затрат, которые могут возникнуть при аренде транспортного средства.
1.Выплата компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях.
Если работа сотрудника связана со служебными поездками и он с согласия или ведома работодателя использует собственный автомобиль, работодатель выплачивает ему компенсацию за использование автотранспорта, а также возмещает расходы на ГСМ, техническое обслуживание и др.
Следует различать компенсацию за использование личного автотранспорта в служебных целях и расходы, связанные с использованием личного автотранспорта. Так, к компенсации относят выплаты за сам факт использования работником личного имущества, а к расходам, связанным с использованием личного транспорта, относятся расходы на ГСМ, ремонт и др.
Размер компенсации самостоятельно определяется договаривающимися сторонами (ст. 421 ГК РФ). Общий размер компенсации должен быть прописан в отдельном соглашении к трудовому договору. Это требование содержится в статье 188 Трудового кодекса.
Для выплаты компенсации:
- Работник должен согласовать выплату компенсации с руководством;
- Работник должен написать заявление в бухгалтерию организации на ежемесячную выплату соответствующей компенсации;
- Работник обязан представить заверенную копию техпаспорта;
- Работник должен подтвердить, что имущество принадлежит ему именно на праве собственности.
Выплаты осуществляются на основании приказа руководителя. Кроме того, чтобы подтвердить использование транспорта в служебных целях, работнику необходимо вести учет служебных поездок в путевых листах и представить работодателю и чеки на покупку горюче-смазочных материалов.
Доверенность или договор аренды автомобиля: в чем разница и возможные последствия для собственника
Многие автовладельцы привыкли, что при передаче автомобиля другому лицу оформляется доверенность. Этот вариант в большинстве случаев подходит тогда, когда транспортное средство передается близким родственникам (жене, мужу, сыну, отцу и т.д.).
При этом следует знать о следующих нюансах, которые могут ожидать собственника ТС, передавшего свой автомобиль другому лицу по доверенности:
- штрафы приходят на имя собственника и их оплату будет сложно переложить на пользователя ТС;
- если человек, управляющий автомобилем по доверенности, попадет в ДТП и скроется с места происшествия, то собственника могут ожидать проблемы: от лишения водительских прав до оплаты расходов восстановления автомобиля пострадавшей стороны. Доказать, что в момент ДТП за рулем находился другой человек не всегда представляется возможным;
- расходы, связанные с ремонтом и поддержанием автомобиля в исправном техническом состоянии, лежат на собственнике ТС, так как в доверенности не указанно другое;
- и другие возможные моменты …
Чтобы избежать таких проблем, целесообразнее заключить договор аренды автомобиля между физическими лицами, в котором прописать все основные моменты приема-передачи, пользования ТС и ответственности на весь срок аренды.
Основные пункты договора аренды ТС
При составлении договора нужно уделить особое внимание полноте включаемой в него информации. Договор аренды ТС состоит из следующих разделов:
- Информация о предмете договора.
В данный раздел включается информация об арендуемом имуществе. Указывается марка автомобиля, его регистрационный знак, номер кузова или VIN код, другие данные. Важно указать конструктивные недостатки или повреждения, имеющиеся на транспортном средстве на момент его передачи. Это можно сделать как в самом договоре, так и в прилагаемом к нему акте приема-передачи.
Данный раздел включает сумму оплаты, ее периодичность (например, ежемесячная), сроки. Дополнительно может включаться пункт об условиях изменения размера арендной платы или наоборот пункт о невозможности ее изменения в период действия договора.
Указывается период действия договора. Может заключаться на определенный срок (например на один год), или на неопределенный.
В первом случае арендодатель должен вернуть имущество по истечении срока аренды, либо заключить договор на новый срок.
Если же конкретная дата завершения аренды автомобиля не оговорена, то арендные правоотношения длятся до тех пор, пока одна из сторон не пожелает их завершить.
- Разделы прав и обязанностей арендатора и арендодателя.
Включает права и обязанности сторон.
- Дополнительная информация.
Раздел может включать информацию о штрафных санкциях за неисполнение сторонами условий договора, а также описание порядка расторжения и продления договора.
Включающая порядок урегулирования споров.
Оформление договора аренды транспортного средства
Договор заключается в простой письменной форме. Важно помнить, что сдавать в аренду транспортное средство по закону может только собственник, или лицо которому собственник передоверил свои полномочия по нотариальной доверенности или договору поручения.
Арендатору стоит убедиться, что лицо, сдающее автомобиль в аренду, имеет на это право. Ф.И.О. собственника в документах на машину (ПТС, свидетельство о регистрации ТС) и Ф.И.О. в паспорте арендодателя должны совпадать. Либо право передоверия должно быть подтверждено соответствующими документами.
Для оформления понадобится ряд документов:
- паспорта сторон, заключающих договор;
- ПТС на автомобиль, свидетельство о регистрации ТС;
- водительское удостоверение арендатора (при аренде ТС без экипажа).
В составляемом документе должны быть четко прописаны права и обязанности сторон. Так в обязанности арендодателя могут входить следующие обязанности:
- предоставить в пользование оговоренный в разделе «предмет договора» автомобиль в пригодном для эксплуатации состоянии;
- предоставить все необходимые документы. Это могут быть: свидетельство о регистрации ТС, техническую документацию, договор страхования и т.д.;
- предоставить обладающего достаточной квалификацией водителя (если авто арендуется с экипажем).
Основными правами арендодателя являются:
- получение своевременной и в полном объеме арендной платы;
- требования возвращения транспортного средства по завершению аренды в исправном состоянии, с учетом естественного износа в процессе эксплуатации;
- получение возмещения в случае причинения ущерба сданному в аренду имуществу.