Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец акта приема-передачи документов в архив, порядок действий». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов.
С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.
- Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
- В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
- Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
- Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.
После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.
Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.
В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.
При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.
Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.
Форма акта приема-передачи документов
Независимо от того, на каком основании и с какой целью производится передача документов от одного лица к другому, а также производится ли передача документов между физическими лицами или организациями, акт приема-передачи может составляться по схожей форме. Унифицированной и обязательной к применению формы акта приема-передачи документов нет, поэтому организация может разработать форму такого акта самостоятельно. Конечно, это не распространяется на случаи, когда обязательность применения определенной формы акта закреплена, к примеру, в договоре между сторонами.
В акте приема-передачи документов обычно указываются:
- дата и место передачи документов;
- лица, между которыми производится передача документов, а при необходимости их полномочия и основания таких полномочий;
- причина передачи документов;
- перечень передаваемых документов с указанием того, передается оригинал документа или его копия, а также количества страниц документов;
- подписи лиц, передавших и получивших документы.
При наличии акт может быть скреплен печатями сторон.
Акт составляется в 2-х экземплярах: для передающего и принимающего лица.
Представим пример заполнения акта приема-передачи, которым оформлена передача документов из одного обособленного подразделения организации в другое подразделение.
Первичные документы
Первичку следует составлять непосредственно в ходе совершения операции или сразу же после ее завершения. Форма таких бумаг должна быть закреплена в учетной политике организации. В некоторых случаях законодательно закреплена обязанность использовать унифицированные бланки, утвержденные уполномоченными государственными органами и службами, а в некоторых организации имеют право разработать и использовать собственные бланки. Например, нельзя использовать счет-фактуру неустановленной формы, но можно самостоятельно разработать авансовый отчет.
Все первичные официальные бумаги обязательно имеют реквизиты, без которых они считаются недействительными. Набор таких реквизитов зависит от вида формы, обычно должны быть указаны:
- наименование;
- номер документа;
- суть сделки или операции;
- данные составителя;
- подпись руководителя организации и печать (если она используется).
Некоторые бумаги оформляют в одном экземпляре, но большинство — в двух и более. При составлении нескольких экземпляров они имеют равную силу и являются подлинниками. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы именно такого типа.
Когда может понадобится
Предполагается, что передача бумаг может произойти в любой момент, поэтому он составляется в разных случаях, при передачи:
- Между 2 частными гражданами.
- Между 2 юридическими лицами (например, когда пакет документов уходит как сопровождение коммерческого предложения).
- Между физическим и юридическим лицом.
Однако наиболее распространенный случай связан с обменом бумагами внутри одной компании. Таких примеров можно привести достаточно много:
- Один сотрудник увольняется, и на его место приходит новый работник, который должен принять все дела. Во избежание утраты документов, ошибок при их передачи и прочих нежелательных ситуаций нужно не только корректно предоставить все бумаги, но и отразить этот факт документально.
- Один сотрудник переходит на другую позицию и передает дела своему заместителю или новому работнику, пришедшему на его место. Например, передача бухгалтерских, кадровых, административных документов.
- Банкротство организации – в этих случаях возникает необходимость передачи сразу всех бумаг, для чего составляется большое количество актов, разделенных по группам в соответствии с видами документации.
- Наконец, в случае реорганизации компании (слияния ее с другими, объединения отделов и т.п.) также возникает необходимость передать все дела. Причем в подобных ситуациях составляется сразу много актов – по каждому отделу, по каждому сотруднику и т.п.
В случае с частными гражданами составления может понадобиться, если речь идет об оказании услуги, подразумевающей прием передачу документов. Например, если лицо доверяет свои интересы представителю в суде, очевидно, понадобится передать ему важные бумаги, в том числе и в оригинальном виде. Тогда составить документ – в интересах самого гражданина.
Акт приема-передачи бухгалтерских документов
Акт приема-передачи документации относится к официальным документам с юридической силой, которые являются обязательной частью любого договора. Если в результате официального соглашения стороны подписывают какие-либо документы, то, соответственно, составляется акт приема-передачи документов, который является запротоколированным перечнем документов.
Обязательно указывается наименование документов, подлежащих передаче, количество экземпляров и прочие существенные параметры, например, передается копия или оригинал. Таким образом официально передается любая документация.
Передача назад осуществляется по заявке установленного образца, в которой указываются наименования переданных и не представленных документов (в случае, если часть была утеряна или не может быть представлена по иным причинам). Может быть указана должность лица, уполномоченного на проведение проверки, дата передачи и другая информация.
Порядок передачи документов по описи при увольнении и прочих случаях
На протяжении всего жизненного цикла документы нередко переходят из рук в руки, передаются сотрудникам, клиентам, государственным органам. Конечной точкой жизненного цикла документа является их передача в архив. Передача документов в архив происходит по описи передаваемых документов, образец которого утверждается приказом по предприятию и должен содержать:
- № п/п,
- Наименование документа,
- Количество листов в документе,
- Уточняющие сведения.
Прежде всего, следует разграничивать опись передаваемых документов как протокол, или акт приема-передачи, и общий журнал регистрации, или реестр переданных документов.
Если целью первого документа является регистрация и учет всех передаваемых документов с фиксацией названия документа, его типа (оригинал-копия), кол-ва листов, даты передачи и даты возврата, то акт приема-передачи является подтверждением одной записи в журнале передачи.
Увольнение главного бухгалтера
В тексте приказа обязательно нужно указать:
- состав комиссии, осуществляющей проверку;
- сроки проверки и передачи дел;
- личные данные принимающего лица;
- подписи сторон, печать организации.
- основание передачи (статью увольнения);
Перед передачей дел начальник вправе провести масштабный анализ всей бухгалтерской деятельности, проверить ведение финансовой документации, сделать инвентаризацию средств и опись ценностей.
Акт приема-передачи бухгалтерских документов
Акт приема-передачи документации относится к официальным документам с юридической силой, которые являются обязательной частью любого договора. Если в результате официального соглашения стороны подписывают какие-либо документы, то, соответственно, составляется акт приема-передачи документов, который является запротоколированным перечнем документов.
Обязательно указывается наименование документов, подлежащих передаче, количество экземпляров и прочие существенные параметры, например, передается копия или оригинал. Таким образом официально передается любая документация.
Передача назад осуществляется по заявке установленного образца, в которой указываются наименования переданных и не представленных документов (в случае, если часть была утеряна или не может быть представлена по иным причинам). Может быть указана должность лица, уполномоченного на проведение проверки, дата передачи и другая информация.
Понятие и нормативное регулирование
Если передача осуществляется между юридическими лицами, оформлением занимается заинтересованная сторона. Этот вид бухгалтерской документации обладает юридической силой, если возникает необходимость в рассмотрении спора в суде. Внутри предприятия акты составляются при перемещениях документации между сотрудниками, если меняются их должности или кто-то увольняется.
Нормативов законодательства по оформлению нет, за исключением передачи документов в архив (Приказ Росархива от 13.02.2002). Во всех других ситуациях необходимо ориентироваться на ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете», в которой установлены правила оформления. Порядок и форма могут быть обозначены в учетной политике или отдельным приказом директора.
Как происходит передача дел
Прием-передача дел происходит между убывающим сотрудником и тем, кто будет исполнять его обязанности. Заинтересован в передаче дел, как правило, принимающий, а инициатором процесса становится в большинстве случаев руководитель. В этом простом процессе могут возникнуть осложнения, если увольняющийся сотрудник не желает участвовать в передаче, а в его служебные обязанности соответствующий пункт включен не был.
Если подобная ситуация случается, новый сотрудник должен настоять на составлении акта об отказе работника передавать документы по надлежащей процедуре. Если у нового работника возникли подозрения, что в документах не все в порядке, он может составить их опись.
Нужно иметь в виду, что работодатель не имеет права задерживать выплату расчетных денег увольняющемуся сотруднику или не выдавать его трудовую книжку по причине отказа от передачи дел.