Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Трудовая книжка: особенности оформления по трудовому кодексу». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
При совместительстве.
Сюда же могут быть внесены сведения о работе по совместительству. Записьв книжке также производится на основании предоставленных документов из другой организации. То есть работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:
- полное и сокращенное название организации;
- наименование должности работника;
- дату принятия на работу;
- реквизиты организации.
Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, руководитель предприятия, которое считается основной работой, издает приказ о внесении дополнительной записи в трудовую книжку. Формулировку можно увидеть, открыв наш образец, как правильно заполнить трудовую книжку при совмещении.
Раздел «Сведения о награждениях»
Еще одним разделом трудовой книжки, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:
- вручение государственных наград (а также присвоения почетных званий);
- награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
- трудовые поощрения, прописанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.
Вкладыш
После того, как все чистые страницы в трудовой будут заполнены, данные будут вноситься на бланке вкладыша, который дополнительно приобретает работник. Вкладыш заполняется работодателем аналогично трудовой:
- заполняются личные данные сотрудника;
- проставляется дата;
- заполняются актуальные сведения, касающиеся работника;
- записи заверяются подписью и печатью организации.
Бланк вшивается в конце заполненной трудовой книжки. На титульном листе основного документа ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.
Количество вкладышей, которое может быть у работника, законодательно не установлено.
Как и к трудовой, к оформлению вкладыша тоже есть свои требования:
- обложка должна быть неповрежденной;
- недопустимо исправление ошибок;
- вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой;
- если вносятся изменения в саму трудовую, они должны быть внесены в каждый вшитый бланк вкладыша.
Особенность заполнения раздела «Сведения о работе» для трудоустраивающихся впервые
Первой информацией, отраженной в разделе «Сведения о работе» будет назначение на соответствующую должность в данной организации. При прохождении военной службы в соответствии с законодательством РФ первая запись содержит указание на данный факт.
Информация о службе в системе органов внутренних дел, в уголовно-исполнительной системе, налоговой полиции, таможенных органах, в Государственной противопожарной службе МЧС России также предшествует внесению других данных. Запись о приеме на работу вносится только после отражение вышеуказанных сведений.
Если поменялись данные собственника ТК
Личная информация в ТК подлежат корректировке, если у работника изменилась анкетная информация. Как происходит смена фамилии в трудовой книжке? Данные, которые изменились, вносятся в ТК при подтверждении соответствующими документами. Если сотрудница изменила фамилию в связи с замужеством, то подтверждающим документом должно выступить свидетельство о браке. Корректировка информации выполняется путем зачеркивания старой информации и вписывании новой. С внутренней стороны обложки ставится печать и подписывается руководитель отдела кадров.
Если поменялись данные собственника ТК
Личная информация в ТК подлежат корректировке, если у работника изменилась анкетная информация. Как происходит смена фамилии в трудовой книжке? Данные, которые изменились, вносятся в ТК при подтверждении соответствующими документами.
Если сотрудница изменила фамилию в связи с замужеством, то подтверждающим документом должно выступить свидетельство о браке. Корректировка информации выполняется путем зачеркивания старой информации и вписывании новой.
С внутренней стороны обложки ставится печать и подписывается руководитель отдела кадров.
Как заполняется титульный лист?
Необходимость в том, чтобы заполнить титульный лист трудовой книжки, чаще всего возникает, если принимаемый сотрудник впервые устраивается на работу (во всяком случае, официально). Поскольку титульник является «лицом» документа, к его заполнению нужно подходить особо ответственно. На титульном листе указывается следующая информация:
- фамилия, имя и отчество владельца книжки, а также дата его рождения;
- уровень образования (например, среднее или высшее);
- наименование профессии;
- дата, в которую открывается ТК;
- подпись лица, заполнившего книжку, а также печать организации (при наличии).
Заполнение титульного листа трудовой книжки происходит на основании тех документов, которые работодателю предоставил сам новый сотрудник. Как правило, обязательно предоставляется паспорт, СНИЛС и документы об образовании (чаще всего — диплом). Если работник находится в браке или в разводе, также потребуется свидетельство о браке (или же о его расторжении).
Что нужно знать для заполнения вкладыша трудовой книжки?
После того как для внесения записей в трудовую книжку не останется места, работнику нужно приобрести новый бланк. Следует обратить внимание, что приобретается не сама книжка, а вкладыш. Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки? Заполнение разделов вкладыша происходит по тем же правилам, что и заполнение самой ТК. Также при предоставлении сотрудником вкладыша будет нужно заполнить его титульный лист (он заполняется также, как и титульник основной ТК).
Перед оформлением вкладыша следует иметь в виду, что его обложка не должна иметь повреждений. Кроме того, также как и при оформлении трудовой книжки, нужно следить за тем, что все сведения вносились правильно, так как зачеркивания недопустимы, а исправления — нежелательны.
Оформление
Оформление дубликата трудовой книжки (образец представлен далее) происходит в тех случаях, когда гражданин имел официальное трудоустройство и здесь не играет роли, утерян бланк или испорчен.
Дубликат имеет ту же юрсилу, что и оригинал документа. Выдавать дубликаты может непосредственно сам руководитель или лицо, уполномоченное на эти действия. В большинстве случаев это сотрудник отдела кадров, бухгалтер или секретарь.
Все документы, которые предъявляются для оформления повторного бланка, должен представить сам работник. Но даже несмотря на это, компания обязана всячески содействовать работнику для их получения (если того требуют обстоятельства).
Необходимая документация
Для того чтобы получить дубликат трудовой, нужно собрать ряд документов, подтверждающих рабочий стаж гражданина. Если их нет, то компания может сделать запрос в ПФР.
В случае массовой утери документов руководство компании должно создать комиссию, задачей которой будет являться выяснение, велась ли трудовая деятельность, наличие стажа через запросы и обработка данных.
Первое, что нужно сделать гражданину, — написать заявление, где должно быть указано:
- причина отсутствия бланка;
- просьба о выдаче дубликата;
- дата написания и подпись.
Заявление можно написать как от руки, так и напечатать. Большинство компаний могут иметь готовые бланки для написания заявлений.
Как оформить дубликат трудовой книжки? Образец заполнения заявления подскажет основные нюансы.
После того как заявление рассмотрено, руководитель готовит приказ об оформлении дубликата. В приказе должно быть указано:
- номер документа;
- основные тезисы, которые закрепляют основания для выдачи документа;
- сам документ издается только в письменном виде;
- прежде чем требовать подпись лица, приказ должен быть передан ему на ознакомление.
Если вышеуказанные требования не соблюдаются, выданный документ считается недействительным.
Какой ручкой заполнять?
Согласно пункту 1.1 инструкции, записи вносятся черными, синими, фиолетовыми чернилами.
Ни в коем случае не допускаются чернила иных цветов.
Можно ли заполнять трудовую книжку гелевой ручкой? Да. При заполнении страниц допустимо применение шариковой, перьевой, а так же гелевой ручки.
Все прочие письменные принадлежности не подходят для оформления формуляра и приведут к его порче.
Нумерация
Нумерация сведений в трудовой книжке, согласно установленным правилам, осуществляется строго в порядке хронологии и никак иначе.
Можно ли писать печатными буквами?
Заполнение граф с данными осуществляется прописными буквами. Существует одно исключение, а именно: при проставлении подписи сотрудника на титульном листе, можно указать свою полную фамилию и сделать это печатными буквами, во избежание возможных вопросов и путаницы.
Делать это надо аккуратно, без ошибок и помарок.
Запись делается без сокращений, все слова должны быть указаны четко, разборчиво. Сведения, необходимые для внесения, должны быть указаны в соответствующих графах по правилам заполнения, заверены подписью лица, вносящего изменения и печатью кадрового отдела, либо печатью предприятия.