Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения счетов-фактур на предприятии». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Закрыл бизнес — обязан сохранить счета-фактуры и иные документы.
Рассмотрим пример. ИП Рябинин К. Н. принял решение прекратить коммерческую деятельность. Так как арендодатели срочно требовали освободить помещение, все документы коммерсант перевез к себе домой и разместил на свободной площади в хозяйственном помещении. Счета-фактуры занимали немалый объем, так как реализация товара производилась мелкими партиями в адрес многочисленных контрагентов. Прошло определенное время и хранимые в неприспособленном помещении документы выцвели, отсырели и утратили свой первоначальный вид.
Организуем правильное хранение счетов-фактур
Продолжим пример. Степанова П. А., ранее работавшая главбухом у ИП Рябинина К.Н., нашла аналогичную работу во вновь открывшейся компании ООО «Возрождение». Помня упущения предыдущего работодателя по обеспечению сохранности счетов-фактур и иных документов, она решила взять этот вопрос в новой компании под свой контроль.
Так как компания только начала работать, необходимо было в первую очередь организовать хранение документов, в том числе счетов-фактур. Специальных требований к хранению счетов-фактур в законодательстве она не нашла, поэтому решила следовать порядку хранения, установленному для бухгалтерских документов, согласно которому бухгалтерские документы нужно хранить в специальных помещениях, сейфах или шкафах (п. 6.2 положения, утв. письмом Минфина от 29.07.1983 № 105).
Между тем счета-фактуры не относятся к бланкам строгой отчетности и не являются документами, содержащими коммерческую тайну, поэтому хранение их возможно без сейфов и металлических шкафов. Руководство ООО «Возрождение» выделило для этой цели отдельное изолированное помещение в офисе компании. Главбух определил ответственных за сохранность документов (пп. 6.2–6.4 положения, утв. письмом Минфина № 105).
Какой срок хранения счетов-фактур?
Хранить книги продаж и покупок нужно на протяжении 4л. с момента внесения последней записи. Данный срок соответствует прописанному в пп.8.п1ст.23 НК РФ.
При этом указанный период соответствует как бумажным, так и электронным книгам.
Порядок хранения документов на предприятии Регистры и первичную документацию можно хранить как в бумажном, так и электронном формате.
Порядок хранения определяется Положением, утвержденным Письмом Минфина 105 от 29.07.1983.
Регистрируем и храним счета-фактуры по-новому
Если с/ф получен позже, чем товар с накладной Если товарные ценности с сопроводительной накладной получены в одном периоде, а счет-фактура по ним позже в другом периоде, то срок хранения сдвигается.
Причем сдвигается не только период хранения с/ф, но и накладной, используемой в качестве основания для подтверждения принятия к учету ценностей.
Если по накладной материалы получены, но не оплачены В данном случае возникает задолженность, которую можно списать через три года в связи с окончанием срока исковой давности.
Сроки хранения счетов-фактур в организации
Если с/ф получен позже, чем товар с накладной Если товарные ценности с сопроводительной накладной получены в одном периоде, а счет-фактура по ним позже в другом периоде, то срок хранения сдвигается.
Причем сдвигается не только период хранения с/ф, но и накладной, используемой в качестве основания для подтверждения принятия к учету ценностей. Если по накладной материалы получены, но не оплачены В данном случае возникает задолженность, которую можно списать через три года в связи с окончанием срока исковой давности.
Накладную при этом нужно хранить на протяжении 4л. с момента окончания периода исковой давности, в общей сложности 7 лет.
Если ежегодно с контрагентом составляется акт сверки с прописанной в нем задолженностью, который подписывается обеими сторонами, то трехлетний срок исковой давности начинает отсчитываться заново с момента подписания данного акта.
Сколько лет хранить счета-фактуры и накладные
Поскольку вместе … Для нянь и домработниц придумают новый налог Ага. а еще нам рассказывали про химоружие в Ираке,а потом правда сказали что «ошиблись».
Идет вой… Риски использования нелицензионного ПО: о чем важно знать директору Может кто подскажет. Я вот нанял «няню» для своих поросят в сарае.
Эта «няня», просто чистит наво…
Если счет-фактура получен позже товара и накладной
Такая же ситуация по расчету срока хранения документов возникнет у организации, когда она получает счет-фактуру по приобретенному товару (услуге, работе) в более позднем налоговом периоде, чем период получения самого товара и товарной накладной. Но при этом важным условием для вычета является подтверждение более позднего факта получения счета-фактуры – им может стать конверт со штемпелем почтового отделения.
Сроки хранения первичных документов, подтверждающих в данном случае факт получения материала, также отодвигаются (например, накладная). Ведь одним из условий налогового вычета по НДС, как мы говорили выше, является факт принятия материала на учет.
Если материал получен, но не оплачен
Бывает и так, что материал поставлен вместе со всеми документами (накладная, счет-фактура), но он остался неоплаченным.
По истечении срока исковой давности (три года) задолженность списывается. Тогда срок хранения накладной отсчитывается от окончания года, в котором была списана задолженность, – в общем случае семь лет (три года исковой давности плюс четыре года по правилам налогового учета). Иначе нечем будет подтверждать сумму задолженности и дату возникновения долга (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 08.11.2012 по делу № А11-2321/2011 и ФАС Поволжского округа от 03.10.2012 по делу № А72-7995/2011).
Но не забудьте, что перед годовой бухгалтерской отчетностью проводится инвентаризация, в том числе и задолженностей. В случае подписания акта сверки с поставщиком срок исковой давности начинает отсчитываться заново, т. е. с даты подписания акта. В результате он может сдвигаться ежегодно и таким образом длиться до бесконечности, то же самое происходит и со сроком хранения документов (накладной и счетом-фактурой).
У организации, отгрузившей товар, но не получившей оплаты, аналогичная ситуация – «зеркальное отражение». Ей тоже придется хранить документы «до бесконечности» при подписании ежегодных актов сверки. Тем более что могут возникнуть встречные проверки со стороны налоговых органов.
Документы по понесенным убыткам и отложенным расходам
В письме Минфина России от 02.08.2011 № 03-02-07/1-272 указано: в соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на сумму ранее полученных убытков. А этот срок составляет 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором этот убыток был получен (п. 2 ст. 283 НК РФ).
Убыток выявляется на предприятии по окончании года (налогового периода) и рассчитывается как разница между всеми доходами и расходами, произведенными организацией за истекший год. Поэтому она должна хранить все документы по произведенным расходам, а также полученным доходам за тот год (налоговый период), когда получен убыток.
По мнению контролирующих органов, в этом случае к установленному сроку хранения следует прибавить еще четыре года, предусмотренных подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ. Основанием служит предположение, согласно которому отсчитывать 4-летний срок хранения нужно не с момента составления документов, а с момента окончания налогового периода, в котором учтен соответствующий убыток. Если этого не сделать, то перенос убытков будет считаться неправомерным.
Такой подход можно встретить в судебных решениях, например, в постановлениях ФАС Московского округа от 02.03.2006, 26.02.2006 № КА32-А40/785-06 и Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 № 3546/12. Есть и другая судебная практика, которая не согласна с данной точкой зрения: постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 25.09.2009 по делу № А32-8964/2007-12/190 и ФАС Северо-Западного округа от 22.11.2004 по делу № А56-10982/04.
У вас есть два пути: хранить документы по максимуму либо быть готовыми к битвам в судебных инстанциях, исход которых не гарантирован.
Сколько лет хранить счета фактуры и накладные расходы
Срок хранения счетов фактур
Хранить книги продаж и покупок нужно на протяжении 4л. с момента внесения последней записи. Данный срок соответствует прописанному в пп.8.п1ст.23 НК РФ. При этом указанный период соответствует как бумажным, так и электронным книгам.
Порядок хранения документов на предприятии Регистры и первичную документацию можно хранить как в бумажном, так и электронном формате. Порядок хранения определяется Положением, утвержденным Письмом Минфина 105 от 29.07.1983.
Сколько лет нужно хранить накладные и счета фактуры
Для работы архива целесообразно принять положение об архиве, утверждаемое руководителем организации, которое может содержать следующие основополагающие пункты: задачи и функции архива, состав хранимых документов, права и обязанности архива и т. д.
Документы на хранение в архив должны приниматься в виде подлинников.
В случае нецелесообразности создания собственного архива можно поручить заботы о хранении документов частной архивной организации, которые обладают специально оборудованными помещениями для хранения документов и несут ответственность за их сохранность и своевременное уничтожение.
Нужно отметить, что Налоговым кодексом предусмотрена ответственность за отсутствие счетов-фактур в размере 5000 рублей за один налоговый период на основании статьи 120, за несколько налоговых периодов – в размере 15000 рублей.
Как используются счета-фактуры в случае причинения материального ущерба
Чтобы сотрудник возместил компании ущерб, работодатель обязан провести проверку и установить размер и причину ущерба. Для проведения проверки работодатель может создать комиссию из специалистов разных отделов. Такая комиссия может действовать как на постоянной основе, так и собираться работодателем для каждого конкретного случая.
Издайте приказ по основной деятельности, которым определите состав комиссии, ее цель и обязанности (образец ниже). Установите сроки и в какой форме оформлять материалы проверки.
Если будете создавать отдельную комиссию для проверки каждого случая, то в приказе прописывайте проступок, который совершил работник, обстоятельства, время и момент, когда обнаружили случившееся, счета-фактуры и другие документы и основания, которые это подтверждают.
Скачать образец >>>
Работодатель вправе не собирать комиссию, если размер материального ущерба можно установить на основании счетов-фактур и других документов. Например, если по вине сотрудника случилось ДТП, то работодатель определит ущерб по документам от страховой компании, которая ремонтировала транспортное средство.