Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно сшивать документы ниткой». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Необходимые материалы для сшивания документов нитками.
Если прошивать документы классическим методом, то нужно иметь при себе такие материалы как:
- Обложки. Бывают трех видов: обычные — размер таких обложек 22,9 на 32,4 см (этот размер подходит для документальной бумаги стандартного размера А4); нестандартные — обложки этого вида используются в том случае, когда размер бумаг отличается от стандартного; для архивного хранения — такие обложки производят в большом количестве форматов (изготовлены из очень твердого картона и это способствует длительному хранению документации).
- Заверительный лист. Когда документация полностью сшита и пронумерована, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе бумаги, и располагается на обороте последнего листа папки. Записку обязательно необходимо приклеить на специальный клей, чтобы по истечении времени она не отпала.
- Ножницы и клей.
- Дырокол.
- Иглы различных размеров, а также нитки, шило, веревки или шпагат.
В три дырки
В начале намечаются места нужных отверстий, желательно посередине, если не требуется другого расположения дыр. Располагать следует на одинаковом друг от друга расстоянии и по левому краю документации. После этого необходимо сделать ряд махинаций:
- Проделать иглой отверстие посередине левой стороны листа так, чтобы игла входила с обратной стороны, а выходила с лицевой.
- Сделать второй прокол. Игле необходимо входить с лицевой стороны, а выходить с изнаночной.
- Выполнить третье отверстие. Игла должна входить с обратной стороны, а выходить с лицевой.
- Еще раз вдеть иглу в первую дырку и связать узел, оставляя конец нити около 7 см.
- Наклеить лист прошивки.
- Подписать.
Какие документы подлежат прошивке
Справедливости ради надо заметить, что далеко не все документы, составляемые в учреждениях и компаниях, подлежат сшиванию.
У каждого структурного подразделения есть ряд документов, оформление которых требует их соединения подобным способом. Чтобы систематизировать и закрыть год календарный в делопроизводстве организации, сшивается вся входящая и исходящая документация, копии документов и другие.
Сотрудники кадровой службы, производят прошивку:
- книги приказов по личному составу;
- книги приказов по иным вопросам организации;
- штатного расписания со всеми изменениями (иногда его оформляют для хранения папкой-скоросшивателем).
Достаточно много сшивают документов в бухгалтерии. Регулярно в папку приходиться подшивать все бухгалтерские и кассовые документы, поскольку многие из них сдаются в архив. Для ежедневных кассовых отчетов применяется временная фиксация на уголок.
Например, отчетность, сдаваемая в ПФР, обязательно должна быть прошита. Подобным образом готовятся различные виды документов для госорганов, ИФНС и внебюджетных фондов.
Примите к сведению: в 2013 году из Методических рекомендаций исключен пункт о необходимости сшивания отчетности для налоговой. Теперь налогоплательщики могут выбирать сдавать отчеты в скрепленном или прошитом виде.
На сегодня правила по прошиванию разного рода документации не разработаны. Однако, есть несколько требований определенных инстанций, которыми регламентируется порядок прошивки определенных документов.
Так, в ГОСТе Р 7.0.8-2013 и Методических рекомендациях, утвержденных Росархивом, можно найти, как выполнять прошивку бумаг формата А4.
Некоторые из требований к оформлению отдельных типовых форм, утвержденные Министерством РФ по налогам и сборам в 2003 году, регламентируют оформление документации, необходимой при гос. регистрации ООО.
В 4 дырки
Данную схему прошивки использую при оформлении особо значимых документов.
Для нее удобнее вначале проделать отверстия. Прокалывать их можно с помощью дрели или дырокола, в зависимости от того, по сколько листов будут документы.
Прошивка документации в 4 дырки пошагово делается так:
- Нитку начинаем вводить с тыльной стороны во второе отверстие.
- Затем вводим иголку в самую нижнюю дырку.
- Повторно проводим нитку через вторую дырку.
- Далее заходим в вышерасположенное отверстие с лицевой стороны.
- В верхний прокол заводим нитку сзади.
- Теперь в обратном порядке пока не введем нитку в отверстие, с которого начинали.
- Аккуратно натягиваем стежки и завязываем концы узелком.
- Как и в первых двух способах, узел закрывается наклейкой, на которой делается заверительная надпись.
В пять дырок
Пять отверстий используют в основном для сшивания бухгалтерских документов, так как в конечном итоге их толщина оказывается намного большей, чем у обычных документов. Это, пожалуй, самая высокая степень защиты, на которую только способна прошивка. Отверстия должны располагаться с левой стороны на расстоянии 5 см друг от друга.
Кто может заверить прошитые документы
Как только вы правильно пронумеровали и прошнуровали документы, оформив их в своеобразный журнал, можно приступать к заверению ценных бумаг. Заверением называют подпись уполномоченного лица, которое отвечает за передачу указанных бумаг в налоговую инспекцию, архив или другие инстанции.
Выполнить эту задачу может лишь руководитель учреждения или предприятия либо уполномоченный составитель, в обязанности которого входит указание на стикере своей должности и расшифровки подписи. Кроме того, нужную отметку может поставить и частный предприниматель, но в любом случае лучше, чтобы подпись стояла одновременно и на стикере, и на листе.
Подписывая прошитые документы, управляющий берет на себя ответственность за их содержимое или назначает ответственным за достоверность другого сотрудника путем подписания соответствующего приказа.
Схемы прошивки ниткой с фото пошагово
Кратко рассмотрим наиболее часто применяющиеся способы сшивания архивных документов с помощью иголки и нитки.
В 2 отверстия
Данный способ прошивки – самый простой. Он используется, если требуется скрепить и сдать в архив документы низкой степени важности, а также с небольшим количеством страниц. Схема прошивки:
- сделать два отверстия с левой стороны сшиваемых листов на расстоянии 5 см друг от друга;
- пропустить нить через два отверстия;
- связать концы нити в узел с тыльной стороны листов в узел;
- наклеить на узел бумажный прямоугольник, оставив оба конца нити видимыми.
Оформление прошитых документов
После скрепления документов архивный том сформирован. Остаётся его правильно оформить и заверить. Стикер для тома делается из белой бумаги, размер – 5х6 см. В нём необходимо указать следующую информацию:
- количество страниц в томе;
- пронумерованный перечень вложенных документов;
- особенности (есть ли повреждённые листы).
Количество документов необходимо проставлять в стикере двумя способами – цифрами и прописью. Стикер подписывает специалист, готовивший том к архивации. Сбоку тома наклеивается ещё один стикер с указанием принадлежности архива, наименования подразделения и номера тома.
Для склейки узлов при сшивании документов наилучшим образом подойдёт бумага на основе папируса. Она прочна, сквозь склейку хорошо видна целостность узла сшивки. При оформлении архивных томов особо важных бухгалтерских документов края печатного оттиска и сшивки заливаются канцелярским клеем, ПВА или жидким стеклом.
Все выше перечисленные действия направлены на подтверждение того, что сдаваемые в архив документы подлинны.
Что необходимо для того, чтобы прошнуровать листы?
Для проведения процедуры предварительно необходимо ознакомиться с сопутствующей документацией, а уже после приступать к выбору инструментов.
Причём их тип нередко зависит от толщины и важности конкретного документа. Так, при обращении с совсем тонкими бумагами проще использовать иглу, со средними – дырокол.
Скрепление объёмных плотных папок проходит при участии шуруповёрта и в меру толстой верёвки.
Обычно прошивку осуществляют при помощи следующих предметов и приспособлений:
- дырокол;
- ножницы;
- файл сшивки;
- нитки или тесьма;
- игла;
- шило;
- клей.
Для создания отверстий в особо толстых томах иногда используют дрель. Однако её применение требует осторожности, навыков и правильно подобранного диаметра сверла. В отношении же клея правила предельно просты.
Под запрет попадает резиновый, так как может пропечататься на другие листы. Хорошие варианты: обычный типографский ПВА, казеиновый и силикатный.
У каждого есть свои сильные и слабые стороны, но в целом они все примерно равны друг другу.
Важно! Силикатный клей оставляет после себя жёлтую корку, а карандаш не обеспечивает необходимый для защиты уровень фиксации.
К ниткам тоже предъявляются особые требования. Они должны быть в меру толстыми, очень прочными и несыпучими. Этими критериям отвечает лавсановая лента. В случае её отсутствия следует воспользоваться суровой нитью. Хлопчатобумажная тоже подходит, но только при условии, что будет многократно сложена (для утолщения и повышения стойкости к разрыву).
Важно! Ручной способ с применением нити – не единственно возможное решение. Для сшивания придуманы специальные станки и машины. Некоторые из них скрепляют отдельные листы при помощи пружины, пластиковой или металлической (первый вариант легко расшить обратно). Другие обеспечивают клеевое бесшовное скрепление.
В две дырки
Наиболее простой вариант. Подходит для обращения с внутренними бумагами, которые в дальнейшем не будут переданы на рассмотрение сторонним органам.
Алгоритм действий:
- распечатать документ, упорядочить листы;
- пробить дыроколом дыры;
- продеть нить;
- сделать узел на нитке (должен находиться не на лицевой стороне);
- из файла сшивки вырезать лист;
- приклеить его поверх узла таким образом, чтобы кончики верёвки не были полностью закрыты (они должны оканчиваться ниже);
- заполнить лист прошивки.
На листе прошивки уже отпечатаны пункты к заполнению. Остаётся только сделать надписи соответствующего характера. Рекомендованный цвет пасты: синий или чёрный. Обычно этот вопрос регулируется нормативами, составленными на самом предприятии. Если подобного документа нет, работу проводят синей ручкой.
Как сшивать и заверять документы – мнение Минфина
Чаще всего вопросом «как сшивать документы» задаются те, кто получил требование из налоговой, представить заверенные копии первички. Не понятно, как в этом случае оформить пакет. Нужно ли заверять каждый лист по отдельности, или поставить «копия верна» только на последнем листе подшивки.