Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности составления служебного задания на командировку». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Нормативная база.
- Трудовой кодекс РФ
- Кодекс об административных правонарушениях РФ
- Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»
- Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»
- Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
- Письмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1
- Письмо Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291
Статья 166 ТК РФ
2. Не является служебной направление работника на переподготовку и курсы повышения квалификации.
5. Под местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором (абз. 1 п. 3 Положения о служебных).
Цель работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем (п.
6 Положения о служебных командировках)
Командировка: учитываем расходы
Что делать с расходами на поездки руководства в личных целях
Для начала давайте остановимся на целях командировки, а точнее на ее производственной направленности. Поскольку от этого зависит, будут ли расходы по такой поездке признаваться командировочными в налоговом учете.
О каких поездках работников можно говорить, что они не имеют производственной направленности?
В первую очередь это путешествия в личных целях. Распространенный случай — директор организации ездил в город, в котором у него нет никаких контрагентов, и непонятно, что он там делал. Скажем, летал на неделю в Амстердам в то время, когда там проходила выставка тюльпанов.
Определимся с понятиями
Как правило, при направлении сотрудника в поездку (для представления интересов организации в других компаниях, рекламы ее бизнеса, участия в различных семинарах и тренингах и т.п.) возникает вопрос, как сделать так, чтобы его длительное пребывание «вне стен» офиса не вызвало бы замечаний со стороны Гострудинспекции, то есть как все юридически грамотно оформить. Для того чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к Трудовому кодексу РФ. Из норм закона следует, что поездку работника по поручению работодателя можно оформить либо как «разъездную работу», либо как служебную командировку. Но о разъездной работе говорить в данном случае не приходится. Ведь ее оформляют только тогда, когда основная трудовая деятельность сотрудника осуществляется в пути. Например, таким образом оформляют трудовые отношения с водителями подвижных составов, с кондукторами, курьерами т.п. Но это явно не наш случай. Выходит, что в нашей ситуации отсутствие сотрудника на рабочем месте нужно оформить только как служебную командировку1. Именно с этой позиции и будем рассматривать все дальнейшие шаги работодателя.
Есть ли ограничения по срокам поездки?
Часто руководителей интересует и такой вопрос: на какой период можно направить подчиненного в служебную поездку? Раньше в этом плане была полная определенность. Предельный срок командировки устанавливался соответствующей Инструкцией5 и составлял 40 дней (не считая времени нахождения в пути). В случае если пребывание работника в сторонней организации затягивалось, проверяющие органы рассматривали это как перевод на другую работу6. Однако с принятием Положения о командировках ситуация изменилась. Теперь речь не идет о каком-то конкретном отрезке времени. В пункте 4 нового документа сказано, что срок командировки определяется с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Однако это вовсе не означает, что работник может находиться вдали от основного места работы сколь угодно долго. Из формулировки нормативного акта следует, что пребывание его должно быть закончено, как только он выполнит то служебное поручение, для осуществления которого и был командирован. Для выполнения нового поручения (пусть и в той же организации) необходимо заново оформить все процедурные вопросы, связанные с поездкой.
Служебное задание. Приказ. Командировочное удостоверение
Для того чтобы отправить сотрудника в командировку, нужно оформить ряд кадровых и бухгалтерских документов. Это форма Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», форма Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», форма Т-10 «Командировочное удостоверение»7.
В служебном задании должны быть отражены цель и задачи предстоящей командировки. Обычно их формулирует и подписывает руководитель структурного подразделения, в котором трудится командируемый сотрудник. В последующем, при возвращении из командировки, на бланке этого документа сотрудник должен будет изложить краткий отчет о выполненном поручении.
На командировочные расходы
Данная отчетная документация составляется самим работником после выполнения задания и по прибытию на предприятие и выступает в качестве основания для восполнения расходов, связанных с поездкой.
В документе также излагаются основные факты:
- цель поездки;
- дата отбытия и прибытия;
- данные об авто.
Кроме этого, перечнем указываются реквизиты всех оправдательных документов на расходы.
Общие сведения о том, как заполняется служебное задание
Служебное задание оформляется по унифицированной форме Т-10а и заполняется в два этапа:
- Шапка, столбцы 1-11. Бланк заполняется до издания приказа о направлении работника в рабочую поездку (как правило, этим занимается сам работник);
- Столбец 12. Форма заполняется после возвращения сотрудника (на этом этапе форму заполняет, как правило, руководитель).
Алгоритм второго этапа
После возвращения работника из служебной поездки руководитель выясняет, удалось ли достичь целей командировки.
Вопрос, кто заполняет 12-й столбец, решается по согласованию с начальником. Работник может сам написать, выполнена ли поставленная задача, как и в каком объеме. Все отметки заносятся в бланк командировочного задания.
Начальник в соответствующей графе документа делает заключение о результатах поездки, подписывает и сдает отчет в кадры, после чего планирует новые перспективные цели и задачи либо формулирует объяснения причин неудачной командировки вышестоящему начальству.
Кого можно и нельзя отправить в командировку
В соответствии с п. 2 Положения про служебные командировки, в них могут быть отправлены сотрудники, которые полностью оформлены в компании. Это обозначает, что в поездку отправить человека, который оказывает услуги согласно гражданско-правовому договору с предприятием, возможности нет. В командировку также не может быть отправлен гражданин, не состоящий с компанией ни в каких отношениях. Когда в поездку оформляется гражданин, не состоящий в трудовых взаимоотношениях с компанией, налоговая не признает командировочных затрат – согласно нормам ст. 264 НК РФ.
Также командировать руководитель не вправе такие категории сотрудников.
Важные моменты при оформлении документов в командировку
- Оплата проезда, проживания, орг. взноса, визы, медицинской страховки и других расходов путем безналичного перечисления только с личной карты командируемого;
- запрещается оформлять документы (приобретение билетов, бронирование гостиниц, оформление визы и т.д.) через туристические фирмы;
- обязательно сохраняйте документы для подтверждения проезда: электронная маршрут-квитанция, посадочные талоны (самолет), билет посадочный купон (поезд);
- документы для подтверждения проживания: счет с указанием ФИО, сроков пребывания, цены за сутки, общей стоимости, наименование предоставленных услуг, кассовый чек, документ строгой отчетности, выписка из банка;
- соблюдайте сроки командировки в соответствии с приказом по Университету (с учетом выезда и приезда в г. Екатеринбург);
- сроки сдачи авансового отчета – 3 рабочих дня по прибытии из командировки.
Создано / Изменено: 28 июня 2018 / 29 июня 2018
Что говорит закон?
Работодатель должен предоставлять своим работникам каждый год . Об этом сказано в ст. 114 ТК РФ.
О том, что такое служебная командировка говорится в ст. 166 ТК РФ.
Это отъезд сотрудника, в другую местность для выполнения своих непосредственных трудовых обязанностей, но строго по распоряжению работодателя. Другая местность — это местность, вне пределов муниципального образования, где трудится этот сотрудник.
Пока сотрудник пребывает в своём законном отпуске, работодатель не может его отправить в служебную поездку, не получив на это его согласия.
Для того чтобы направить сотрудника в командировку, работодатель должен прервать его отпуск, то есть сделать .
Прервать законный отпуск сотрудника можно только с его письменного согласия.
Но даже при наличии экстренных обстоятельств, нельзя прерывать отпуск следующих работников:
- которые ещё не достигли своего совершеннолетия;
- трудящихся на вредных или опасных производствах;
- беременных.
Работодатель имеет право прервать только очередной отпуск своего сотрудника.