Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Проводки по претензиям от покупателей». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Отражение претензии в бухгалтерском учете: проводки у покупателя.
В бухгалтерском учете выставленные поставщикам претензии отображаются на счете 76.2. Аналитика по счету ведется в разрезе каждой оформленной претензии. Покупатель при наличии оснований для спора с контрагентом составляет претензионное письмо. Поставщик должен ответить на претензии клиента – согласиться с мнением покупателя и выполнить договорные условия в полном объеме, или отказаться от выполнения. В последнем варианте покупатель вправе обратиться с иском в суд.
Учет расчетов по претензиям
Для учета расчетов по предъявленным претензиям поставщика, признанным (присужденным) штрафам, пеням и неустойкам в бухгалтерском учете используют субсчет 76.02 «Расчеты по претензиям» к счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Суммы предъявленных претензий учитываются по дебету 76.02, а для учета суммы по претензиям используют кредит 76.02.
Пример 1. Получена претензия от поставщика за нарушение условий договора — проводки у покупателя
В январе 2016 года между организацией АО «ВЕСНА» и покупателем ООО «РОМАШКА» был заключен договор на поставку товара общей стоимостью 500 000,00 руб., в т.ч. НДС 18% — 76 271,19 руб. Срок оплаты по условиям договора 15.01.2016г. Размер неустойки за нарушения условий договора составляет 0,10% от суммы долга за каждый день просрочки платежа.
1. Перед тем как составлять проводки по претензии поставщику
Лучший способ избежать проблем с оформлением документов при обнаружении брака или недостачи во время приемки продукции ─ прописать в договоре не только ответственность за нарушение условий, но и другие важные моменты, например:
- сроки, в течение которых может проводиться приемка
- документы, которые будут подтверждать факт поступления брака ─ акты осмотра, результаты лабораторных анализов и т.п. Поставщик может предусмотреть присутствие своего представителя при осмотре поступившей продукции
- итоговый документ, который будет основанием для выставления претензии поставщику. Это может быть типовая форма ТОРГ-2, но об этом лучше упомянуть в договоре
- порядок компенсации за брак и недостачу: допоставка товаров, замена некачественной продукции, выплата неустойки или другие варианты
- кто будет оплачивать транспортные расходы при возврате брака
- что делать с деньгами в случае предоплаты
- что делать, если товар стал некачественным по вине перевозчика
Чем подробнее в договоре будет прописан порядок действий каждой стороны, тем проще будет решить все вопросы, связанные с некачественной или недопоставленной продукцией.
2. Нормативные документы по приемке товаров
Если в договоре нет подробных условий, то нужно обращаться к нормативным документам, которые помогут урегулировать ситуацию с браком и недостачей.
- Инструкция «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству» от 15.06.1965 № П-6. В Инструкции № П-6 есть:
- правила отправки продукции и проведения ее приемки
- порядок вызова представителя поставщика и сроки его явки при обнаружении недостачи
- возможность замены сотрудника поставщика на представителя другой организации или общественности, и реквизиты Удостоверения, дающего право на участие в приемке продукции
- документальное оформление недостачи ─ порядок составления Акта приемки и его отправки поставщику
- Инструкция «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству» от 25.04.1966 № П-7. Основное, на что нужно обратить внимание в Инструкции № П-7:
- правила отправки продукции и требования к сопроводительным документам
- правила, сроки приемки продукции и актирования скрытых недостатков
- правила вызова представителя поставщика и кем его можно заменить
- реквизиты Удостоверения, которое дает право на участие в приемке
- требования к составлению, подписанию и утверждению Акта о фактическом качестве и комплектности полученной продукции
4. Претензия поставщику за некачественный или недопоставленный товар
Порядок выставления претензии поставщику лучше всего прописать в договоре. При обоюдном согласии эту процедуру можно упростить.
Например, если представитель поставщика присутствовал при приемке и расписался в Акте, то этого документа может быть достаточно для возмещения недостачи, замены брака или возврата денег.
Или, наоборот, поставщик или покупатель могут настаивать на официальной письменной претензии за некачественный товар с приложением всех подтверждающих документов.
Когда в договоре ничего не написано про претензию или договор вообще не составлялся, то лучше все делать официально ─ через заказное письмо с уведомлением. Так можно быть уверенным, что письмо дошло до поставщика. В письме нужно подробно описать ситуацию и приложить все необходимые документы.
Порядок предъявления претензий
Причиной нарушения условий договора могут быть:
- Поставщик нарушил сроки поставки;
- Нарушение сроков оплаты;
- Поставленный товар не соответствует указанным характеристикам;
- Поставленный товар не соответствует количеству;
- Не поставка товара;
- Не выполнены работы, услуги.
В письме-претензии покупатель должен указать, какие условия договора были нарушены и предоставить доказательства виновности поставщика. К письму-претензии должны быть приложены оригиналы документов, которые подтверждают предъявляемые претензии к поставщику:
Срок для рассмотрения претензий может быть установлен:
- Законодательством (п.5 ст.12 № 87-ФЗ от 30.06.2003г);
- Договором;
- Внутренним распорядком организации.
Пример 1. Получена претензия от поставщика за нарушение условий договора — проводки у покупателя
В январе 2016 года между организацией АО «ВЕСНА» и покупателем ООО «РОМАШКА» был заключен договор на поставку товара общей стоимостью 500 000,00 руб., в т.ч. НДС 18% — 76 271,19 руб. Срок оплаты по условиям договора 15.01.2016г. Размер неустойки за нарушения условий договора составляет 0,10% от суммы долга за каждый день просрочки платежа.
Целесообразность претензионного порядка
Для защиты законных интересов стороны всегда могут обратиться в суд. Но, как правило, более эффективным способом урегулирования конфликта является попытка досудебного решения вопроса. Одной из форм такого урегулирования является предъявление претензии – прямого указания другой стороне на несоблюдение ею тех или иных пунктов договора, а именно:
- ошибочное или некорректное действие;
- бездействие;
- просрочки и т.п.
Помимо фиксации подобных фактов, в претензии предъявитель выражает требование исправить отмеченные нарушения.
Плюсы подачи претензии:
- это наиболее экономичный из всех способов разрешения конфликта;
- занимает значительно меньше времени, по сравнению с судебными разбирательствами;
- в большинстве случаев является необходимым этапом перед судебной тяжбой;
- во многих случаях может вообще предотвратить подачу иска;
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Подача претензии до обращения в суд является обязательной, если это прописано в нормативных актах организации, а также в договоре, пункты которого были нарушены. В противном случае суд вернет заявление из-за нарушения досудебной процедуры. Если же пункта о претензиях в договоре не было, можно при желании опустить претензионные операции и сразу искать правды в суде.
Претензии при «обратной реализации»
Случается, покупатель уже оприходовал товар у себя, но по какой-то причине решил возвратить его поставщику. При этом может быть выставлена претензия на:
- возврат внесенной ранее предоплаты;
- замену купленной продукции;
- устранение недостатков, дефектов;
- уменьшение суммы оплаты за товар;
- выплату штрафов, неустоек и пр.
Нюансы оформления и подачи претензии
Фиксация нарушений договора и требования относительно них должны быть оформлены документально. Обязательные элементы претензии:
- названия обеих организаций – подающей стороны и «ответчицы»;
- адреса и реквизиты обоих юрлиц;
- изложение конкретных требований;
- сумма претензии с обоснованием ее исчисления;
- банковский счет, на который должны быть перечислены деньги по претензии;
- ссылки на нарушенные пункты договора;
- номера и наименования подтверждающих документов (с приложением их копий).
Подать претензию лучше всего с вручением под личную подпись либо заказным почтовым отправлением.
Соблюдайте сроки подачи: для каждого конкретного случая они предусмотрены в соответствующих федеральных законах, по общему правилу, не должны превышать месяца со дня выявления несоответствия договору. Такой же срок есть у оппонента для реакции на претензионное письмо.
ВАЖНО! При получении отказа или отсутствии ответа на претензию более 30 дней можно с полным правом обращаться в арбитражный суд.
Расчеты по претензиям: проводки в бухгалтерском учете
При отказе в письме указывается ссылка на законодательство. При отказе поставщика в удовлетворении претензии организация-покупатель имеет право обратиться в суд. Учет претензий у покупателя После рассмотрения претензии покупателя поставщик может либо принять решение о ее удовлетворении, либо отказать.
ООО «Орхидея» получило от поставщика материалы на сумму 20000 рублей. При проверке обнаружена недостача на 4000 рублей. Организация предъявила поставщику претензию.
Бухгалтерские проводки по учету расчетов по претензиям
В результате расследования, проведенного «Продавцом», достоверно доказано, что недостающий кирпич водитель Иванов похитил для личных нужд. Организация обязала Иванова (письменно) компенсировать его стоимость. В учете «Продавца» это отразили проводками: ДЕБЕТ 73-2 КРЕДИТ 94 – 9000 рублей – сумма ущерба отнесена за счет Иванова; ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73-2 – 9000 рублей – удержана сумма недостачи из зарплаты Иванова.