Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Условия труда в командировке: нарушения, происшествия и доказательства». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Находится в командировке.
Основной код, который проставляют в табеле за дни, проведенные в, имеет буквенное наименование «К или численное «06». Но что же отмечать в табеле, если командировка выпадает на выходные дни? Унифицированная система кодов предусматривает для таких случаев специальный код «РВ или «03», который предназначен для обозначения в табеле трудовой деятельности, имевшей место быть в выходные и праздничные дни.
Отдельные нюансы командировок
в наши дни не редкость. Однако нормативные акты, регламентирующие порядок направления работников в служебные поездки, не совсем освещают отдельные вопросы — оформление, оплату и пр.
в связи с чем на практике возникают ситуации, в которых непонятно, что делать. Различные ведомства периодически выпускают разъяснения по отдельным моментам, связанным с командировкой.
Сегодня мы расскажем, что они думают о порядке направления работников в служебные командировки, учете рабочего времени командированного, возмещении расходов, связанных с командировкой, оформлении командировочного удостоверения, порядке расследования и учета несчастных случаев, произошедших с направленными в служебные командировки работниками.
Как известно, работодатель обязан вести точный учет времени, отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Для этого используются табели учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13, утвержденные Постановлением N 1). Минтруд в Письме от 14. 02. 2013 N 14-2-291 (далее — Письмо N 14-2-291) пояснил, что дни отсутствия работника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом «К («06 — служебная), при этом количество отработанных часов не проставляется.
Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, такой день в табеле учета рабочего времени нужно дополнительно отразить буквенным кодом «РВ или цифровым «03».
Однодневная командировка. Что это за поездка?
Однодневная командировка предполагает, что работник направлен в местность, откуда имеется возможность ежедневного возвращения к месту постоянного жительства (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее – Положение об особенностях).
При этом целесообразность ежедневного возвращения определяется работодателем исходя из следующих факторов:
- насколько велико расстояние от рабочего места до места командировки;
- достаточно ли развито и доступно транспортное сообщение между этими местами;
- позволяет ли служебное поручение командированного работника выполнить его быстро и качественно за короткое время;
- сможет ли работник полноценно отдохнуть после выполнения служебного поручения и возвращения домой, чтобы на следующий день выйти на работу и трудиться.
Оформление однодневной командировки
В коммерческой организации порядок направления в служебные командировки может быть установлен локальным нормативным актом (например положением о командировках) с конкретизацией этой процедуры (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).
Если такой локальный акт отсутствует или в нем не конкретизирован этот порядок, то действует общий, установленный Положением об особенностях.
Никаких отличий от многодневных командировок в плане процедуры оформления командировки на 1 день не имеется.
Первым этапом процедуры является издание приказа или распоряжения работодателя (в письменной форме) о направлении работника в служебную командировку. В нем, помимо обязательных для этого документа реквизитов, определяются место, срок и цель командировки, также можно указать источник финансирования командировки и другие важные моменты, предусмотренные локальным положением о командировках.
Второй этап оформления командировки на один день – выдача работнику аванса на оплату командировочных расходов (п. 10 Положения об особенностях). Она может осуществляться как путем выдачи работнику наличных сумм в кассе организации, так и путем перечисления подотчетных сумм на его банковскую карту, если соответствующее условие закреплено в локальном акте о командировках.
Если в этом локальном акте предусмотрено ведение журнала учета командировок (прибывших/выбывших командированных работников), то еще одним этапом будет внесение в них соответствующих записей.
Положение о командировках
Помимо основных документов, которые должен оформить руководить при назначении командировки, заполняется специальное служебное положение.
Оно регламентирует следующие моменты:
- цель поездки и место назначения;
- срок командировки;
- сопроводительные и организационные документы;
- сумму расходов и выданных средств;
- размер суточных;
- размер заработной платы;
- иные вопросы.
Положение необходимо для решения всех вопросов, возникших у работника во время выполнения служебного задания. Опираясь на данный документ, можно предотвратить нарушение законодательства с обеих сторон.
Документ подготавливает и оформляет отдел кадров. Финансовые вопросы решаются совместно с бухгалтерией. Готовое положение подписывает руководитель организации.
Необходимые документы на проживание
Проживание в командировке оплачивает работодатель или принимающая сторона. Для оформления в гостинице потребуется только паспорт, иногда – командировочное удостоверение.
Иногда принимающая сторона предоставляет командировочным компаньонам служебное жилье в бесплатную аренду.
В этом случае работнику не требуются документы для проживания. Договор найма оформляется на месте с принимающей стороной. Это необходимо для обеспечения сохранности имущества и служебных материалов.
ЧТОБЫ НЕ БЫЛО ПРОБЛЕМ:
- Попросите у руководства Положение о командировке, где прописаны лимиты на гостиницу.
- Внимательно изучите суточные нормы на проживание.
- Обратите внимание, на какую сумму можно превысить указанные границы (этот момент в бюджетных организациях присутствует).
- Бронируйте соответствующее жилье.
Доказательство деловой цели поездки
В 2015 году изменился перечень документов подтверждающих деловой характер командировки. Теперь не нужны:
- Командировочное удостоверение;
- Служебное задание;
- Отчет о выполнении служебного задания;
Компания в праве самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.
Вы можете потребовать письменный отчет от сотрудника по результатам поездки, если такое право прописано во внутренней документации фирмы. В этом случае ознакомьте сотрудников с этим с локальным актом.
Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Командировочные расходы
Порядок возмещения командировочных расходов работнику установлен статьей 168 Трудового кодекса РФ «Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой».
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством Российской Федерации для организаций, финансируемых из федерального бюджета.
За что полагаются суточные
Сотруднику организации, убывшему для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (в командировку), компенсируются понесенные им дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, именуемые суточными (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее – Положение).
Многие считают, что суточные платятся сотруднику в первую очередь на питание в командировке, так сказать, в качестве компенсации за отсутствие домашнего борща и котлет. Но это не совсем так. Затраты на питание, одежду и другие потребности работника – его личные проблемы. Он получает зарплату и сам решает, куда и как ее тратить. То, что он в командировке, еще не значит, что родная контора в это время обязана его кормить. Оплатить проезд в место командирования и назад, проживание и другие документально подтвержденные расходы, которые он вынужден нести только потому, что выполняет работу вне места проживания, – обязана, а вот кормить – отнюдь.
Суточные же выдаются для компенсации тех расходов, которые нельзя заранее учесть или которые не представляется возможным документально подтвердить.