Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Куда можно ставить и когда применяется печать для документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
В какую часть документа ставится печать?.
Проставляется печать для документов в большинстве случаев рядом с подписью лица, заверившего официальную бумагу. Как правило, в соответствующей области документа присутствует аббревиатура «М.П.» (место для печати). Но если она не предусмотрена исходной формой, не стоит прописывать ее вручную.
Куда можно ставить печать для документов при их заверении? Итак, на заверяемом документе печать должна стоять так, чтобы она позволяла:
- распознавать иные значимые реквизиты документа (наименования граф и сведения, которые в них содержатся);
- удостоверить подлинность подписи лица, заверившего документ.
Желательно также, чтобы печать частично захватывала одно из слов, составляющих название должности лица, подписавшего документ.
Контрагентами, налоговиками и иными госструктурами всегда приветствуется как можно более четкий оттиск печати на бумаге (но не жирный).
Где и куда можно ставить печать для документов?
Печать для документов на договоре, можно ли использовать ее как полноценную замену основной? Использование дополнительного оттиска ничем не ограничено, если дело не касается работы с государственными учреждениями, подачей отчетов и других бумаг, где прописано применение только основной круглой печати. Однако некоторые затруднения могут возникать и при работе с партнерами. Дополнительный оттиск может быть использован, в случае если наличие штампа необязательно или условия договора не предусматривают обязательное использование основного.
Перечень вариантов, где можно поставить печать:
- Различные договора о предоставлении услуг и товаров, как внешние, так и внутренние.
- Дополнительные соглашения.
- Акты приема-сдачи работ.
- Справки и характеристики.
- Командировочная документация.
- Ходатайства и гарантийные письма.
- Трудовые книжки.
- Дополнительные внутренние бумаги, инструкции, расписания и т.д.
Приказы
Приказ является внутренним документом в организации, т.е. за ее пределы он не выходит. Таким образом, проставление оттиска на приказе не является обязательным, и в большинстве случаев это опускается. Если работник просит предоставить копию приказа, то копия заверяется по всем стандартам, с проставлением печати и прочих надлежащих реквизитов.
Штамп не ставится ни на какой внутренней документации в компании. Единственный обязательный реквизит, который должен присутствовать на приказе – это подпись руководителя.
Понятие и классификация печатей
Печать – одна из древнейших вещей, с помощью которой человек отмечал свое право собственности на имущество или документы.
Приведем современное определение этого понятия, которое содержится в ГОСТе Р 51511–2001 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 25.12.2001 г. № 573-ст):
- печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;
- клише печати – элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати.
Печать имеет круглую форму.
Наряду с термином «печать» часто используются такие понятия, как штамп, апостиль, факсимиле и штемпель. Давайте разберемся и с этими терминами.
Требования к печатям
Чтобы основная печать организации (простая круглая или гербовая) имела юридическую силу, она должна, как минимум, соответствовать требованиям, предъявляемым государством. Например, в Москве принят действующий в настоящий момент Закон г. Москвы от 30.06.2004 г. № 44 «Об учете печатей».
В период, когда реестр печатей вела Московская регистрационная палата (МРП), действовали «Временные правила изготовления и основания для уничтожения печатей и штампов на территории Москвы» (они являлись приложением к утратившему в настоящее время силу распоряжению Мэра Москвы от 25.08.1998 г. № 843-РМ). Но постановлением Правительства Москвы от 08.02.2005 г. №65-ПП Московская регистрационная палата (МРП) и Реестр печатей были ликвидированы. Вместо него было образовано ГУП «Московский реестр», а архив МРП перешел к новой структуре «по наследству». Теперь включение печати организации в государственный реестр печатей осуществляется только по добровольному решению юридического лица. При этом такая печать получает регистрационный номер, указываемый на крайнем внешнем ободке оттиска печати. Некоторые справедливо полагают, что зарегистрированная печать больше защищена от подделки.
Документы, необходимые для изготовления печатей
Печати и штампы изготавливают штемпельные мастерские. Чтобы принять ваш заказ, организация-изготовитель попросит предоставить комплект документов. У разных изготовителей он варьируется и зависит от того, какая организация и какую печать хочет заказать. В любом случае вам потребуется предоставить изготовителю:
- нотариально заверенные копии Устава организации и свидетельство о госрегистрации;
- документ, подтверждающий избрание руководителя организации на должность;
- документ, фиксирующий факт принятия решения об изготовлении данной печати;
Как использовать печати в организации
Положения о порядке использования печати, зафиксированные в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), были одобрены постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.1973 г. № 435 и рекомендованы для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.
Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на организационных документах (например: положения, уставы, учредительные документы, штатные расписания и др.). Оттиск печати проставляется также во всех случаях, когда необходимо удостоверить права должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей и др.
Важно знать:
- Оттиск печати ставится на документах для удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы.
- Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.
Какие документы нужно заверять основной и вспомогательной печатями
В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которые проставляется печать. Он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами. Так же в организации издается приказ (распоряжение) со списком должностных лиц (руководителей), имеющих право подписи на документах.
Как использовать штампы в организации
Помимо основных и вспомогательных печатей, в делопроизводстве организации используются штампы. Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот.
Штампы бывают нескольких видов:
- угловой (адресный);
- регистрационный;
- ограничения права доступа;
- с реквизитами организации;
- маркировочные.
Угловой (адресный) штамп используется, если в организации отсутствует типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при переписке, выдаче текущих справок и т.п. В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер. В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке. Реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать. Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).
Регистрационный штамп содержит наименование организации, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Такой штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. В регистрационный штамп не проставляется на приложениях к документу, а только на самом документе.
Форма и размер печати
В нормативных актах не регламентированы размер, цвет и форма указания реквизитов. Название организации и фактический адрес должны быть написаны полностью. Реквизиты можно указать на иностранном языке (к примеру, название фирмы можно прописать латиницей). Типичный размер оттиска – 38-42 мм. Как правило, для проставления штампа используются фиолетовые или темно-синие чернила.
Оттиск должен быть четким, ярким, но не слишком жирным. Если целостность печати нарушена или она износилась, организация обязана заказать изготовление другого экземпляра. Также новый штамп потребуется, если название или фактический адрес фирмы изменятся. Бумага, заверенная неисправной или недействительной печатью, теряет юридическую силу.
Приказы
Они относятся к внутренней документации: приказы нельзя использовать за пределами организации. Если работнику требуется копия документа для личного использования, штамп ставится только на копии. Оригинал документа заверяется только подписью.
Фирменные бланки
Проставление штампа зависит от типа бланка. Если он относится к документам, подлежащим отчетности, на него обязательно ставят оттиск. Как правило, это доверенности и гарантийные письма, уполномочивающие физическое или юридическое лицо представлять интересы компании.
«Печати и штампы»: дорожим своими клиентами и работаем на перспективу
При необходимости вы можете заказать срочное изготовление печати «Для документов» или оставить заявку на сайте в любое время суток. Мы заинтересованы в долгосрочном сотрудничестве и гарантируем качественное выполнение работы.
Компания «Печати и Штампы» имеет собственную производственную базу и работает без посредников.
На чакие документы нельзя ставить гербовую печать
Но на такой печати вместо герба и эмблемы располагается фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также указывается его местонахождение, ИНН и регистрационный номер. Штампы, датеры, факсимилеШтамп — это вид печати прямоугольной формы с каким-либо текстом. Чаще всего штампы используют, чтобы нанести на документ реквизиты организации. Бывают штампы, подтверждающие определенное действие. Например «Оплачено», «Выдан вкладыш».Датер — штемпельный прибор для автоматического проставления дат. Порядок использования штампов и датеров в законодательстве не урегулирован, поэтому организация должна определить его самостоятельно.Факсимиле — это печать или клише, с помощью которого воспроизводится подпись человека. В соответствии со статьей 260 Гражданского кодекса факсимиле можно использовать только в установленном законом порядке. Однако такого порядка пока не существует.