Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательно ли вести на работников личные карточки формы Т‑2?». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Раздел лСведения о воинском учете».
Согласно Постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 г. №1, ведение личных карточек работников обязательно для организациий. На предпринимателей данное обязательство не распространяется, но они также вправе их вести (поскольку в некоторых случаях это даже полезно, например, в управленческих целях).
Процесс заполнения и ведения карточек полностью возлагается на кадровую службу организации. На сегодняшний день существует масса программ, позволяющих сделать этот процесс простым и удобным.
Последняя редакция унифицированной формы Т-2 – личной карточки — утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. №1 (далее – пост.№1).
Форма Т-2 может повлиять на индивидуальный бизнес. Допустим, вы в процессе работы получили профессиональное образование. В трудовую книжку вы его не внесете: вы как были ИП, так и остались. А вот в Т-2 внести можно и нужно. И с такой записью в Т-2 у вас появляется дополнительный аргумент в деловых переговорах.
Следовательно, если работодатель пожелает продолжить использовать унифицированные формы, можно взять их за образцы, и в случае необходимости откорректировать. Полученные формы при этом следует в обязательном порядке утвердить в учетной политике. В этом случае на форме будет отметка об утверждении ее приказом работодателя.
Кто обязан вести личные карточки
Работодатель обязан вести личные карточки по всем работникам, с которыми заключены трудовые договоры. Данное правило касается как основных работников, так и совместителей. Не нужно заводить личные карточки на лиц, работающих по договорам ГПХ.
Для малых предприятий и индивидуальных предпринимателей исключений не предусмотрено. Они также должны вести личные карточки.
Ведение личных карточек обычно входит в должностные обязанности кадровика, в небольших компаниях эту функцию может выполнять бухгалтер или главбух.
Нормативные документы, в которых предусмотрена обязанность ведения личных карточек:
Заводить ли новую карточку, если сотрудник ранее работал в данной организации?
При увольнении сотрудника личная карточка закрывается. В разделе XI делается запись о расторжении договора, ставится подпись представителя работодателя и работника.
Следовательно, принимая работника, который прежде уже трудился в вашей организации, нужно открыть новую личную карточку.
Ответственность
Наличие и порядок заполнения личных карточек может проверить трудовая инспекция. Обнаружив ошибки и неточности, скорее всего, поверяющие предложат их исправить и не будут за них штрафовать. Особое внимание инспекторы при проверке уделяют информации о приеме, переводах и отпусках. Также трудовая инспекция проверяет наличие подписи работника в соответствующих строках личной карточки.
Пункт 4. Прием на работу и переводы
Этот раздел заполняется на основании трудового договора и приказа о приеме.
Все формулировки и цифры необходимо брать из документов о приеме на работу.
В шестом столбце работник должен расписаться.
Вообще расписываться сотруднику необходимо каждый раз, когда он переводится на другую работу, перемещается на другую должность и т. д., то есть всегда, когда вносится новая запись в его трудовую книжку.
Предположим, что нашего работника в скором времени повысят в должности. В этом случае образец, как заполнять личную карточку работника, и ее третий раздел выглядит следующим образом.
Хранение карточек Т-2
Личные карточки хранятся в специальных номенклатурных папках, отдельно от личных дел и приказов о приеме на работу (хотя логичнее было бы хранить их вместе).
Карточки должны храниться таким образом, чтобы никто посторонний не мог их достать и прочитать (обеспечение безопасности персональных данных работников).
Т-2 действующего и уволенного персонала хранятся отдельно друг от друга.
Других требований к хранению карточек не установлено.
Заполнение личной карточки форма т-2
Послевузовское профессиональное образование в аспирантуре (адъюнктуре) Высшее образование — подготовка кадров высшей квалификации по программам подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре) Послевузовское профессиональное образование в ординатуре Высшее образование — подготовка кадров высшей квалификации по программам ординатуры Послевузовское профессиональное образование в форме ассистентуры-стажировки Высшее образование — подготовка кадров высшей квалификации по программам ассистентуры-стажировки У многих кадровиков, изучивших Федеральный закон № 273-ФЗ, возник вопрос: каким образом теперь вносить записи в трудовые книжки и в личные карточки Т-2? Для тех работников, которые получили документы об образовании уже после 2013 года, все понятно — указываем новый вид образования, который и в дипломе будет отражен в соответствии с «Законом об образовании» № 273-ФЗ.
Личная карточка работника — заполняем правильно
Внимание Коды проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами:
- предприятий и организаций (ОКПО),
- объектов административно-территориального деления (ОКАТО),
- информации о населении (ОКИН),
- специальностей по образованию (ОКСО),
- профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
Извлечение из Общероссийских классификаторов скачайте для себя здесь. Информация в личную карточку вносится на основании подлинных документов, предъявленных работником при заключении трудового договора.
Важно
На основании паспорта гражданина РФ, документа об образовании, других документов заполняется раздел «Общие сведения». На основании военного билета или удостоверения призывника заполняется раздел «Сведения о воинском учете».
Личная карточка работника. форма т-2 – содержательный и полезный документ
Раздел XI: основание прекращения трудового договора (увольнения) Здесь формальных сложностей нет, но нерадивые работники, уволенные за разного рода провинности, частенько отказываются подписать приказ об увольнении.
В таком случае выход простой: акт об его отказе подписаться, а вместо его подписи – данные акта.
Юридических сложностей в пользу уволенного разгильдяя в таких случаях чаще всего не возникает.
Исправления в форме Т-2 Исправлять записи в Т-2 можно, это не документ строгой отчетности.
Исправляют, зачеркивая неверное одной чертой, чтобы был читаем прошлый текст. Верную запись делают над прежней, а на свободном поле графы пишут «Исправлено, инспектор по кадрам (или ответственный за кадровую работу) ФИО, подпись».
Один лишь нюанс: если ИП ведет Т-2 сам на себя, то вписывать себя в данном случае нужно не владельцем или руководителем, а именно ответственным по кадрам.
Сотрудник окончил профессиональную образовательную организацию (среднее специальное учебное заведение – техникум, колледж, училище) и получил диплом Высшее образование – бакалавриат Высшее образование – специалитет или магистратура Сотрудник окончил образовательную организацию высшего образования (институт, университет или академию) и получил диплом Высшее образование – подготовка кадров высшей квалификации по программам подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре), по программам ординатуры, по программам ассистентуры-стажировки Сотрудник окончил ординатуру, аспирантуру, адъюнктуру или докторантуру и получил соответствующий диплом Обратите внимание, что помимо изменения названий уровней образования, в новом перечне отсутствуют такие виды образования как «начальное профессиональное» и «неполное высшее».
Поощрения и награды
Перечислить, как отмечали работника на различных уровнях (местном, министерств и ведомств, государственном): отметить вид награды (грамота, ценный подарок, денежная премия и пр.) и указать номер соответствующего приказа.
Отпуск
Информация вносится на основании приказов на отпуск по предприятию относительно всех его видов:
- Ежегодного оплачиваемого отпуска.
- Дополнительного отпуска.
- По уходу за ребенком.
- По беременности и родам.
- Ученическому отпуску.
- А также отпуска, предоставленного работнику и за свой счет.
- И.д.
Важно! Сначала вносится дата ухода в отпуск, а дата его окончания дописывается только по возвращении сотрудника на работу. Нельзя вписывать планируемую дату выхода, поскольку не исключено, что сотрудник будет отозван из отпуска или же отдых может быть продлен.
Социальные льготы
Перечисляются получаемые сотрудником льготы и их основания со ссылкой на подтверждающий документ и нормативные акты.
Сюда вписываются сведения, не указанные ранее, но могущие иметь важность для работодателя, например, умение и право водить автомобиль, информация о прохождении заочного обучения, наличие инвалидности и др.
Данный раздел оформляется при окончательном прощании с сотрудником. Сведения вносятся в той же формулировке, как они записываются в трудовую книжку и приказ об увольнении сотрудника составленного по форме Т-8.
Что вносится в данный раздел карточки:
- причина увольнения работника;
- номер и дата приказа об увольнении;
- дата ухода сотрудника из компании.
Правила заполнения карточки Т-2
Бланк формы Т-2 личной карточка работника — это несколько таблиц на 4-х страницах, где в 11 тематических разделах раскрываются персональные данные гражданина:
- его имя;
- возраст;
- гражданство;
- образование, специальность, должность;
- семейное положение, члены семьи (близкие родственники);
- реквизиты паспорта;
- военная обязанность;
- прием и переводы на новую работу;
- аттестация;
- повышение квалификации и профессиональная переподготовка;
- почётные награды;
- количество и продолжительность отпусков;
- право на льготы;
- дополнительная информация.
Последней строкой указывается дата увольнения (после издания соответствующего приказа).
Как правильно заполнять? Карточка посвящается одному специалисту, оформленному по трудовому договору. На тех, кто работает по ГПХ, заводить учётную карточку не требуется. Если человек уволился, а потом заново устроился в эту же организацию, заводят новый бланк (старый сразу отправляется в архив). Чтобы полностью заполнить Т-2 придётся найти данные в следующих документах:
- трудовой договор;
- приказ о назначении на должность;
- паспорт;
- трудовая книжка;
- СНИЛС;
- дипломы и аттестаты об образовании;
- военный билет;
- справки, подтверждающие права на льготы;
- анкета или биография (необязательно).
Копии этих актов и свидетельств специалист предоставляет при трудоустройстве в организацию. Они будут хранится в его личном деле. Отсутствие хотя бы одного необходимого документа может быть причиной отказа работодателя подписать договор. Карточка начинает заполняться в первые дни после вступления специалиста в должность и постепенно пополняется нужными сведениями. Рекомендуется не затягивать оформление Т-2: форма весьма простая, а за её отсутствие полагается штраф.
Заключение
Законодательство требует от работодателей заводить и обновлять личные карточки сотрудников по единой форме Т-2, где на 4 страницах раскрывается подробная информация о гражданине, начиная от его имени и профессии, заканчивая именами близких родственников и политической принадлежности. Отказаться от ведения Т-2 нельзя — за их отсутствие полагается штраф до 50 тысяч рублей.
Кадровые нюансы
Со дня написания заявления или более позднего срока вступления в должность, который был согласован с рабочим, составляют трудовой договор.
В нем должны быть отражены все персональные данные устраивающегося соискателя:
- ФИО;
- паспортные сведения;
- номер постановки на учет в налоговой инспекции (ИНН);
- персональный код страхового свидетельства (СНИЛС);
- адрес регистрации места жительства.
Если зарплату предполагается перечислять на банковскую карту, то в договоре должны быть внесены реквизиты счета.
Один экземпляр соглашения остается в отделе кадровой работы, а второй вручается новому сотруднику.
Трудоустройство рабочего на определенное рабочее место подтверждается приказом, изданным руководством предприятия.
Распоряжение о назначении должно содержать информацию о Ф.И.О. претендента, занимаемую должность, наименование подразделения и дату, с которой он может приступить к выполнению обязанностей.
Сведения о факте зачисления в штат сотрудников вписывают в трудовую книжку.
Оформление личной карточки и личного дела
В случае, если сотрудник уже работал на предприятии и вновь решил возобновить выполнение трудовых обязанностей у прежнего работодателя, его необходимо заново оформить, поскольку предыдущий трудовой договор уже прекратил свое действие.
В отделе кадров ему присваивают новый табельный номер и снова заводят дело. Это нужно выполнить потому, что информация в старых документах сотрудника из архива могла устареть.
Обновляют персональную папку в процессе восстановления вернувшегося трудящегося на основании порядка, изложенного в п. 3.6.18 Основных правил работы архивов организаций, рекомендованных к применению на заседании Коллегии Росархива 06.02.2002 г.