Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «ГОСТ Р ИСО 19011-2012 Руководящие указания по аудиту систем менеджмента». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Контрольный лист как основной инструмент аудитора.
Основным рабочим документом аудитора является контрольный лист. Он представляет собой заранее составленный систематизированный перечень вопросов, ответы на которые позволят проверяющему получить полную и актуальную информацию о функционировании СМК в подразделениях.
Существующие стандарты не содержат конкретной формы этого документа, поэтому аудитор может подготовить его самостоятельно. Важно, чтобы форма контрольного листа позволяла вносить в него сведения, полученные в ходе аудита, и использовать их в процессе последующего анализа.
Примеры несоответствий при внутреннем аудите СМК
Перечень несоответствий, которые могут быть выявлены в процессе внутреннего аудита, является обширным, т. к. характеристики любого процесса, протекающего в организации, могут полностью или частично не отвечать заданным стандартом критериям.
Приведем перечень основных критериев и наиболее часто встречающихся несоответствий им:
- Ответственность руководства:
- не выполняется анализ СМК со стороны руководства;
- не доводятся до сведения работников политика и цели предприятия в области качества;
- отсутствует матрица распределения ответственности между сотрудниками.
- СМК:
- отсутствует руководство по качеству;
- не зафиксированы документально процедуры СМК;
- не осуществляется процедура планирования качества.
- Управление документацией:
- не реализуется процедура управления документацией;
- не установлен перечень документации и данных, подлежащих управлению;
- не выполняется процедура изменения документов и данных.
- Управление продукцией, поставляемой потребителям:
- не выполняется процедура управления продукцией, поставляемой потребителям;
- не является мотивированным отсутствие таких процедур.
- Управление несоответствующей продукцией:
- не осуществляется управление несоответствующей продукцией;
- отсутствует или находится в неподходящем месте изолятор брака;
- не осуществляется управление несоответствующей продукцией, находящейся в изоляторе.
- Подготовка кадров:
- не документируются процедуры подбора и обучения персонала;
- в рабочей документации отдела кадров отсутствуют планы по повышению квалификации.
1.4 Цели и задачи внутреннего аудита СМК
Целями внутреннего аудита являются:
- Оценить адекватность и эффективность мероприятий по качеству внутри организации путем сбора и использования объективных доказательств.
- Определить и зарегистрировать примеры несоответствий мероприятий по качеству и указать, если это возможно, причины.
Аудит можно определить, как действия по сбору информации, позволяющей оценить потребность в улучшении или корректирующих действиях. Это не инспекция, не определение виновника, и это должен помнить аудитор и объяснять тем, кого он проверяет. Деятельность внутренних аудиторов для органов управления организацией имеет информационное и консультационное значение.
Внутренний аудит, как постоянная деятельность в СМК позволяет организации решать следующие задачи:
- подтверждение соответствия деятельности и ее результатов в СМК установленным требованиям;
- подтверждение достижения целей в области качества;
- подтверждение выполнения регламентирующих, законодательных, контрактных требований;
- анализ и устранение причин выявленных несоответствий;
- предотвращение появления проблем качества;
- подтверждение устранения несоответствий и выполнения корректирующих действий;
- оценка эффективности функционирующей системы менеджмента;
- установление степени понимания персоналом целей, задач и требований, установленных документами системы менеджмента;
- обеспечение уверенности руководству и потребителю;
- обеспечение отслеживания бизнес-процессов;
- выявление возможности улучшений [8].
Определяем качество… системы качества
Система менеджмента качества является результатом производственной деятельности, как, например, деталь. То есть СМК – это продукция, к которой, как и ко всякой продукции, предъявляются определенные требования и с которой связываются определенные ожидания. И мы вполне вправе говорить о качестве СМК как степени удовлетворения этих ожиданий и требований. Но тут возникает одна проблема: как определить, насколько качественна сама система менеджмента качества? Ведь это не тройник – ее не измеришь штангенциркулем и не сравнишь с цифрами, которые записаны в техническихтребованиях. Какие характеристики есть у самой СМК, чтобы, изучив их, можно было сказать: да, эта система сбоев не даст? Вот они:
* Соответствие СМК требованиям стандарта ИСО 9001.
* Пригодность СМК (т.е. потенциальная способность обеспечить планируемые результаты).
* Результативность СМК (т.е. степень фактической реализации запланированного).
Любую систему менеджмента качества, где выполняются эти три условия, можно назвать качественной. Так вот, внутренний аудит СМК как раз и есть инструмент для измерения характеристик системы, призванный обеспечить данными для оценки качества СМК.
Не секрет, что причиной брака всегда являются неправильные действия. Для того чтобы их избежать, необходимо описать, что нужно делать, чтобы производить качественную продукцию. А затем контролировать эти действия. Поэтому на этапе внедрения СМК мы разработали документы (стандарты, инструкции, регламенты), в которых зафиксированы правила, методы, распределение ответственности, полномочия, алгоритмы выполнения деятельности.
Самыми существенными являются требования стандарта ИСО 9001. И внутренний аудит призван ответить на вопрос: насколько внедренная система менеджмента качества соответствует заданным требованиям. Объектом проверки будет выступать документация СМК, в качестве критериев –требования к системе, в том числе и требования стандарта ИСО 9001.
Направления внутреннего аудита СМК:
- проверка соответствия, полноты документирования, целенаправленности и результативности мероприятий по управлению качеством системы;
- контроль выполнения требований ISO 9001:2008 (информация о семинарах по обучению стандартам ISO здесь).
Кто координирует и осуществляет внутренние проверки?
Как правило, функции по организации, руководству и координации внутренних аудиторских проверок возлагают на директора по качеству либо представителя руководства по качеству. Назначение координатором аудита начальника службы качества рассматривается как типичная ошибка, поскольку в данном случае он будет проверять и свою собственную работу, что нельзя рассматривать как независимую оценку.
Непосредственное осуществление аудита ложится на плечи сотрудников отдела внутренних проверок, входящего в структуру службы качества, либо группы прошедших обучение и аттестованных внутренних аудиторов.
Программа и график проведения внутреннего аудита
Планирование проверки — это один из очень важных этапов подготовки.
В это время необходимо оценить общий объем работ, определиться с графиком и сроками проведения аудита, составить программу контроля, выбрать подходящую методику и предварительно выявить наиболее неблагополучные подразделения. Также на этапе планирования желательно постараться учесть потенциальные внешние факторы воздействия.
Программа проведения внутреннего аудита составляется совместно с планом. Чаще всего программа имеет персональную форму, учитывающую наиболее важные аспекты, подвергаемые контролю в конкретной компании. Этот документ описывает все нюансы деятельности аудитора и включает в себя такие пункты:
- цель проведения внутреннего аудита.
- Область применения.
- Определения и сокращения.
- Данные о дополнительных документах.
- Перечень ответственных за применение.
- Описание процесса проведения аудита.
- График и периодичность контрольных проверок.
- Подготовка детального плана аудита.
- Подготовка необходимых документов.
- Последовательность сбора информации.
- Нюансы подготовки итоговой отчетности.
У нас доступен для скачивания график-план проведения внутреннего аудита (пример).
Система
Набор методов в системе проверки может значительно отличаться в зависимости от объекта контроля и глубины аудирования. По этой причине не существует единой качественной системы проведения внутреннего аудирования — каждая компания имеет свою структуру, что вынуждает изменять используемый порядок контроля.
Что такое внутренний аудит
Давайте для начала разберемся, чем отличается внешний и внутренний аудит.
Под внутренним аудитом принято понимать контрольную деятельность, организованную на конкретном экономическим субъекте, проводимую в интересах собственника и регламентированную его документами.
По факту ВА своеобразный способ контроля, позволяющий проверять и анализировать деятельность отдельных управленческих процессов и подразделений компании.
Про государственный внутренний финансовый контроль и внутренний финансовый аудит, аудит по охране труда на предприятии, совершенствование СМК на предприятии ОПК и другие виды проверок читайте ниже.
Внутренний аудит и система внутреннего контроля описаны в этом видео:
Различные виды
В зависимости от решаемых задач внутренний аудит бывает разных видов. Такие проверки могут проводиться все на предприятии или ограничиваться только одной разновидностью.
Часто выделяют такие виды:
Эти разновидности контроля являются необязательной деятельностью.
Про необходимость организации внутреннего кадрового (или иного вида) аудита на предприятии расскажем ниже.
Нормативное регулирование
- Деятельность внутренних аудиторов определена международными (МСВА) и национальными стандартами (ФСАД). На территории Российской Федерации действует закон № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности», рассматривающий основные аспекты работы проверяющих.