Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Текст служебной записки на премирование». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Служебная записка на премию – как оформляется премирование, образец.
Одним из самых распространенных мотивационных инструментов являются поощрительные доплаты сотрудникам компании.
Их размер, основания и периодичность выплаты устанавливает собственник или руководитель организации.
Для начисления и выплаты премиальных необходимо оформление внутреннего документа, в котором обозначают размер и основание для получения денег каждым работником организации — служебной записки на премию.
Практически на любом предприятии существует система премирования работников за выполнение определенных показателей или в связи с событиями, которые считаются значимыми для организации.
В крупных корпорациях существуют внутренние положения об условиях выплаты премий.
Для небольших фирм, где персонала не очень много, целесообразнее не создавать отдельный документ о премировании, а внести условия получения дополнительного вознаграждения в трудовое соглашение с сотрудником.
Как правило, основаниями для получения премии могут быть:
- выполнение плановых показателей;
- достижение определенных результатов;
- внесение технических или организационных предложений, внедрение которых позволило повысить прибыль компании;
- стаж работы в организации;
- юбилейные даты сотрудника или организации;
- ежегодное вознаграждение по результатам работы компании;
- профессиональные праздники и т. д.
Для чего нужна?
Статья 191 ТК РФ гласит, что у работодателя имеется право всячески поощрять и мотивировать своих работников, в том числе, и премиями и надбавками к основному окладу.
Условия, срок оплаты, размер — описано и оговорено в трудовом индивидуальном, коллективном договоре, а также в локальных нормативных документах.
Как написать служебную записку о премировании и правильно ее оформить
Служебная записка о поощрении работника подписывается руководителем организации, начальником отдела или цеха. Составляется она, как правило, секретарём или непосредственно руководителем по готовому шаблону. Записка используется во внутреннем документообороте, её экземпляры или копии направляются:
- в отдел кадров — для подготовки соответствующего приказа и отметки в личном деле при необходимости;
- в бухгалтерию — для начисления денежного поощрения.
Работник может писать заявление с просьбой о материальной помощи, но не о денежном поощрении, так как согласно большинству трудовых договоров денежная премия за хорошие показатели работы является правом работодателя (а не обязанностью и не правом работника).
Порядок составления
Ходатайство на поощрение сотрудника проходит некий путь составления. Если на всех этапах ответ положительный, тогда сотрудник получит средства.
Перечислим этапы формирования документа:
- составление — выше подробно было описано составление документа. Указывается вся информация о работнике и об организации, а также причина для выдачи средств;
- согласование — изъявив желание поощрить деятельность и заслуги сотрудника, руководитель должен согласовать это с вышестоящим звеном и с главой компании;
- ходатайство — подробно излагаются причины, почему трудящийся достоин такого поощрения;
- приказ — если решение о премировании сотрудника положительное, кадровая служба составляет приказ о премировании. В нем излагается информация из служебки — сумма, дата, подпись, причина и др.
- вручение — если по нормативным документам расчет за труд в компании производится в бухгалтерии, тогда сотрудника попросят туда обратиться. Если деньги поступают на банковский счет, то дело за бухгалтерией, которая переводит деньги.
Служебные записи требуются для внутреннего документооборота. Законодательством не установлено единой формы, работодатель заполняет шапку и основную информацию, которая соответствует внутренним актам. Документ заверяется датой и подписью.
В записке требуется указать полноценную информацию о сотрудниках и их заслугах. Требуется подробно расписать причины премирования, чтобы не было возможности понять формулировки двояко.
Служебная записка на премирование работников: кто пишет
Как правило, такую служебную записку пишет начальник на своих непосредственных подчиненных.
Служебная записка составляется на имя руководителя организации.
Текст служебной записки на премирование
Из текста служебной записки о премировании должно быть понятно, что работник выполнил условия для премирования. Например, указано фактически отработанное время, количество созданных материальных ценностей, суммы доходов, полученных с учетом труда работника.
Если же это премия сверх установленных работодателем сумм, то тем более необходимо расписать, в связи с чем предлагается премировать сотрудника. Например, это может быть какая-либо выполненная новая работа.
Составляем ходатайство о премировании сотрудников: образец
Руководители многих предприятий используют систему премирования для поощрения своих работников. Такие выплаты стимулируют рост эффективности, заинтересованности служащих в продвижении, укрепляют их моральный дух. Поэтому нужно быть в курсе всех аспектов составления необходимой для поощрения работников документации. Рассмотрим ходатайство о премировании сотрудников, образец которого можно успешно использоваться на практике.
Нормативная база
Четкого понятия премии и порядка ее начисления в Трудовом кодексе не найти. Только ст. 135 ТК РФ упоминает, что размер поощрительных выплат, условия их назначения и регулярность должны быть определены в локальном нормативном акте предприятия – положении о премировании или коллективном договоре.
Если этот момент был упущен руководством компании, то тогда описывать процедуру премирования придется в каждом договоре о приеме на работу. Все это делается для того, чтобы обеспечить исполнение права каждого работника на равные условия оплаты труда и исключение финансовой дискриминации на предприятии.
Более того, четкое положение о премировании оградит компанию от претензий проверяющих структур. Так премии, начисленные в соответствии с правилами учетной политики предприятия, беспрепятственно попадут в налоговые расходы при расчете налога на прибыль.
Популярные ошибки в заявлениях
Основная ошибка при подготовке служебной записки о премировании состоит в том, что руководитель подразделения неверно оценивает работу подчиненных.
Часто можно встретить заблуждение насчет того, для получения премии достаточно просто выполнять свои обязанности и не получать за свою работу замечаний и взысканий. За такой труд работодатель обязан заплатить только «голый» оклад.
Все остальное ждет работника только в том случае, если в рабочее время он конвертирует свои усилия в привлечение дополнительной прибыли, новых клиентов, а также помогает предприятию сократить расходы или открыть новые рынки сбыта.
Реже, но все же случается, когда структурный руководитель представляет к премированию работника, ранее подвергнутого дисциплинарному взысканию. Нужно четко понимать, что, до снятия наказания, единственная возможная форма поощрения для такого сотрудника – досрочная отмена выговора или замечания.
Какое бы основание не было выбрано для написания служебной записки на премию, главное, чтобы оно основывалось на реальных показателях и результатах работы, а не на личностных предпочтениях. Ведь только тогда поощрение станет не только приятным дополнением к окладу, но еще и выполнит мотивирующую функцию для остальных сотрудников отдела.
Образец служебной записки о премировании
Если руководитель видит, что его сотрудник старается и справляется со своими служебными обязанностями на ура, то зачастую возникает желание выписать для него премию.
Однако если физическое лицо работает в пределах большой организации, то она, как правило, подразделяется на отделы, каждым из которых руководит определенное физическое лицо.
Директором всего подразделения является другой человек, отвечающий за самые важные вопросы, в том числе и касающиеся финансовых операций.
Таким образом, если физическое лицо, выступающее в роли непосредственного начальника определенного подчиненного, видит, что он преуспел, и соответственно решает его вознаградить, то нужно в письменной форме обращаться к вышестоящему руководителю.
Делается это с помощью служебной записки.
Иногда сотрудники решают сами составить такой документ и напрямую достучаться к директору, однако делать это крайне не рекомендую, поскольку вероятность удовлетворения просьбы, поступившей таким способом, очень мала.
Особенности ходатайства о выплате премии
Для того чтобы убедить директора в том, что факты, изложенные в записке касательно заслуг определенного работника, действительно являются правдой, необходимо приложить соответствующий документ. Это может быть накладная либо любой другой документ, подтверждающий нужный факт. О том, что к записке прилагается еще какая-то документация, в ней обязательно нужно упомянуть.
Делается это после блока о размере премии.
Руководителю просто необходимо указать, что информация о заслугах его подчиненного, засвидетельствована в таком-то документе, который подан на рассмотрение вместе с запиской.
Если таких бумаг несколько, то рекомендуется перечислить их в виде списка, начав с основной. Вся приложенная документация обязательно должна быть действительной и иметь юридическую силу.
В нижней части служебной записки должны присутствовать реквизиты. Именно благодаря им руководитель будет уверен, что к нему на рассмотрение попал не фиктивный документ и словам, которые присутствуют в нем, можно верить. За достоверность сведений, присутствующих в записке, несет ответственность то физическое лицо, от имени которого она оформлена.
Нужно проставить дату составления документа (в формате день/месяц/год) и чуть ниже оставить свободное место, для внесения внутреннего номера документа, который будет присвоен ему несколько позже. С правой от даты стороны адресанту необходимо расписаться, а чуть ниже расшифровать свою подпись. Для этого достаточно указать фамилию и инициалы.
Примеры текстовок служебной записки о премии
Служебной называют краткую формальную записку, участвующую во внутреннем документообороте компании и содержащую какую-либо просьбу, замечание, предложение или ответ на запрос. Она может быть докладной, пояснительной или аналитической, в зависимости от обстоятельств составления. Но чаще всего речь идет о письменной просьбе.
Форма документа
Служебные записки, как правило, предназначены для внутреннего документооборота компании и имеют стандартную форму, присущую такому виду документации, то есть ту же шапку, основную информацию, подпись и дату.
При этом ввиду того, что записка подразумевает включение в себя достаточно много информации — от описания основных данных сотрудника до его заслуг — указанный документ можно составить в произвольной форме.
Если предполагается выплата определенной суммы в качестве вознаграждения за труд, к примеру, за перевыполненный план либо повышение процента продаж, линейные руководители учреждения составляются именно докладные записки.
Если же у сотрудника юбилей, допустим, те же 50 лет, оформляется уже ходатайство с просьбой о поощрении материально за многолетний труд и весомый вклад в развитие предприятия, но только в том случае, если юбилейные даты являются основанием для премирования в рамках Положения.
Кстати, в отношении руководящего состава организаций законом предусмотрен и третий вид документов, а именно, представление на премирование тех же начальников отделов и главных бухгалтеров.
Естественно, сам работник, несмотря на желание увеличить свой ежемесячный доход, не всегда может просить руководство о премиальных выплатах, да и оценить собственный вклад в развитие компании объективно тоже.
Поэтому полномочия по составлению служебной записки или ходатайства отданы следующим лицам:
- линейным руководителям отделов, если речь идет о поощрении за трудовые заслуги в текущем периоде;
- менеджеру по персоналу, если предполагается премирование к юбилейным датам;
- профсоюзному комитету.