Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок проведения инвентаризации денежных средств». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Когда процедура обязательна.
Инвентаризация денежных средств в кассе производится:
- перед тем как составлять годовую бухгалтерскую отчетность (п. 27 Положения о бухучете, приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н );
- перед сменой МОЛ (п. 1.5 Методических указаний);
- если обнаружены хищения (п. 1.5 Методических указаний);
- если произошли чрезвычайные ситуации, такие как пожар, авария и т. п. (п. 1.5 Методических указаний);
- если организация ликвидируется (реорганизуется) (п. 1.5 Методических указаний).
В остальных случаях инвентаризация кассы (2018)осуществляется в те сроки, которые установит руководитель своим приказом.
Порядок и сроки проведения инвентаризации кассы за 5 шагов
Шаг 1. Вначале издается приказ руководителя, в котором определяются:
- сроки проведения;
- место проведения;
- участки и объекты, которые будут проверены;
- состав инвентаризационной комиссии.
Такое распоряжение можно составить по форме № ИНВ-22 (скачать его унифицированный бланк можно в конце статьи).
Следует помнить, что любое решение — либо использовать унифицированные формы, либо отказаться от них и разработать собственные документы — должно быть закреплено в учетной политике.
Если предприятие достаточно большое и, например, имеет магазины в разных городах, то для одновременного контроля всех касс создаются инвентаризационные комиссии. Комиссия должна состоять не менее чем из двух человек.
В ее состав обязательно включают:
- представителей руководства организации;
- бухгалтера;
- других специалистов.
Недопустимо формировать комиссию только из работников сторонней организации (например, представителей аутсорсинговой компании или аудиторской фирмы).
Работника, ответственного за сохранность денежных средств, в состав комиссии также не включают. Он может только находиться там, где проводится ревизия, наблюдать за ее процессом и подписывать инвентаризационную опись.
Если при проведении мероприятия по контролю отсутствует хотя бы один член комиссии, ее результаты будут признаны недействительными.
Как провести инвентаризацию кассы в 2018 году
У) В первую очередь это касается индивидуальных предпринимателей, а именно:
- обязательно формирование только платежных и расчетно-платежных ведомостей (выдача заработной платы);
- не устанавливаются лимиты по остаткам кассы.
Для всех остальных форм организационной собственности обязательно ведение всех кассовых документов, к числу которых помимо вышеперечисленных относят: Название Назначение Приходный кассовый ордер (ПКО) Оформляется при поступлении ДС в кассу Расходный кассовый ордер (РКО) Сопровождает выдачу ДС из кассы Кассовая книга В нее заносятся все операции по ПКО и РКО.В конце каждого рабочего дня данным книги выносится остаток наличных в кассе и сверяют с фактически имеющейся в ней суммой денег Книгу учета Необходима, если в организации имеется несколько кассиров, в ней отражают данные по передаче средств между старшим кассиром и другими кассирами.
Как проходит инвентаризация кассы в 2018 году
Инвентаризационная комиссия устанавливает:
- определяет круг лиц, если те имеются, несущих материальную ответственность за сохранность ценностей, находящихся на кассовом учете, а также размер этой ответственности;
- определяет размер дебиторской задолженности и возможные сценарии ее сокращения;
- выясняет, откуда могли появиться недостача или излишек;
- по факту несоответствия отраженным данным по кассовым документам с фактически имеющимся в кассе ценностям потребовать от материально-ответственных лиц подробные объяснения.
Мероприятия по инвентаризации проводят согласно регламенту, описанному в Методических рекомендациях по инвентаризации им. и фин. обязательствам, а также Порядком ведения кассовых операция в России.
Кто в ответе за выявленные недочёты
Если виновные в недостаче не выявлены, то практически за этот факт несёт ответственность руководитель. Он принимает решение о возможном списании недостающей суммы из кредита в дебет. Основой такого решения является ст.12 ФЗ «О бухгалтерском учёте».
О выявленных недостачах или излишках издаётся приказ и отправляется в бухгалтерию (ст.17 ФЗ «О бухгалтерском учёте»).
Если по результатам инвентаризационной проверки обнаружены нарушения и определены виновные в их совершении, к ним будут предъявлены меры по возмещению нанесённого материального ущерба компании.
Если материально ответственный сотрудник отказывается от предъявленных требований, руководитель вправе обратиться в судебные органы для разрешения конфликта.
Условия, при которых виновные обязаны возместить недостачу:
- Наличие официального документа, подтверждающего виновность конкретного должностного лица.
- Признание сотрудником собственной вины в письменной форме с указанием причины и мотивов совершенного нарушения.
- Постановление инвентаризационной комиссии о признании виновности сотрудника. Если он не согласен с таким решением, он должен подписать соответствующий документ, который может быть основанием для подачи руководителем иска в суд.
- Удержание суммы недостачи из зарплаты виновного работника.
Если сотруднику ошибочно предъявляют претензии о недостаче, он также может обратиться в судебные органы.
Инвентаризация денежных средств в кассе: цели и задачи
Субъекты хозяйствования, имеющие кассу и хранящие в ней наличность и денежные документы, обязаны периодически проводить инвентаризацию кассы. Организации и предприниматели инвентаризируют кассу с целью:
- проверить правильность ведения кассовых операций (полнота и корректность заполнения ордеров и кассовой книги, наличие документов, подтверждающих отражение операций, и т.п.);
- проконтролировать реальность текущего учета (соответствие фактических остатков наличности информации, отраженной в оборотно –сальдовой ведомости);
- выявить ошибок в расчетах (проверка математической правильности расчетов);
- проконтролировать сохранность наличности и денежных документов;
- проверка соблюдения правил материальной ответственности кассиров и руководителей (заведующий кассой, старший кассир и т.п.). Читайте более подробно: →
В соответствии с вышеперечисленными документами необходимо разработать внутренний нормативный акт, который будет регламентировать процедуру инвентаризации в конкретной организации. Данный документ может быть выпущен отдельно (Положение об инвентаризации кассы ) либо быть частью общего Порядка проведения инвентаризации на фирме. Кроме того, Положение об инвентаризации кассы может быть оформлено как часть учетной политики. Это целесообразно делать в случае, если речь идет о небольшой фирме или ИП.
Как проинвентаризировать кассу: пошаговая инструкция, документы, проводки
Этап 1. Подготовка к инвентаризации
Подготовительный этап проверки кассы начинается с издания приказа о ее проведении. В документе следует указать:
- дату проверки. Если речь идет о комплексной инвентаризации всех касс предприятия (например, проверка касс сети магазинов), то целесообразно составить график, в котором указать дату проведения проверок конкретной кассы, а также общий период инвентаризации;
- состав инвентаризационной группы. Членами проверяющей группы могут быть сотрудники бухгалтерии, подразделений аудита, финансового мониторинга и безопасности, а также работники прочих отделов контроля. Инвентаризировать кассу запрещено сотрудникам взаимозависимых с кассой подразделений;
- документ, утверждающий результаты проверки (см. → ).
Этап 3. Оформление результатов.
По факту проверки возможен один из результатов проверки, а именно:
- сумма наличности и денежных документов соответствует информации, указанной в оборотно-сальдовой ведомости;
- выявлен излишек денег;
- обнаружена недостача наличности.
Вне зависимости от результата инвентаризации, проверяющие обязаны оформить результат проверки актом по форме ИНВ-15. Расскажем о некоторых особенностях заполнения бланка ИНВ-15:
- При оформлении бланка обязательно заполнение необходимых реквизитов: наименование предприятия, код КВЭД, основание для проведения инвентаризации (номер, дата приказа), номер, дата акта, а также дату, на которую проводилась проверка. Подчеркнем, что акт об инвентаризации составляется в день ее проведения, не позже;
- В основной части акта проверяющий указывает учетную и фактическую сумму денежных средств и документов. Оба показателя отражаются в разрезе видов наличности и документов (отдельно наличность, марки, ценные бумаги и т.п.). Суммы должны быть указаны как цифрами, так и прописью;
- По факту проверке в акте отражается информация о выявленных излишках/недостача (при наличии). В случае, если учетные данные о средствах и документах соответствуют с их фактическим наличием, то в графа «Излишки», «Недостача» ставятся прочерки;
- Обратная сторона бланка содержит информацию, касающуюся объяснений МОЛом причин выявленных недостачи (излишков), а также решение руководителя организации по данному вопросу (выговор, увольнение, необходимость погашения сумму недостачи за счет ответственного лица или предприятия и т.п.).
Нужен ли приказ на инвенраризацию кассы за квартал
Для проверки фактического остатка наличных денег в организации и его соответствия данным учетной системы проводится инвентаризация кассы. Во время этой процедуры пересчитываются денежные средства, проверяется правильность оформления документов, а также установленная норма наличных.
Проведение процедуры инвентаризации позволяет собственнику или директору компании контролировать кассиров на предмет хищений или некачественной работы. Каждая организация на случай налоговой проверки должна иметь на руках заполненные и подписанные акты инвентаризации кассы по форме ИНВ Инвентаризация денежных средств в кассе регулируется Порядком ведения кассовых операций в РФ.
Процедура проводится на основании приказа, распоряжения или постановления руководителя организации. Для проведения инвентаризации создается специальная комиссия. В ее состав могут входить представители руководства организации, например, владелец или генеральный директор, и практически любые специалисты, в том числе бухгалтеры, юристы, сотрудники службы безопасности. Порядок проведения инвентаризации кассы предполагает, что до начала процедуры комиссия получает последние текущие приходные и расходные документы о движении наличных денег.
Кассиры, как материально ответственные лица, письменно подтверждают, что документы переданы комиссии или находятся в бухгалтерии, все денежные средства в кассе оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.
Далее порядком проведения инвентаризации предусматривается пересчет денег, находящихся в кассе. Полученную сумму комиссия сравнивает с учетными цифрами, зафиксированными в сданных до этого документах. Также обязательно проверяются данные, находящиеся в памяти контрольно-кассовых машин организации.
Когда обязательна процедура?
Инвентаризация кассы проводится:
- При передаче имущества компании в аренду, его продаже, выкупе, а также в предусмотренных законодательством случаях при преобразовании муниципального/государственного унитарного предприятия.
- При выявлении фактов порчи ценностей, злоупотреблений, хищения.
- При реорганизации (ликвидации) компании перед составлением соответствующего баланса и в прочих случаях, установленных в законодательстве или нормативных актах Минфина.
- Перед формированием бухгалтерской отчетности за год.
- В случае пожара, стихийных бедствий, аварий и прочих ЧС, спровоцированных экстремальными условиями.
Учетная политика может предусматривать иные случаи, при которых выполняется инвентаризация кассы. Вместе с этим должны быть установлены сроки ее осуществления (например, ежеквартально).