Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нумерация исходящих писем в делопроизводстве». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Содержание:
Делопроизводство от А до Я.
Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.
Отметим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых (исходящих) документов.
Программа для нумерации исходящих писем
Регистрационный номер заносится в графу 1.
Датой отправляемого является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом. В разделе Контрагенты дважды кликните по названию контрагента-отправителя. В открывшейся карточке контрагента перейдите на вкладку Отправитель.
В пользовательском шаблоне можно использовать буквы, цифры и простейшие шаблоны для генерации номеров (перечислены в верхней части вкладки).
Важно : в номере не может быть более 10 символов.
Например, на скриншоте выше ООО «РИТ» нумерует входящую корреспонденцию так: вх2011-1, вх2011-2, вх2011-3 и т.д.
В шаблоне для исходящей корреспонденции ООО «РИТ» использует сокращённое обозначение года, и кроме того, начинает нумерацию писем в программе с номера 6: исх11-6, исх11-7, исх11-8 и т.д. Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения (это примерная форма, поэтому измените графы согласно своим пожеланиям).
Порядок регистрации исходящих документов
Индекс на исходящем документе проставляется в два этапа.
Рассмотрим пример оформления исходящего документа-ответа на письмо, а также пример заполнения РКК на него. Регистрация документа — запись учетных данных одокументе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения. К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся: § письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения; § поздравительные письма и телеграммы; § приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций; § печатные издания (книги, брошюры, журналы); § копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; § информационные материалы и т.д.
Формы регистрации документов Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.
Регистрационный номер (индекс) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Существуют три формы регистрации документов: Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы:
Как нумеровать письма исходящие
нумерация корреспонденции Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Ну а если проверяющим будет совсем незачто уцепиться, тогда пожалуй укажут в акте проверки. Регистрация исходящих документов Подписанные руководителем регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах – секретарем.
Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания.
Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях. Для корректной работы программы могут потребоваться библиотеки Visual FoxPro. номер исходящего письма это Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация,
Делопроизводство от А до Я
Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.
Отметим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых (исходящих) документов.
Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания. исх. – указывается, что документ является исходящим; 25-03 – индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения, в которое поступает на хранение копия отправляемого документа; 198 – порядковый номер документа в пределах календарного года.
Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации
Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции.
Важным элементом эффективного делопроизводства является учет входящих/исходящих бумаг, путем регистрации в журнале. Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ: облегчает работу ходе обработки, учета и систематизации; сокращает сроки исполнения поручений руководства; помогает контролировать работу подчиненных; повышает продуктивность работы. Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.
Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно
Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.
Допустимо ли регистрировать приказы после уже произошедшего события, например, приказ о назначении ответственного лица с 01.06.2012 зарегистрировать 10.06.2012? 2.
Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций.
Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству.
Нумерация исходящих писем и приказов
Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, которая подшивается в дело структурного подразделения компании.
В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.
Руководство каждой организации вправе решать, каким образом осуществлять регистрацию корреспонденции и какие графы должны быть включены в журнал. Регистрировать входящие и исходящие письма можно:
- В обычном, бумажном журнале. Несмотря на то, что этот традиционный способ имеет свои недостатки, в частности, более долгий процесс нахождения информации о том или ином письме, во многих, даже очень крупных компаниях, ему до сих пор доверяют больше.
В бумажном виде журнал регистрации корреспонденции представляет собой книгу А4, изготовленную типографским способом, с соответствующими графами. Еще один плюс такого журнала заключается в том, что при отсутствии на месте делопроизводителя, другим сотрудникам будет проще найти сведения о документе, нежели искать эту информацию в чужом компьютере.
- В электронном журнале в формате doc, docx, xls.
Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации
Какие виды входящих документов в организации не принимаются и отправляются обратно отправителю Следует учитывать, что принимать к обработке и дальнейшей регистрации нужно не все виды входящих документов.
К сожалению, законодательство не содержит четких инструкций и нормативных актов по прошивке документов и скреплению заверительных надписей.
Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места. О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации.
Некоторые документы имеют повышенную степень важности, поэтому требуют более пристального внимания к хранению и оформлению.
Бумажная форма журнала регистрации входящих документов
Можно купить в типографии или любом специализированном магазине стандартный журнал и в нем расчертить графы так как нужно именно вашему предприятию. А можно сделать это в обычной школьной тетради. В случае, когда учет входящей и исходящей корреспонденции у вас ведется электронно, нужно будет скачать из интернета шаблон журнала и заполнять его.
Регистрация исходящих документов происходит в соответствии с системой регистрации, принятой в компании. Номер письма должен быть уникальным. Под одним номером в организации может быть зарегистрировано только одно письмо!
В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.
III. Регистрация и отправка исходящих документов. Регистрация внутренних документов
3.1. Регистрация и отправка исходящих документов осуществляется структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Срочная корреспонденция отправляется немедленно..
3.2. Документы, передаваемые исполнителями для регистрации и отправки, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, изложенными в разделе IV настоящей Инструкции.
3.3. Сотрудник структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, при приеме документов для регистрации и отправки проверяет правильность оформления и адресования документа, наличие всех приложений к ним, идентичность подписи указанной должности, наличие фамилии и номера телефона исполнителя документа, наличие указателя рассылки документа (при необходимости) и необходимого количества копий.
При направлении письма более чем в четыре адреса исполнителем составляется указатель рассылки и готовится необходимое количество копий. Порядок подготовки и оформления указателя рассылки устанавливается соответствующим распорядительным документом, издаваемым в каждом органе управления, воинской части, организации системы МЧС России.
Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям для доработки.
3.4. Регистрация документов производится в журналах учета установленной формы (приложение № 8) в день их приема от исполнителей.
Исходящий номер документа (письма) состоит из порядкового номера, проставляемого в нарастающем порядке в течение года, и индекса дела по номенклатуре дел, в которое документ будет подшит. Например, № 23-3-5, где 23 – порядковый номер документа, 3-5 – индекс дела по номенклатуре дел.
3.5. Корреспонденция принимается к отправке незаконвертованной.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие номера всех вложенных документов.
Делопроизводство от а до я. работа с исходящей корреспонденцией
Пример исходящих документов
С начала каждого календарного года регистрационный номер исходящего документа начинается с цифры 1. Регистрационный номер может дополняться кодами: должностного лица, подписавшего документ; вопроса по предметно-тематическому классификатору или другими кодами. При необходимости такие классификаторы или справочники кодов разрабатываются и утверждаются в компании.
Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, которая подшивается в дело структурного подразделения компании. Сведения об отправляемом (исходящем) документе вносятся в регистрационно-контрольные формы (РКФ).
Исходящие номера документов примеры
Такая система учета позволяет контролировать прохождение документов, как вне предприятия, так и внутри его, а также проверять исполнение. 7 Документы, касающиеся деятельности предприятия, например приказы по кадрам, общие приказы регистрируются и учитываются отдельно. В целом на многих крупных предприятиях практикуется система отдельного учета документов, касающихся конкретных отделов и служб, особенно, когда в каждом отделе имеется соответствующий человек, занимающийся делопроизводством. Многие предприниматели останавливают свой выбор именно на упрощенной системе налогообложения.
Она позволяет максимально сократить перечень документации, который должен вести ИП.