Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личная карточка заполняется вручную или нет». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Допустимо ли ведение личной карточки в электронной форме.
Большинство документооборота сегодня переводится из бумажной формы в электронную, это снижает вероятность ошибок, разгружает ответственных за это работников и уменьшает количество ошибок. Но не все документы могут перейти с бумажных носителей исключительно в цифровую форму.
Личная карточка, помимо внесения в нее определенных данных, допускающих существование в оцифрованном виде, предусматривает обязательную визу работника в случаях внесения изменений в трудовую книжку или издания приказов относительно:
- премирования;
- дисциплинарного взыскания;
- ухода в отпуск;
- внутреннего перевода;
- увольнения.
Любая новая запись в трудовой или изданный относительно сотрудника приказ должны отражаться в личной карточке. Сотрудника необходимо ознакомить с внесенными изменениями, что и подтверждается его росписью.
Она должна находиться:
- на 2 странице формы Т-2 – свидетельство правильности записанных сведений;
- на 3 странице – подтверждение приема на работу и переводов (если они были);
- на 4 странице – фиксация информации об увольнении.
Внимание! Вести личные карточки исключительно посредством компьютера нельзя. Однако, для удобства пользования можно дублировать определенный массив данных из формы Т-2, не требующих личного визирования.
Заполнение разделов формы
При оформлении учитываются все правила. Список норм:
- название предприятия должно быть указано полностью. Пример, открытое акционерное общество «Стройлес». Сокращать наименование можно только при таком варианте в учредительной документации. Также должно быть указано ОКПО;
- табельный номер сотрудника закрепляется за ним на весь период трудовой деятельности. Он не должен содержать больше 6 цифр;
- ИНН и СНИЛС должны быть указаны в соответствии с предоставленными документами;
- «Алфавит» содержит первую букву фамилии человека;
- должен быть указан тип трудоустройства, например, постоянно или временно;
- вид работы в виде основной или совместительства должен быть записан полностью;
- половая принадлежность указывается по стандарту буквами «М» или «Ж»;
- данные, в частности ФИО, записывают разборчиво и без ошибок;
- дата рождения прописывается с использованием данных удостоверения личности. В текстовой зоне пропись стандартна, а в коде используется числовой вариант.
Вписание места рождения также имеет ряд особенностей:
- число символов записи не превышает 100 символов;
- район или область записывается в родительном падеже;
- аул, кишлак, село или станица прописываются полностью. Остальные населенные пункты сокращаются по стандартной схеме, например, деревня — дер., а город — гор.;
- кодировка места жительства установлена Общероссийским классификатором для административно-территориальных объектов.
Графа с гражданством прописывается полностью с использованием Общероссийского классификатора информации о населении.
Кодировка образования
Образование также должно быть закодировано.
| Вид образования | Код по ОКСО |
| Начальное (общее) | 02 |
| Основное общее | 03 |
| Среднее (полное)общее | 07 |
| Начальное профессиональное | 10 |
| Среднее профессиональное | 11 |
| Неполное высшее | 15 |
| Высшее | 18 |
| Послевузовское | 19 |
Раздел IX
Данный раздел заполняется если сотрудник имеет право на социальные льготы.
Раздел Х
В качестве дополнительных сведений в указанном разделе работодатель может отразить наличие прав на вождение автомобиля, заграничного паспорта и т.п.
Личная карточка работника по форме Т-2: инструкция по заполнению
Госкомстат Российской Федерации разработал и утвердил в постановлении от 05 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» форму для заполнения личной карточки, названную Т-2.
На таком бланке удобно отражать все значимые сведения о сотруднике.
Если предприятие считает нужным, оно может на ее основе разработать свой регистр учета данных о персонале. Внимание! Личная карточка сотрудника применяется для работников, занимающих любые должности, как штатных, так и работающих по совместительству. Личные карточки удобно располагать в алфавитном порядке или распределять по структурным подразделениям.
Вышеупомянутое Постановление в п.2 регламентирует обязательное ведение личной карточки на каждого наемного работника во всех организациях.
Можно ли заполнять личную карточку работника на компьютере и вести ее в электронном виде? Обязательно ли бланк личной карточки, которая заполняется вручную, должен быть картонным?
Так как некоторые записи в личной карточке подтверждаются подписью работника, вести ее в электронном виде нельзя. При этом работодатель не ограничен в праве дублировать записи в личной карточке, которая ведется на бумажном носителе, записями в личной карточке, которая ведется в электронном виде.
Личная карточка может быть заполнена вручную, либо с помощью компьютера.
Однако раздел II личной карточки заполняется только вручную — аккуратно, без помарок и неустановленных сокращений, четким и разборчивым почерком; записи производятся чернилами, шариковыми, гелиевыми и другими ручками черного и синего цветов, а отметки о проведении сверки с документами воинского учета военных комиссариатов (органов местного самоуправления) — простым карандашом (п. 2 Порядка заполнения раздела II «Сведения о воинском учете» личных карточек форм N Т-2 и N Т-2 ГС на граждан, пребывающих в запасе и граждан, подлежащих призыву на военную службу, утв.
Как правильно заполнить личную карточку работника
Закреплённый законодательством образец, на основании которого на любом предприятии ведётся личная карточка работника, — форма Т-2. Из документов по этой форме составляется общая картотека предприятия. Она может упорядочиваться по алфавиту или же по структурным подразделениям, если организация достаточно крупная. Унифицированная форма Т-2 содержит все данные о работнике и о совершаемой им деятельности. Документ ведётся на четырёх страницах: первые две должны быть заполнены, когда человек трудоустраивается; третья и четвёртая заполняются, когда он уже состоит в штате предприятия.
Личная карточка работника — заполняем правильно
— в пункте 5 «Категория годности к военной службе» ставится буква — А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе) — на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Обратите внимание! Для научных работников дополнительно оформляется форма Т-4, которая применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии.
Обязательно ли вести личные карточки по форме Т-2 в рукописном виде или можно вести их в машинописном виде
Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы). Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., и Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19. Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., п. 1.1 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19).
Таким образом, можно сказать, что законодательство не запрещает вести личную карточку ф. Т-2 как в рукописном так и в печатном виде. При этом, в случае ведения личной карточки в печатном виде, каждый раз при внесении изменений в карточку Вам необходимо будет распечатывать данную карточку с новыми данными. Следовательно, по нашему мнению данный вариант является весьма сомнительным, вследствие чего, может возникнуть масса проблем. Поэтому, по нашему мнению, личную карточку все же необходимо вести вручную, внося в нее все сведения в процессе изменения или дополнения данных.
Шаг 3. Заполняем Раздел III
Ошибки в этой части личной карточки недопустимы, поскольку от этих сведений зависит, как будут считать стаж работника. Исходные данные для заполнения содержатся в трудовой книжке и приказе директора предприятия. Все данные служащий заверяет своей подписью.